¿Qué significa automatizar procesos de gasto y por qué es importante hacerlo?

1 de Junio de 2022

Toda empresa está en la obligación de invertir con el fin de mantener su operatividad, y dada la magnitud de esta responsabilidad, cada vez es más necesario automatizar los procesos de gastos.

La idea es que, independientemente del tipo de gastos - fijos, variables o mixtos -, el trabajo que implica manejar y controlar el flujo de dinero debe hacerse lo mejor posible.

El detalle es que fallar puede ser catastrófico cuando se habla de inversión, ya sea en pago de personal, mantenimiento o compra de equipos o maquinarias y/o adquisición de insumos.

Y es que como encargados de negocios, finanzas o especialistas en el área, sabemos que cada centavo cuenta a la hora de garantizar el éxito de una corporación.

En este post le daremos una idea de por qué es importante automatizar los procesos de gastos, en estos nuevos tiempos en los que la tecnología nos brinda todo un glosario de opciones.

¡Acompáñenos a descubrir mucho más de este tema!

¿Qué es la automatización de procesos de gastos?

Se entiende por automatizar los procesos de gastos a todo aquello que se refiere a la viabilidad de cualquier organización para controlar tanto los ingresos como los egresos, mediante el uso de herramientas digitales.

El objetivo primordial es garantizar un control eficaz de los recursos, a fin de evitar que la corporación incurra en despilfarros no deseados.

Ahora bien, con la idea de garantizar el manejo eficiente de los gastos y que la automatización sea viable, hay que considerar que sus características se ajusten y que sea necesaria alguna herramienta.

Para ello, hay que tomar en consideración los volúmenes y complejidades que implican el control de los siguientes aspectos. ¡Toma nota!

  • Gastos referidos al proceso de elaboración o ensamblaje de un determinado producto, relacionados con el mantenimiento o compra de maquinarias;
  • Adquisición de materia prima para la fabricación o montaje de un determinado producto;
  • Gastos relacionados con suministros de servicios, entre ellos el agua, la luz y el gas;
  • Desembolsos que tengan que ver con un contrato periódico, como teléfono e internet;
  • Todos los desembolsos que tienen que ver con las condiciones laborales de los trabajadores, entre ellos el pago de sueldos, contrataciones, viajes corporativos y formación de equipos de trabajo, etc.

Salvo algunos otros desembolsos de fácil contabilidad, los rubros antes mencionados constituyen los retos principales para automatizar los procesos de gastos.

¿Por qué es importante la automatización de los procesos de gastos?

Habiendo puntualizado todo lo anterior, podemos entender la importancia de cuidar dónde colocamos cada centavo.

Entre las razones más destacadas están las siguientes. ¡Veamos!

  1. Facilitar el desarrollo del proceso, pues de lo contrario lo que se favorece es el despilfarro, el descontrol y la equivocación;
  2. La ausencia de un sistema de control favorece que se produzcan resultados opuestos a las metas de la organización;
  3. Se incrementa la capacidad de lidiar con situaciones que por su naturaleza podrían haberse considerado normales, entre ellos los gastos suntuarios;
  4. Permite intensificar los mecanismos de control y aprobación de inversiones y gastos, mediante métodos más estrictos de autorización.
  5. Hace mucho más eficientes todas las operaciones dentro de la organización, con lo cual se minimizan los costos;
  6. Permite mejorar las cargas de los equipos liberados y, por ende, pueden ser mejor utilizados;
  7. De esta forma se minimizan las posibilidades de error humano;
  8. La inversión en la puesta en marcha del sistema, aunque es costosa, puede ser recuperada rápidamente, en corto tiempo;
  9. Se reducen a su mínima expresión los intervalos entre una actividad y otra, con lo cual se bajan significativamente los tiempos de ejecución;
  10. Procedimientos como negociaciones con proveedores, órdenes de compra, seguimientos de estrategias, manejo de facturas por proveedores, publicación de pagos y cuentas corrientes a proveedores, entre otros, adquieren mucha agilidad.
  11. Permite la posibilidad de hacer un seguimiento de todos los procesos.
  12. Con ello se facilita la obtención de datos, así como la búsqueda de información;
  13. Facilita la elaboración de información de valor y disponible para consultas rápidas, con lo cual se logran soluciones más precisas;
  14. Normalmente la información llega completa a la persona más indicada para recibirla;
  15. Hace posible compartir tareas y proyectos con el resto del equipo de trabajo, con el fin de corregirlos y aprobarlos.

En fin, la implementación de un sistema para automatizar los procesos de gastos debe analizar todas las causas que lo motivan, a pesar de que en la práctica se divida en subproyectos.

¿Cuáles pueden ser las causales de su aplicación en su empresa?

Vamos a puntualizar mejor dichas causas:

  • Actividades que suelan llevarse a cabo de manera manual y con una frecuencia considerablemente alta;
  • Actividades fundamentadas en reglas del negocio que ya se encuentren preestablecidas y con criterios perfectamente definidos;
  • Actividades que suelan basarse en registros digitales o en documentos que sean físicos, pero de fácil digitalización;
  • Procedimientos con un bajo índice de casos excepcionales;
  • Actividades que, como ya dijimos, representen un volumen de transacción importante.

Soluciones a disposición

Ahora bien, en la actualidad existen un sinfín de soluciones, gracias a las cuales es posible automatizar los procesos de gastos.

Estas cuentan con una serie de cualidades que las hacen muy útiles y fáciles de utilizar a la hora de planificar cualquier inversión.

En principio, permiten, gracias a sus plataformas, que el negocio pueda funcionar eficientemente en cualquier lugar y momento.

Entre otros beneficios, destaca el hecho de que brindan soluciones para que pueda solicitar reembolsos desde cualquier sitio, así como la oportunidad de rendir sus gastos.

Incluso ofrecen servicios para controlar inversiones que estén fuera de los predios de la organización, como por ejemplo viajes corporativos.

En este sentido, ayudan a gestionar hospedaje, así como el viaje y el traslado interno del personal, gracias a su amplia red de asociados.

Sólo se requiere un click a través de sus redes de contacto digital para que usted obtenga toda la información.

¡Llegamos al final!

Automatizar los procesos de gastos no es un capricho, ni una acción de moda, pues en la actualidad es una necesidad cuidar cada inversión en su negocio.

Lo fundamental es que tome en cuenta cada uno de los aspectos tratados en este post para que la gestión en aras de lograr adaptar a su empresa a los nuevos tiempos, sea exitosa.

Si le gustó el tema y quiere conocer más le invitamos a leer el siguiente post: 5 ventajas de contratar soluciones digitales para gestión de gastos operativos