RRHH Digital: 7 herramientas para mejorar la gestión de su equipo

7 de Marzo de 2022

Big Data, automatización, software de gastos de viaje... Las herramientas de gestión de RRHH digital están cambiando drásticamente el trabajo de los departamentos de Recursos Humanos.

Durante la última década, el rol de Recursos Humanos fue principalmente el de administrar las nóminas, obligaciones tributarias y pensiones, así como la búsqueda, contratación y capacitación de nuevos empleados, entre otros aspectos.

Aunque las funciones de RRHH no han cambiado, la tecnología ha permitido que los responsables de este departamento sean más eficientes en la gestión de la nómina, la búsqueda de personal nuevo, la evaluación de desempeño, el control de costos y mucho más.

En este post hemos seleccionado siete herramientas de RRHH digital esenciales para la gestión y agilizar los procesos.

1. Software de gestión integral

Desde la contratación, la incorporación de empleados y la programación hasta el seguimiento y los beneficios, los sistemas de recursos humanos pueden ayudar a que la gestión sea más eficiente si se cuenta con la tecnología adecuada.

¿Qué sucede cuando un empleado solicita información sobre sus días de vacaciones, beneficios o necesita ver la información de un pago antiguo? Si se realiza manualmente, puede llegar a ser una verdadera molestia.

Todo se basa en la automatización y en facilitar el flujo de trabajo de RRHH tanto para el departamento como para los empleados involucrados. Es por esa razón que, sin importar el tamaño de la empresa o su sector, es vital utilizar un software de gestión integral.

2. Gestión de la contratación

Usar herramientas de RRHH digital para gestionar la contratación es muy efectivo, ya que es un área donde la innovación es muy evidente en comparación a los métodos convencionales.

El software de reclutamiento simplifica el proceso de selección de candidatos al permitir publicar anuncios de trabajo, recibir y clasificar solicitudes, gestionar todo el proceso y realizar otras funciones, eliminando los retrasos y errores producidos por realizar estos procesos manualmente.

3. Software de viajes y gastos

La gestión tradicional de viajes y gastos requiere de mucho tiempo, esfuerzo y administración, y es vulnerable a errores, lo que la convierte en una solución obsoleta en el mundo moderno.

Contar con un software que ayude a gestionar los viajes corporativos y los gastos de los empleados, elimina muchos problemas costosos como verificar y procesar manualmente los gastos, lo que puede producir duplicaciones y errores de cálculo.

Automatizar los flujos de trabajo, desde la aprobación de un viaje hasta las finanzas, mejora el cumplimiento, la creación de valor y la precisión, lo que permite a RRHH un mayor tiempo para preparar proyectos estratégicos.

Este tipo de software tiene las siguientes características:

  • Permite que los empleados tengan una mayor autonomía al dejar que reserven los viajes por su cuenta.
  • Captura todos los datos de viajes y gastos.
  • Hace que cumplir la política de viajes de la empresa sea mucho más fácil para los empleados.
  • La reserva de vuelos, hoteles, trenes y automóviles es mucho más rápida y sencilla.
  • Permite basar las decisiones de negocios en datos precisos, completos y actualizados.
  • Proporciona a los empleados herramientas móviles que les permite cambiar las reservaciones, obtener actualizaciones de viajes y compartir itinerarios.

4. Sistemas de control de costos

La gestión de costos es un conjunto de procedimientos que se utilizan para controlar y reducir el gasto, tanto en los recursos internos como externos de una compañía.

En ese sentido un sistema de control de costos juega un papel fundamental en la gestión del coste y el presupuesto general de la empresa.

La gestión del control de costos brinda varios beneficios:

  • Permite enviar, revisar y aprobar informes de gastos sobre la marcha.
  • Captura recibos y procesa informes automáticamente.
  • Permite conectarse con el ERP y obtener un panorama financiero completo de la empresa.
  • Se pueden ver los datos de gastos en un solo lugar.
  • Disminuye los gastos al definir procedimientos para limitar el costo.
  • Ayuda a identificar las tareas que se mantienen dentro de los límites del presupuesto y evita aquellas que constantemente se exceden del presupuesto asignado.
  • Permite aplicar y cambiar políticas de gastos con facilidad.

5. Herramientas de gamificación

Este tipo de herramientas sirven para mejorar la motivación y la experiencia de los empleados mediante el uso de técnicas que se basan en juegos.

Conocidas como plataformas de gamificación, pueden ser utilizadas en cualquier situación y departamento, y ayudan a fomentar el trabajo en equipo y la participación de los empleados.

6. Monitoreo del desempeño

El número de empresas que están usando enfoques conductuales para evaluar y monitorear el desempeño del personal ha aumentado considerablemente.

Al contrario, en algunos casos todavía se realizan reuniones anuales o semestrales entre los gerentes y Recursos Humanos, a menudo para asignar bonificaciones.

Sin embargo, este procedimiento se suele hacer sin la objetividad necesaria, en función de factores que no están estrictamente relacionados con el rendimiento o los resultados de los empleados seleccionados.

Por otro lado, las plataformas de gestión del rendimiento permiten identificar objetivos individuales para el personal y monitorear constantemente su desempeño, además de brindar retroalimentación y evaluación al gerente y al empleado de forma continua.

7. Software de reubicación

En un entorno empresarial dinámico, los cambios estructurales son inevitables y pueden ser estresantes para la organización.

Un software de reubicación agiliza el proceso de despido de empleados y cubre aspectos básicos como entrevistas de salida y cumplimiento.

Además, el software garantiza que los empleados permanezcan conectados con la empresa incluso después de haberse ido. Si se hace un esfuerzo adicional, incluso se les puede ayudar a encontrar nuevas oportunidades en otras compañías.

Conclusión

Existen varias herramientas, tecnologías y sistemas importantes de RRHH digital que ayudan a que los procesos sean más ágiles y eficientes, y son esenciales para una transformación digital exitosa.

La contratación, la gestión de nóminas y bonificaciones, la gestión de viajes y gastos, así como la formación de los empleados, son tareas que se pueden gestionar mucho mejor mediante la digitalización de los procesos.

Si te ha parecido útil este post, te invitamos a continuar la lectura con nuestro artículo que explica cuáles son las 5 ventajas de la digitalización en las empresas.