¿Por qué mantener el control de su caja chica es importante?

15 de Febrero de 2022

La caja chica es un fondo que utilizan las empresas para cubrir gastos menores y en situaciones de emergencia.

Estos gastos no están programados dentro del presupuesto anual de la compañía, por lo tanto, se lo considera un gasto extraordinario.

Acompáñenos a profundizar en este concepto y sus implicaciones empresariales.

¿En qué momento se utilizan los fondos de la caja chica?

Supongamos que tienes que pagar el estacionamiento de tu automóvil para concurrir a una reunión, y que luego, deberás abonar el almuerzo de la misma, el dinero que se utiliza para este tipo de gastos proviene de la caja chica.

Al ser gastos imprevistos y de último momento, lo más correcto es que no se necesite aprobación de la gerencia para utilizar estos fondos. Sin embargo, el dinero de la caja chica necesita ser justificado, por lo que es importante contar con cada comprobante de pago.

Los fondos de la caja chica de una compañía se utilizan, en general, para los siguientes gastos:

  • Viajes y comidas: Cuando un empleado realiza un viaje por motivos laborales, incurrirá en gastos de traslado y comidas;
  • Movilidad: Estos fondos se utilizan para cubrir el traslado de los empleados, con el fin de que puedan cumplir con sus labores dentro de la compañía;
  • Materiales de oficina: Los fondos de la caja chica también pueden utilizarse por algún imprevisto que surja dentro de la oficina, como pueden ser la compra de tinta para la impresora, hojas, etc.
  • Botiquín: Ante alguna emergencia de salud, es necesario comprar medicamentos o elementos farmacéuticos;
  • Reparaciones: Si surge algún desperfecto, ya sea en una máquina o en un artefacto de oficina, pueden utilizarse los fondos de la caja chica.
  • Artículos de limpieza: Si bien estos gastos deben estar dentro de un presupuesto, puede que surja una emergencia y se necesite adquirir algún producto de limpieza.

A su vez, es importante considerar que estos fondos son administrados por un empleado que debe rendir cuentas a la empresa. Por este motivo, se recomienda que la caja chica cuente con un monto mínimo fijo que deberá ser renovado cada cierto tiempo. Para cumplir con este punto, entre otras cosas, es esencial llevar un buen control de presupuesto.

¿Por qué es importante mantener el control de su caja chica?

Como dijimos con anterioridad, contar con una caja chica permite solventar los pequeños gastos diarios que un empleado puede realizar. Y, sin este método, los empleados deberían usar su dinero y luego rendirlo a la empresa, lo cual supone una pérdida de tiempo y organización.

Por eso, por más pequeños que sean los gastos, llevar una caja chica permite tener un mayor control diario y, así, evitar cualquier tipo de fraude relacionado a las fugas de dinero.

De esta manera, una buena administración de esta área y los gastos corporativos en general influirá positivamente para los objetivos financieros de la empresa.

¿Cómo el uso de tecnologías puede brindar una solución de gestión de gastos?

Un correcto control de la caja chica, mediante de un sistema eficiente, puede mejorar la rentabilidad de la compañía. Pues, por más ganancias que genere una empresa, sin una buena gestión o una política de gastos definida, puede perjudicar sus finanzas.

Una política de gastos es el primer paso para una buena gestión y administración de la caja chica, algunos puntos importantes pueden ser los siguientes:

  • El tipo de gastos que se quiera abonar con los fondos de la caja chica;
  • Exigir los comprobantes válidos de las compras o los servicios prestados y los requisitos que cada uno de ellos deben cumplir;
  • Elegir a un empleado que sea el responsable directo de aprobar o rechazar las peticiones de los demás trabajadores;
  • Crear un grupo o equipo de trabajo que se encargue de efectuar un balance a fin de mes y de reponer la cantidad gastada, hasta alcanzar el tope de dinero estipulado con anterioridad.

En la actualidad, es conveniente evitar todo tipo de papeleos, carpetas o archivos que pueden dañarse o perderse, por ello, es importante que las empresas den un salto hacia la automatización y la digitalización de documentos, facturas, recibos, tickets, etc., y así facilitar y agilizar los procesos de detección de errores o malversación de los fondos.

En este sentido, el uso de nuevas tecnologías puede eficientar estas tareas, ahorrando tiempo y dinero, evitando riesgos innecesarios para ganar confiablidad y continuar compitiendo en el mercado.

Para ello, es recomendable el uso de softwares para el control de gastos que permitan la automatización de las tareas relacionadas a la gestión de los fondos de la caja chica.

Para implementarlo, cada empleado podrá subir automáticamente a la plataforma sus gastos y recibos, los cuales se clasificarán por las categorías que haya creado la empresa, que podrá contar con:

  • Un acceso inmediato a la información, desde una computadora o desde un teléfono móvil y sin importar en el lugar donde se encuentre la persona;
  • Una mejor organización del responsable de la caja chica, pues necesitará de menos tiempo para dedicarle a esta tarea y podrá realizar otras que requieran mayor responsabilidad o compromiso para la empresa;
  • Ahorro de dinero, ya que el equipo y el responsable de la caja chica se dedicarán a otras tareas, lo cual implica mayores ganancias para la productividad y la rentabilidad de la empresa;
  • La determinación de aceptar o rechazar las peticiones que realicen los empleados;
  • Una mejoría en la toma de decisiones, pues, al llevar un registro detallado de los movimientos diarios de la caja chica, con datos certeros, la gerencia contará con toda la información necesaria para tomar decisiones más eficientes para la compañía.

¿Te interesó saber acerca de la importancia de mantener el control de tu caja chica? Para complementar la información que ya tiene en sus manos, lo invitamos a leer nuestro post sobre control de costos eficaz.