¿Cómo crear un espacio de trabajo digital en su empresa?

29 de Julio de 2022

Una de las tendencias tecnológicas que está ganando cada vez mayor popularidad en el mundo empresarial es la creación de un espacio de trabajo digital, también conocido como digital workspace.

Se trata de un conjunto de herramientas y soluciones digitales que permiten a los empleados cumplir con su labor, independientemente de su localización o el dispositivo que utilicen para tener acceso a la información.

Las aplicaciones que forman parte del espacio de trabajo digital son proporcionadas por las empresas a sus colaboradores, con el propósito de integrar recursos y optimizar el flujo de tareas.  

Estos ecosistemas virtuales están constituidos por sistemas abiertos, intuitivos y seguros que promueven la comunicación entre los miembros del equipo y la visualización de los datos en tiempo real y de manera sencilla para el usuario.

Aunque las organizaciones están apostando por la creación de digital workspaces desde hace cierto tiempo, la pandemia por COVID-19 impulsó esta tendencia todavía más, consolidándola como la mejor alternativa para acompañar el trabajo remoto e híbrido.   

¿Cuáles son los componentes de un espacio de trabajo digital?

Cada espacio de trabajo digital debe contar con una serie de elementos específicos para garantizar la eficiencia del sistema, entre ellos podemos mencionar:

1. Inicio de Sesión Único

El Inicio de Sesión Único, o SSO por su denominación en idioma inglés (Single Sign-On), garantiza el acceso inmediato a todas las aplicaciones y sistemas del espacio de trabajo digital mediante la validación de un único nombre de usuario autorizado.

2. Virtualización

Para el correcto funcionamiento del espacio de trabajo digital es indispensable que los recursos que necesitan los empleados para cumplir con sus funciones diarias estén disponibles virtualmente, por lo cual no será preciso acudir a la oficina.

3. Herramientas digitales de colaboración

Todo espacio de trabajo digital debe contar con aplicaciones que fomenten la comunicación interna y faciliten compartir (en tiempo real) los datos de los diferentes proyectos a través de los canales autorizados.

Estas herramientas digitales van más allá de la visualización de los datos, pues permiten a los integrantes del equipo de trabajo incorporar nueva información o modificar la ya existente.

4. Administración Unificada de Terminales

La Administración Unificada de Terminales, o Unified Endpoint Management (UEM), comprende la gestión de los equipos corporativos conectados al espacio de trabajo digital (computadores, laptops, tablets y smartphones) a partir de un sistema principal.

Gracias al UEM es posible ejecutar acciones como control remoto de estaciones de trabajo, administración de licencias, actualizaciones, seguimiento de inventario y adición de capas adicionales de cifrado para mayor seguridad, entre otras funcionalidades.

5. Aplicaciones SaaS

En el espacio de trabajo digital, el usuario puede usar aplicaciones Saas (Software as a Service) alojadas en la nube de forma segura y sin exponer información sensible sobre la empresa y su funcionamiento.

6. Seguridad digital

La seguridad digital es un factor clave para los ecosistemas virtuales de las organizaciones. Las acciones de resguardo deben incluir tanto la navegación por internet, como el acceso a aplicaciones, datos cifrados, información del usuario y contraseñas.  

7. Inteligencia Artificial

La inteligencia Artificial no se encuentra presente en todos los espacios de trabajo digitales; sin embargo, cada vez son más las empresas que la integran a sus sistemas, dado que pueden ayudar a automatizar tareas repetitivas, unificar notificaciones y proveer acceso inmediato a información urgente o de interés.

¿Qué beneficios aporta un espacio de trabajo digital?

La creación de espacios de trabajo digitales supone interesantes beneficios para aquellas organizaciones que apuestan por el trabajo remoto o la modalidad híbrida. Todo ello sin descartar las ventajas para las empresas tradicionales.

Unificación

El espacio de trabajo digital permite centralizar el control y seguridad de equipos, aplicaciones y operaciones desde un sistema central. Asimismo, la información más relevante es presentada a los usuarios en la interfaz principal.

Flexibilidad

Cuando hablamos de flexibilidad no nos referimos únicamente a la posibilidad de que los trabajadores cumplan funciones diarias desde cualquier lugar o dispositivo electrónico autorizado.

Una de las grandes ventajas que ofrecen estos espacios virtuales es que los responsables pueden elegir las aplicaciones y servicios que conformaran el sistema, de acuerdo con las necesidades y requerimientos específicos de la empresa y sus empleados.  

Mejora la experiencia del empleado

Los espacios de trabajo digitales ejercen un gran atractivo entre los nuevos talentos y el personal con experiencia, debido a que pueden cumplir sus funciones desde cualquier lugar y dispositivo.

Igualmente, la automatización de tareas repetitivas y la posibilidad de dedicarse exclusivamente a labores que les competen, fomenta la productividad y la optimización del tiempo de respuesta.

Vale la pena destacar que el espacio de trabajo digital es capaz de mejorar la colaboración en línea entre equipos de trabajo, gracias a recursos de comunicación instantánea, como chats y redes sociales internas.

Sistemas de protección de datos personalizados

Como señalamos previamente, durante la creación de un espacio de trabajo digital, las empresas tienen la potestad de elegir softwares y aplicaciones a la medida de sus necesidades.

Esto resulta particularmente beneficioso cuando se trata de instalar sistemas de protección de datos, que resguarden a las organizaciones de ataques informáticos, malwares y errores de los usuarios. 

Reportes de análisis de datos

Los espacios de trabajo digitales pueden emitir reportes sobre las actividades realizadas durante un determinado periodo de tiempo, proporcionando automáticamente valiosa información sobre el avance de los proyectos, la seguridad de los sistemas, operaciones e indicadores de productividad.

Reducción de costos

Inicialmente, la instalación de un espacio de trabajo digital requerirá de fondos acordes con los objetivos que la empresa espera obtener de la transformación. No obstante, se trata de una inversión que no tardará en demostrar su rentabilidad en el corto, mediano y largo plazo.

Recuerde que todo espacio de trabajo digital está integrado por una infraestructura que reúne servicios en la nube, redes internas, soluciones de comunicación, virtualización y colaboración, softwares de protección y herramientas de gestión, análisis, revisión, sincronización y distribución de contenido.  

Ahora que conoce más sobre el espacio de trabajo digital, sus componentes y los beneficios que puede aportar a su organización, le recomendamos leer acerca de las 15 herramientas para el teletrabajo que van a mejorar la productividad en su empresa.