¿De qué sirve modificar los gastos en esta situación?

No seré el primero en decirlo, pero es hora de que este año termine. La pandemia, la política, el fingir ser maestros de ciencias de nuestros hijos cuando en realidad trabajamos en un equipo financiero… Tenemos que quitar esta página del calendario, tirarla a la basura y servirnos otra copa de vino tinto.

Ah, si tan solo pudiéramos.

En cambio, mañana nos levantaremos de nuevo y lidiaremos con lo que nos toca. Y cualquier tarjeta en la mano que nos facilite las cosas es una tarjeta que vamos a usar.

Gastos, facturas y mejores resultados.

Los presupuestos se achican, el dinero sale volando por la ventana. Cualquier metáfora sirve: son tiempos duros para muchas empresas. Y cuando eso sucede en el mundo empresarial (o en el hogar), el primer pensamiento es reducir (o al menos controlar más) los costos.

Es una gran idea, especialmente si se sabe cuáles son esos costos. Sin embargo, si su caso es el de muchas empresas, usted no tiene una imagen totalmente precisa de sus gastos. Muchos de esos gastos no se ven a simple vista. Muchos se deben al uso de tarjetas de crédito personales. Hay demasiados empleados generando demasiados gastos con muy poca supervisión.

Y trabajar desde el hogar solo ha empeorado el tema.

Sin embargo, si usted dispone de las herramientas necesarias para controlar el gasto, esto es, para capturar todos los gastos de cada empleado, automatizar las facturas y auditorías y, claro, todos los demás costos críticos que afectan su saldo, sabrá exactamente en qué punto se encuentra desde la perspectiva financiera. Sin preocupaciones. Sin adivinanzas. Sin esperar a que lleguen los informes de gastos el próximo mes para saber lo que gastó el mes pasado.

Lo verá todo en tiempo real, para poder tomar decisiones informadas respecto de dónde gastar y cómo ahorrar.

Esto parecerá un sinsentido.

En este tiempo de control de costos, usted necesita facilitarles a sus empleados el gasto de dinero.

Si bien puede parecer contrario a la intuición, en realidad es un razonamiento brillante. Aunque para los empleados sea difícil comprar las cosas que necesitan para trabajar de manera correcta, o les cueste gestionar el papeleo y otros procesos que permiten dirigir los gastos a los lugares correctos, de todos modos seguirán

comprando lo que necesitan. Solo lo harán a su manera. Pueden pagar en efectivo o bien poner el gasto en su propia tarjeta, y simplemente dejarán para después el informe de gastos. El resultado es que usted no podrá ver lo que están gastando hasta mucho después.

Oriéntelos al uso de su tarjeta corporativa, indíqueles cuál es el método de pago y el proceso adecuados para cada compra, bríndeles informes de gastos que escriban ellos mismos: ofrézcales las formas más sencillas de obtener lo que necesitan y obtendrá todos los datos de gastos que usted necesita para estar al tanto de esta información.

En otras palabras, si logra que cumplir las normas de gastos sea la opción más fácil y rápida para los empleados, las cumplirán.

Sepa a qué se enfrenta.

En realidad, lo más importante que puede hacer para afrontar el tema del gasto (y, por tanto, evitar gastos inesperados que erosionen sus presupuestos) es asegurarse de dirigir el tipo de gasto correcto al método de pago y el proceso adecuados. Las herramientas de las que hablamos aquí están diseñadas para hacer exactamente eso. Para arrojar luz sobre sus gastos, de modo tal que finalmente pueda verlos y gestionarlos. El objetivo es darle visibilidad respecto de lo que gastan los empleados, para que no solo pueda ver cierta coherencia en sus patrones de gasto, sino también ver el dinero que sale por la puerta.

Sin este nivel de gobernanza y visibilidad, no puede haber control. Y sin control, el año 2020 se repetirá una y otra vez.

Para obtener más información sobre este tema y las herramientas que lo ayudarán a hacer el trabajo, lea este breve libro electrónico: Pronóstico para 2021.