¿Cómo las soluciones de gestión de gastos de SAP Concur ayudan en la optimización de los deducibles?

9 de Marzo de 2022

Eficientar deducibles es una prioridad cuando el objetivo es reguardar la liquidez. Los impuestos pueden por terminar afectando afectar el flujo de caja (“cash flow”) y convertirse en una pesada carga financiera si no aprovechamos, de manera transparente, los beneficios fiscales correspondientes.

En este post explicaremos qué son este tipo de gastos, de qué manera registrarlos y cómo gestionarlos en líneas generales para aliviar la carga fiscal.

¿Qué son gastos deducibles?

Son aquellos gastos que, por estar íntimamente relacionados con el proceso productivo de la organización, resultan indispensables para la generación del ingreso. Por lo tanto, son deducibles del pago de impuestos, rebajando la presión tributaria que recibe anualmente la compañía.

Cada entorno fiscal exige patrones específicos para el registro de estos gastos y su posterior validación. En el caso de Chile, el Servicio de Impuestos Internos (SII) solo los válida si están identificados plenamente en los libros empresariales y existen comprobantes de respaldo de los mismos.

Principios generales de los deducibles 

Si queremos eficiente deducibles y tener un mayor control financiero, resulta indispensable entender los principios que los rigen:

  • Principio de causalidad: Es uno de los más importantes entre el mundo tributario, y se trata de que debe haber una relación estrecha entre el gasto realizado y la generación del ingreso por parte de nuestras organizaciones. Intentar disfrazar un gasto personal o de otra índole como empresarialmente deducible puede ser motivo de sanciones.
  • Principio de normalidad: implica que tiene que ser normal el gasto, con lo cual, debe estar dentro de los criterios de lo razonable y tiene que ser a fin con el giro comercial de la empresa.
  • Principio de proporcionalidad: el gasto debe estar dentro de los límites proporcionales de la renta o fuente, es decir, no puede ser mayor que la fuente que lo genera, pues anularía por completo el deber contributivo.
  • Principio de la veracidad: tienen que estar soportados o documentados todos y cada uno de los gastos realizados. Cada deducible debe de tener un soporte como mínimo en papel para poder demostrar fehacientemente ante las autoridades fiscales la ocurrencia del gasto y el importe de este.
  • Principio de valor de mercado: un gasto en un bien que registre un costo muy superior al promedio de mercado levantará sospechas de las autoridades. 

El rol de la tecnología en la gestión de gastos deducibles

Contar con recursos que ayuden a modernizar y digitalizar tus procesos de registro ayudará a mejorar sustancialmente la gestión de gastos deducibles, gracias a tributos como:

  • Centralización de todos los datos, optimizando los tiempos dedicados a revisiones y auditorías;
  • Seguimiento en tiempo real de consumos, para poder discriminar entre aquellos que son deducibles y los que no representarán un alivio de impuestos;
  • Creación de base de datos histórica para comparación entre periodos y un mayor orden documental en líneas generales;
  • Comprensión del comportamiento de gastos para futuras proyecciones y planificaciones.

Solución de SAP Concur para eficientar los gastos deducibles

SAP Concur es la plataforma líder en gastos a nivel mundial, que puede ayudarte con esta y otras tareas estratégicas.

Nuestro software de gestión y monitoreo de gastos en la nube integra un proceso punta a punta. Por ejemplo, si se trata de viajes corporativos, el gasto es monitoreado desde la reserva y planeación del mismo, pasando por la estadía y hasta el regreso del colaborador o representante de la empresa.

También, SAP Concur permite monitorear y gestionar organizadamente todos los gastos en que se hayan incurrido a nombre de la empresa, como papelería, mantenimiento e inclusive con la pandemia del COVID-19, aquellos asociados a la bioseguridad.

Frente a las medidas de bioseguridad, como es el caso de la implementación del teletrabajo, o denominado “home office”, lidiar con el monitoreo, control y correcta recopilación de los gastos deducibles generados por cada colaborador desde casa es una ardua tarea, sin embargo, con las soluciones tecnológicas se imposible lograrlo.

Al tener todo en un software organizado en una interfaz muy intuitiva y de fácil acceso, podrá monitorear en tiempo real los gastos y organizar eficientemente los deducibles.

Así, identificará patrones de consumo fuera de los gastos planificados, que pueden poner en riesgo la estabilidad de su empresa y que finalmente no podrán ser registrados como deducibles, por lo cual no aliviarán la carga fiscal.

Por otro lado, tendrá un respaldo informático y documental de cada gasto para poder presentar aquellos que sean deducibles ante las autoridades correspondiente.

Conclusión

No todos los gastos en que incurren nuestras organizaciones son parte de la base de cálculo para el pago de impuestos, pues existen una seria de cargos que por su propia naturaleza son deducibles de la renta bruta, y estos, como ya sabes, se identificar como deducibles.

Las distintas administraciones tributarias tienen criterios para validar estos como deducibles o no, algunos de los ejemplos más claros son el pago de nómina, viajes corporativos, gastos operativos como papelería, luz, internet y arriendo, etc. No obstante, al final del día, lo que determinará o no su aprobación es tu giro comercial.

Y, también, que haya un registro fiel de estos cargos, lo cual es posible por medio de herramientas como el software de SAP Concur.

Desde el momento de la transacción hasta su posterior y análisis y gestión, todo puede hacerse a través de la herramienta.

Si este artículo le ayudó a comprender las ventajas de eficientar la gestión de gastos deducibles, le invitamos a complementar esta información leyendo nuestro blog post:

Reducción de costos: 7 formas de lograrlo