Control de gastos en tiempo real: ¿por qué marcará un antes y un después en su empresa?

12 de abril de 2021

El control de gastos en tiempo real es un poderoso aliado para la gerencia de finanzas y los diferentes equipos relacionados con el monitoreo y seguimiento de los mismos.

En la actualidad, existen soluciones tecnológicas de control de presupuestos y gastos que ofrecen esta gran oportunidad, las cuales permiten la captura y consolidación de datos de manera inmediata, además de la visualización de información actualizada por medio de tableros intuitivos.

Sin duda, implementar una herramienta de este tipo puede marcar un antes y un después favorable para sus estrategias de gestión, presupuestación, manejo financiero y, en líneas generales, para su empresa.

En las siguientes líneas, hablaremos sobre los beneficios concretos que obtendrá gracias al control de gastos en tiempo real.

Mayor cumplimiento de las políticas internas

El diseño de políticas y normas internas para el control de gastos y la prevención de fraudes financieros tiene poco alcance si no está complementado por tecnologías de calidad.

Precisamente, una herramienta de control sistemático y actualizado es ese valor añadido necesario para fomentar un mayor cumplimiento de las estipulaciones y condiciones de los programas de consumos, viajes corporativos y reembolsos, entre otros aspectos.

Gracias a estas soluciones se registran ágilmente todos los movimientos y, a la vez, se pueden detectar a tiempo patrones negativos que atenten contra las normativas internas.

Mejor experiencia del empleado

La experiencia del empleado también se ve directamente beneficiada por el control de gastos en tiempo real.

Al promover la inmediatez y la digitalización, permite que los trabajadores reciban en menor tiempo reembolsos asociados a gastos corporativos, como cargos ante proveedores de viajes, por ejemplo.

Además, herramientas como las mencionadas en este artículo facilitan el registro de los datos y la captura de recibos, haciéndole el trabajo mucho más sencillo y rápido a los colaboradores.

Sumado a esto, el control de gastos en tiempo real genera una percepción de transparencia y eficiencia entre los miembros de la organización, otro punto clave de una experiencia positiva.

Incremento del orden interno

El control de gastos en tiempo real demanda la centralización de los movimientos, los cargos y las capturas de datos hechos por diferentes usuarios autorizados.

De esta manera, la información se lleva a un sistema único de ágil y fácil acceso para gerentes de finanzas, administradores y supervisores, lo cual favorece el orden interno y la capacidad de control.

Una vez implementada una herramienta de este tipo, el riesgo de perder documentación y las dificultades para seguir flujos de gastos dejan de ser problemas típicos de la gerencia financiera, siempre y cuando el recurso tecnológico sea gestionado adecuadamente, por supuesto.

Optimización del presupuesto

Hasta las empresas de mayor tamaño y con mejores niveles de liquidez tienen la optimización del presupuesto como uno de sus grandes objetivos: el control de gastos en tiempo real está alineado con esta necesidad, ya que las herramientas que lo permiten conectan, recopilan y sintetizan continuamente la información de los cargos y movimientos financieros de la empresa y, así, los administradores pueden detectar o prever a tiempo potenciales consumos que no están contemplados en los presupuestos.

Por consiguiente, las planificaciones financieras se vuelven mucho más realistas, precisas y coherentes, lo cual propicia la estabilidad tanto a corto como a mediano y largo plazo.

Prevención de riesgos financieros en general

Los beneficios mencionados anteriormente permiten concluir que al controlar gastos en tiempo real, usted logrará que su empresa sea mucho menos propensa a los riesgos financieros.

Mantenerse siempre dentro de los límites del presupuesto permitirá finalizar cada mes o ejercicio contable con números positivos y protegerá el flujo de caja, lo que a su vez asegurará el capital de trabajo necesario para la óptima continuidad de las operaciones.

Además, optimizará el dinero y el tiempo invertido en diseñar políticas de control de gastos y diferentes metodologías para supervisar los cargos y consumos de los trabajadores, especialmente durante viajes de negocios.

Mejores resultados con menor carga de trabajo

El control de gastos en tiempo real es resultado de la automatización y sistematización de procesos administrativos, sobre todo de aquellos asociados con la recopilación y registro de cargos, recibos y movimientos.

Al migrar a este esquema de funcionamiento inteligente y de alta eficiencia, liberará de trabajo manual a administradores y encargados de la supervisión de los gastos.

Al mismo tiempo, tendrá procesos de control mucho más precisos y eficientes que proporcionarán mejores resultados con una menor carga de trabajo e inversión de tiempo.

Esta realidad liberará de responsabilidades y tareas manuales a los administradores, quienes podrán dedicar mayor atención a la planificación estratégica, la toma de decisiones y otros aspectos que agreguen valor a la empresa y a sus procesos.

Agilización de procesos administrativos

Finalmente, los procesos administrativos de su empresa serán mucho más ágiles gracias al control de gastos en tiempo real.

Más allá de reducir la carga laboral de los supervisores y administradores, reforzará la estabilidad operativa y obtendrá los resultados que espera en menor tiempo.

Agilizar los procesos permite, además, reducir costos en nóminas y tiempo de trabajo. Simultáneamente, el funcionamiento digitalizado y automatizado promueve la reducción del uso del papel y el almacenamiento en espacios físicos, lo cual favorece el ahorro y la rentabilidad.

Todo lo mencionado hasta aquí demuestra el profundo y favorable impacto del control de gastos en tiempo real en la estabilidad y el éxito de una empresa, independientemente de su tamaño y sector comercial.

Si bien es una gran posibilidad para toda organización, resulta especialmente necesaria para aquellas que tienen programas de viajes corporativos y diferentes operaciones que conllevan gastos y cargos dispersos y continuos por parte de diferentes usuarios autorizados.

Lógicamente, es conveniente que la gerencia financiera se enfoque en añadir soluciones de control en tiempo real y gestión de presupuesto a las inversiones en tecnologías y recursos técnicos, acudiendo a desarrolladores y proveedores de calidad y con importante trayectoria en el mercado.

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