Digitalización de la gestión de viajes y gastos corporativos: ¿cómo lograrla?

30 de Junio de 2021

Una de las tareas más importantes dentro de las empresas alrededor del mundo es la gestión de viajes y gastos corporativos. Y es que, gracias a estas estrategias, los responsables de negocios pueden establecer contacto directo con sus proveedores, suscribir nuevos convenios, estrechar lazos con clientes potenciales y fortalecer nexos con los empleados.

No obstante, con la entrada de la era digital en el escenario mundial, cada vez con más fuerza, la necesidad de automatizar la gestión de viajes y gastos corporativos aumenta increíblemente.

¿La visión? hacer que dichas tareas sean mucho más eficaces y eficientes, así como garantizar la seguridad de las empresas y la protección de sus finanzas.

En las siguientes líneas, le contamos todo lo que tiene que saber para lograr la digitalización de este proceso de negocios.

¡Lea hasta el final!

¿Cómo empezar el camino de la digitalización de viajes y gastos corporativos?

La digitalización de la gestión de viajes y gastos corporativos es cada vez más determinante para las empresas del mundo, ya que de esta forma sus procesos se vuelven mucho más sencillos.

Sin embargo, ¿cómo lograrlo? Bueno, para gestionar los viajes de negocios es preciso conseguir una plataforma digital que le ofrezca una solución de gestión y administración, que hará que estos resulten en un gran éxito. Existe un universo de opciones que tiene a su disposición para entrar en la era digital.

A continuación le presentamos algunos de los beneficios de los que podrá disfrutar al contar con una plataforma digitalizada.

Elimine la complejidad de la gestión

Contar con el apoyo de una plataforma digital en el proceso de gestión de viajes y gastos corporativos le permitirá eliminar la complejidad del proceso de administración.

Ya sea que su plan de viajes esté gestionado, no programado o en algún punto intermedio, hay organizaciones que cuentan con todas las herramientas y una extensa cadena de proveedores que ayudan a todo tipo de empresas a cumplir sus objetivos de viajes y gastos, independientemente de cuáles sean.

A continuación le mostramos algunas de las ventajas de forma más específica:

  • Podrá capturar todos los datos de gastos y viajes.
  • Tendrá la posibilidad de ver los datos reunidos en un solo tablero.
  • Podrá reservar de forma sencilla sus viajes, hospedaje y automóviles a través de una herramienta de reservación en línea.
  • Por medio de estas herramientas tecnológicas, podrá hacer que el cumplimiento de las políticas sea más sencillo para los colaboradores que estén incluidos en el viaje de negocios.

Ventajas de la digitalización para la gestión de viajes

Pero los beneficios van más allá. Contar con la asesoría de organizaciones digitales para la gestión de viajes y gastos, le permitirá lograr una opción más amplia de reservaciones, acelerar los reportes de gastos y gestionar los viajes sobre la marcha.

Enseguida se lo explicamos a detalle:

Obtenga más inventario para contar con mejores opciones de reservación

Gracias a una herramienta de gestión y administración, tendrá la posibilidad de contar con mejores opciones de precios, así como establecer conexiones directas y obtener tarifas a través de medios digitales, gracias a un amplio inventario de proveedores de viajes.

Simplifique y acelere los reportes de gastos

Las operadoras digitales ofrecen a los viajeros la posibilidad de hacer fotos de los recibos y así añadirlos a los reportes de gastos del viaje de manera instantánea.

En tanto que los proveedores de viajes tendrán la oportunidad de enviar los recibos electrónicos de forma automática, haciendo más expedito el trabajo de control de gastos.

Gestione viajes de negocios sobre la marcha

Al contar con el apoyo de una plataforma digital, usted podrá planificar y reservar viajes, así como supervisar los posibles cambios en los itinerarios de forma automatizada.

Estas herramientas igualmente le ofrecen el poder compartir los programas de viajes, todo a través de una aplicación móvil que podrá llevar en su dispositivo celular o en su PC personal.

Obtenga una mejor planeación y tome decisiones informadas

Adicionalmente, hay cuatro aspectos que se unen a los beneficios de una plataforma digital para la gestión de viajes y gastos corporativos. ¡Se los contamos a continuación!

Impulse el cumplimiento de sus programas con una mejor planeación

Mediante las plataformas de gestión de viajes y gastos corporativos, es posible hacer cumplir las políticas de viajes de manera más simple, con lo cual podrá satisfacer las regulaciones así como la solicitud anticipada al viaje personalizable.

Tome decisiones basadas en datos

Usted podrá contar con reportes estándar, con lo cual obtendrá una visión más amplia y completa de los gastos de viaje.

Igualmente, las plataformas digitalizadas le ofrecen la posibilidad de efectuar un seguimiento de los KPI, así como también hacer una detección inmediata de cuáles son las tendencias.

Obtenga más facilidades

Gracias a la asesoría de plataformas digitales, podrá optimizar sus procesos de solicitud y reservas de viajes para sus aprobadores, así como también para los viajeros y equipos de finanzas.

Con algunas herramientas, tendrá la oportunidad de eliminar los envíos y aprobación manuales, los cuales hacen que el procedimiento sea más ineficiente y dificultan la obtención de un presupuesto preciso.

Entre las ventajas de esta opción están:

  1. Tomar decisiones estratégicas en relación con los gastos antes de que ocurran.
  2. Simplificar el proceso de otorgar adelantos en efectivo.
  3. Sustituir las tediosas peticiones de correo electrónico, así como los manuales mediante un solo sistema.
  4. Observar el proceso de auditoría completa de cada una de las solicitudes desde la presentación hasta la aprobación final.

Unifique los procesos

Sabemos que cuando se trata de costos y de negocios, los viajes y gastos ocupan un lugar determinante. Entonces, al combinar en una sola solución, las empresas tienen la posibilidad de automatizar los procedimientos y obtener los desembolsos de los trabajadores en un solo espacio. Ello permite un mejor control y otorgarle una mejor experiencia a los usuarios.

Entre las ventajas de las herramientas con estas opciones están:

  1. Asumir decisiones más inteligentes en función de la información, logrando una visualización absoluta de los gastos.
  2. Marcar de forma inmediata las infracciones de cumplimiento de todas las políticas.
  3. Ahorrar tiempo mediante el flujo de información de las reservaciones a los reportes de gastos, de forma automática.
  4. Hacer más simple la elaboración de un presupuesto.

¡Llegamos al final!

La digitalización de los viajes y gastos corporativos es un camino por el que debe transitar, con el fin de lograr una estabilidad y solidez económica y por ende el crecimiento y avance de la organización.

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