¿Cómo cuidar las finanzas en tiempos de crisis?

El área financiera es la columna vertebral de toda empresa pues es la encargada de maneja y controla la caja. En tiempos de crisis la importancia del departamento financiero de una compañía se agiganta para continuar generando saldo positivo y mantenerse a flote.

Las crisis traen consigo también oportunidades para evaluar, mejorar y crecer. La gestión financiera debe estar basada en una actitud preventiva y adaptativa para enfrentar de manera eficaz y oportuna los tiempos difíciles, aprovechando las oportunidades que estos puedan ofrecer.

En este artículo analizaremos algunas estrategias que se pueden aplicar para cuidar las finanzas de una empresa en tiempos de crisis, superarla con éxito y salir fortalecidos.

¡Comencemos!

1. Conforme equipos de toma de decisiones de emergencia

Todas las compañías deben contar con un equipo de respuesta a emergencias. Si su empresa aún no lo tiene, es momento de conformarlo. 

Este grupo es el encargado de evaluar las debilidades y fortalezas tanto del personal como de la empresa y diseñar un plan donde se establezcan los objetivos y estrategias en tiempos de crisis, ajustando los procesos con base en decisiones centralizadas, rápidas y eficaces.

2. Evalúe los riesgos y establezca mecanismos de respuesta

Toda empresa debe considerar los riesgos a través del análisis de los siguientes aspectos:

• Capital humano de la compañía.
• Subcontrataciones.
• Cadena de suministros.
• Clientes.
• Sector público.

Una vez evaluados los riesgos la compañía debe elaborar planes de contingencia relacionados con:

• Espacios de oficina.
• Producción.
• Adquisiciones.
• Logística y suministros.
• Seguridad del personal.
• Resguardo del capital financiero.
• División del trabajo.

3. Elabore un mecanismo de comunicación positiva

En tiempos de crisis es importante y necesario mantener una comunicación efectiva, positiva y fluida con el público interno y externo de la organización.

Esto evitará que se genere una matriz de opinión negativa y reducirá la incertidumbre entre los empleados, clientes y proveedores de la empresa.

¡La dirección financiera debe esforzarse en materia comunicativa con todos los actores!

4. Cuide todos los aspectos

Otra manera efectiva de resguardar las finanzas de su empresa en tiempos de crisis es cuidando todas y cada una de sus áreas, es decir:

• Productos.
• Servicios.
• Segmentos de clientes.
• Línea de negocio.
• Empleados más críticos para el flujo de caja.

Esto con el objetivo de dar respuesta oportuna a las necesidades o problemas que puedan confrontar.

5. Planes de respuesta al riesgo en la cadena de suministros

Es importante contar con suficiente materia prima y diferentes canales de suministro para no interrumpir la cadena de producción.

En la gestión de inventarios durante los tiempos de crisis es necesario que la empresa esté preparada para afrontar:

• Bloqueo del consumo.
• Aumento de los costes financieros.
• Precisión sobre el flujo de efectivo.

Por su parte, las empresas con ciclos prolongados de producción deben estar preparadas ante un repunte de consumo una vez superada la crisis, para evitar el riesgo de un inventario insuficiente.

6. Implemente herramientas tecnológicas

Las herramientas digitales de gestión permiten crear previsiones (forecasts) más acertadas sustentadas en el análisis de bases de datos, para reaccionar de manera más ágil y oportuna.

Y es que en tiempos de crisis la visibilidad de gastos es más vital que nunca y las soluciones tecnológicas pueden ayudarlo en este sentido, para gestionar las finanzas de su empresa de forma eficaz.

La digitalización de los procesos financieros otorga a las empresas las siguientes ventajas:

• Gestión de las fuentes de gastos.
• Cumplimiento de las políticas.
• Toma de decisiones bien informadas.
• Control y seguimiento de los gastos en una vista unificada.
• Facultar a los empleados a tomar decisiones de gastos menos supervisadas.
• Mayor visibilidad.
• Uso eficiente de los recursos.
• Aumento de la productividad.

7. Identifique la capacidad potencial de financiación

Otro aspecto importante a considerar en tiempos de crisis es la capacidad potencial de financiación de la empresa y también la de pago.

Entre las vías de financiación a evaluar podemos mencionar:

• Líneas de crédito.
• Aportaciones de capital de parte de los socios.
• Ayudas y subvenciones.
• Vender bonos. Esta es una opción cuando se tiene un tamaño considerable.

Sin embargo, el uso de cualquiera de ellas debes hacerse sólo en caso de gastos e inversiones que realmente se necesiten.

8. Adecúe cantidad y calidad de activos

Otra medida que se puede adoptar para cuidar las finanzas en tiempos de crisis es la venta de activos prescindibles y reducir las inversiones con el fin de obtener mayor liquidez.

También se puede optar por sacar al mercado la cartera de activos de renta fija o renta variable, en caso de que la tenga.

9. Control de liquidez

¡No olvide que las empresas cierran por caja!

En tiempos de crisis es necesario vigilar y controlar la liquidez diariamente para evitar las sorpresas, tomar decisiones acertadas y oportunas.

10. Mantener firme el objetivo

El objetivo principal es continuar generando saldo positivo y mantener la empresa a flote hasta que se supere la crisis.

Para ello, además de todo lo que hemos mencionado hasta ahora, es necesario:

Reducir gastos

En este aspecto, como lo mencionamos en segmentos anteriores, las herramientas digitales de gestión de gastos pueden representar una ayuda invaluable para controlar el cumplimiento de políticas, optimizar el uso de los recursos y evitar los fraudes.

Además, es necesario analizar con cuidado el presupuesto y suprimir los gastos no prioritarios, al mismo tiempo que se hace buen uso de los recursos, bienes e insumos de la compañía.

Impulsar la demanda y acelerar los cobros

Algunas empresas, como por ejemplo las agencias de viajes, adoptaron algunas medidas en este sentido en el 2020 ante la crisis surgida en el sector durante la pandemia del COVID-19, como la venta de anticipada de pasajes a bajo precio, para las temporadas de primavera y verano de 2021.

Esta medida les generó la liquidez necesaria para enfrentar los gastos relacionados con el pago de personal, mantenimiento y alquileres, entre otros.

¡Llegamos al final!

Las tensiones de liquidez pueden pasar factura a las empresas y por eso es de vital importancia contar con una buena dirección financiera con actitud preventiva y adaptativa que ayude a la organización a surfear en los momentos de crisis.

Las herramientas digitales son siempre excelentes aliadas para ejercer un mejor y mayor control de gastos y un manejo eficiente de los recursos de las empresas, sobre todo en tiempos de crisis.

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