¿Cómo prepararse para la revolución de los viajes de negocio?

El regreso de los viajes con motivos de negocios es inminente, pero es un hecho que las condiciones son unas muy distintas a hace un par de años. Aquí encontrará una guía para apoyar al personal viajero desde el área financiera, y facilitar, al mismo tiempo, la administración de los gastos de viajes y la planificación.

La pandemia del Covid-19 trajo una amplia serie de cambios y limitaciones; entre ellas se encuentra el que hubo que suspender por un tiempo los viajes de negocio, y reemplazarlos por reuniones virtuales con el apoyo de la tecnología.

Ahora, esta práctica ha comenzado a retomarse. Según el artículo “Éste es el panorama para el sector turístico y de viajes en 2021”, publicado por MSN Dinero a partir de los resultados de un informe del Mastercard Economics Institute, el volumen de los viajes de negocio va sólo unos cuatro meses por detrás de la tendencia mundial de viajes de placer y, en este sentido, el 45% de los viajeros ejecutivos en el norte del continente americano esperan la reanudación de esta actividad en sus organizaciones, de manera que antes de que concluya el 2021 se estima que se habrán recuperado los niveles que se tenían en 2019.

Lo cierto es que de la mano de esta reactivación de los viajes de negocios habrá que tener en cuenta que se verán algunas modificaciones con respecto a cómo se llevaban a cabo éstos antes del 2020. La gran mayoría de los países aún se encuentran en camino de superar el desafío de la aplicación de vacunas a su población en medio de nuevas variantes del virus que siguen surgiendo, y las empresas, particularmente las pequeñas y medianas, continúan con la dificultad de sobreponerse manteniendo un recorte continuo de los costos operativos.

En este marco, como los viajes de negocio no han dejado de ser relevantes para las compañías, dadas las circunstancias las empresas deben prepararse con plataformas tecnológicas adecuadas, de manera que puedan mantener la seguridad de su fuerza de trabajo al tiempo que los viajes se planean, realizan y gestionan de la forma más costo-efectiva posible.

Como nos encontramos en un entorno en el que los diferentes negocios alrededor de los viajes (aerolíneas, hoteles, agencias de viaje, servicio de taxis, etcétera) se han tecnologizado aún más –ofreciendo, por ejemplo, la emisión de una factura online y un recibo electrónico si se les solicita–, se hace más fácil para las empresas mover sus procesos hacia un entorno de nube, obteniendo así las ventajas de un control de gastos digital y automatizado.

Como bien lo comentamos en nuestro libro electrónico “Los viajes han cambiado, así es como se puede adaptar”, hoy en día la seguridad y la flexibilidad son elementos de alta prioridad cuando de este tema se trata. El papel de las áreas facilitadoras también debe renovarse, no sólo para adecuar sus procesos y prácticas a esta nueva dinámica, sino también para agilizar y facilitar todo para los ejecutivos viajeros y para optimizar la comunicación y la fluidez de información en todo momento, previniendo cualquier situación o eventualidad.

Dentro de nuestro e-book usted encontrará una serie de consejos sobre cómo llevar a cabo dicha adaptación y sobre las herramientas Concur TripLink y TripIt Pro, que pueden aprovechar los viajeros para facilitar su experiencia de organizar y realizar los viajes, y que también sirven a los profesionales de las Finanzas Empresariales para comprender mejor sus gastos directos.