Gestión del cambio: ¿por qué es importante para las empresas?

23 de Diciembre de 2021

La gestión del cambio tiende a ser uno de los procesos más complejos a nivel corporativo. Sin embargo, cuando se toman en cuenta las demandas internas y externas, así como las necesidades del plantel, ponerla en marcha es un reto totalmente alcanzable.

Desarrollar medidas que adecuen la realidad empresarial a las exigencias, tendencias y perspectivas del mercado es una condición de supervivencia ante este contexto económico de gran oscilación.

A pesar de ser una necesidad para las empresas, a menudo los cambios generan cierto malestar entre los colaboradores, ya sea a raíz de la reestructuración de los procedimientos o por cambios en el plantel.

Vale la pena recordar que los trabajadores son uno de los activos más relevantes en las organizaciones. Por lo tanto, deben mantenerse en el centro de las decisiones corporativas y considerarlos en el momento de definir un plan de cambios y reestructuraciones.

Es esencial emprender cada paso con mucho cuidado y siempre priorizando tanto la eficiencia organizacional como el bienestar y satisfacción de los profesionales. 

A continuación, abordamos la gestión del cambio bajo una óptica amplia considerando su concepto, importancia y beneficios. Además, le compartimos algunas claves para realizarla con éxito.

¡Vamos al tema!

¿Qué es la gestión del cambio?

Alterar los procesos internos de una empresa puede ser un verdadero desafío, principalmente porque la redefinición de las actividades, acciones y estrategias demanda la participación activa del plantel. 

De hecho, posicionar a los cambios como aliados productivos, e incentivar a las personas para que los incorporen en su rutina, requiere gran poder de liderazgo, mucho tacto y la definición de un plan bien estructurado. De esto se ocupa la gestión del cambio.

Básicamente, es la implementación de un proceso estructurado y de un conjunto de herramientas que tienen como objetivo promover que los equipos de trabajo aporten una postura favorable y proactiva ante los cambios. 

Por lo tanto, consiste en una estrategia cuya finalidad es trabajar los recursos humanos para que la empresa pueda contar con su potencial productivo y, por supuesto, alcanzar los resultados deseados.

Importancia a nivel empresarial

Modificar rápidamente los procesos internos, soluciones y estrategias, es una robusta ventaja competitiva. 

La aplicación de las herramientas y metodologías de gestión del cambio posibilita equipar al negocio y preparar a los profesionales de todas las esferas empresariales —operativa, táctica y estratégica— para atender a las nuevas consignas. Así se evitan dificultades u obstáculos que pongan en peligro la eficiencia del proceso.

En estas profundas metamorfosis se deben tomar en cuenta tres puntos críticos:

Gestión del cambio individual

Hay que tener en cuenta que, frente a modificaciones inminentes en su rutina, los individuos reaccionan de forma diferente, por lo que las reacciones pueden presentarse bajo distintas ópticas e intensidades. 

Por eso, antes de implementar un plan de gestión del cambio, es indispensable conocer la fuerza de trabajo. De esta manera se puede identificar la mejor dinámica para informar acerca de los cambios, y así estimular una conducta positiva frente al nuevo panorama.

En este sentido, gestionar los cambios requiere:

  • Entender cómo las personas experimentan los cambios.
  • Identificar un flujo comunicativo que genere una buena imagen frente a los equipos.
  • Verificar profesionales que puedan incentivar los cambios e incluirlos como promotores.
  • Detectar el momento propicio para difundir las modificaciones.
  • Liderar con el ejemplo: poner en práctica las medidas.

Como verá, la gestión del cambio individual requiere el uso de técnicas y prácticas de neurociencia y psicología.

Gestión del cambio organizacional

A pesar de que los cambios impactan a cada individuo de forma única, es prácticamente imposible que un líder corporativo gestione los cambios generales al considerar solo las particularidades individuales.

Por eso, es pertinente desarrollar medidas que se enfoquen en un estudio colectivo. Se necesitan identificar grupos y personas que realmente deben cambiar sus acciones, procedimientos, prácticas o habilidades para atender las nuevas demandas o políticas corporativas.

Esto quiere decir que, debemos conocer los aspectos que requieren de modificaciones para alcanzar determinados objetivos. De esta manera, es más sencillo identificar a los colaboradores que se necesitan adherir a los cambios.

Esto implica la creación de un plan personalizado, lo cual garantiza que todos los profesionales cuenten con el soporte necesario para efectuar los cambios y adaptarse al nuevo ritmo.

Capacidad empresarial de gestionar los cambios

Es imprescindible que la gestión del cambio se incorpore a la cultura empresarial para que fomente una perspectiva positiva de las modificaciones. 

Este es un abordaje inteligente que tiende a fomentar que un equipo de trabajo sea mucho más abierto a las transformaciones, resiliente y generador de buenos resultados, aún en épocas críticas.

En definitiva, la gestión del cambio consiste en una disciplina que orienta la forma en cómo la empresa debe preparar, equipar y apoyar a los colaboradores para que incorporen las modificaciones de forma exitosa. Así pues, permite romper paradigmas internos. Aporta transformaciones en los niveles corporativos más profundos. 

Vale la pena recalcar que los cambios pueden abarcar desde modificaciones simples, como la alteración de uno de los pasos de un proceso, hasta cambios significativos y complejos, como la reestructuración de políticas o estrategias.

Una gestión adecuada considera la intensidad y urgencia de los cambios, así como la realidad actual del negocio.

¿Para qué sirve la gestión del cambio?

Su objetivo principal es optimizar la probabilidad de éxito de los proyectos transformadores en las empresas.

Esencialmente, la gestión del cambio permite que se lleven a cabo las iniciativas y minimiza el impacto de estas en los individuos. De igual manera, maximiza su retorno sobre la inversión.

Bajo este contexto, es importante considerar que las modificaciones que se manejen deben ser con la intención de mejorar la dinámica interna y los resultados de una empresa.

No está de más destacar los aspectos que un cambio a nivel corporativo puede incidir, cada uno bajo diferentes niveles de impacto:

  • Estructura corporativa
  • Sistemas
  • Procesos
  • Herramientas de trabajo
  • Funciones, actividades y tareas
  • Indicadores de desempeño
  • Comportamientos
  • Remuneración

Por lo general, los cambios se implementan como mecanismo de solución de problemas o medidas de aprovechamiento de oportunidades. Sean cuales sean, se deben tomar en cuenta tanto estímulos internos como externos.

Gestionar adecuadamente los cambios permite:

  • Aumentar la competitividad de la empresa
  • Elevar la rentabilidad del negocio
  • Aproximar la marca de los clientes
  • Promover la eficiencia operativa

Para que estos objetivos se cumplan, es esencial desarrollar medidas que causen un impacto real en la estructura corporativa, así como en sus sistemas y procesos.

Principales beneficios de la gestión del cambio

En este apartado, reforzamos la importancia de gestionar los cambios corporativos siguiendo las buenas prácticas, especialmente en lo que concierne a los recursos humanos. 

A continuación, señalamos cinco beneficios de priorizarla en su negocio:

1. Disminuye los riesgos

Entre las principales tareas derivadas de la gestión del cambio, se destaca el análisis completo y minucioso de los impactos que el cambio puede generar en la organización

Esta investigación permite entender cómo los cambios potenciales afectarán los sectores corporativos y cuáles son las consecuencias que pueden esperarse.

La obtención de los datos y resultados posibilitará que el gestor identifique los riesgos involucrados y busque formas de mitigarlos. Al reducir la probabilidad de que ocurran imprevistos, es posible gestionar los riesgos de forma más eficiente.

2. Reduce los costos

Conocer los costos inherentes a los cambios es crucial para priorizar inversiones y evitar juicios subjetivos acerca del capital necesario para llevarlos a cabo.

Más allá de considerar los riesgos, los estudios derivados de la gestión del cambio permiten detectar a detalle los costos involucrados en todas sus etapas. Por lo cual, permite un análisis completo sobre cómo los cambios incidirán en los gastos corporativos. 

3. Fomenta la innovación

Una empresa orientada a los cambios tiende a ser emprendedora e innovadora. Esto es el resultado de la búsqueda constante por alternativas que incrementen sus oportunidades de negocio y optimicen sus resultados financieros.

En efecto, implementar cambios posibilita que la empresa innove:

  • Aprovechando nuevas oportunidades
  • Aumentando su zona de cobertura
  • Promoviendo la diversidad
  • Utilizando tecnología de punta

El hecho de estructurar cambios indica que la organización está atenta a las demandas emergentes de su sector y se encuentra abierta a implementar procedimientos, técnicas y herramientas que contribuyan a una mejor posición en el mercado.

Por lo tanto, la innovación es uno de los caminos más acertados rumbo a una mayor participación en el mercado y al incremento de los ingresos corporativos.

4. Incrementa la productividad

Como esta gestión consiste en un proyecto detenidamente, delineado para incentivar los cambios entre los colaboradores, se espera que las transformaciones ocurran de forma más rápida y relevante.

En esencia, esto ocurre a raíz de la reducción de los factores de interferencia, obstáculos e inconsistencias que puedan afectar la adaptación a los cambios.

Administrar los cambios, favoreciendo el grupo humano, eleva la calidad de vida de los colaboradores; puesto que se sienten más motivados, apoyados y pertenecientes a la organización, optimizan la eficiencia productiva.

5. Potencializa la comunicación interna

Las prácticas derivadas de la gestión del cambio fomentan la comunicación entre los profesionales. 

Para poner en marcha las modificaciones, es imprescindible que la empresa estructure una dinámica de comunicación transparente y objetiva, y que además proporcione información relevante acerca de las transformaciones.

En este sentido, los líderes y empresarios deben elaborar los mensajes que desean transmitir no solo teniendo en mente la información, sino también considerando el mejor tono para que el público interno entienda y reconozca la relevancia de ejecutar las nuevas directrices de forma desenvuelta.

Como puede ver, una correcta gestión de cambios puede llevar su negocio al siguiente nivel principalmente en términos de productividad y desempeño en el mercado.

¿Cuáles son sus principales desafíos?

La gestión del cambio demanda atención, cualificación y mucha paciencia, puesto que el proceso solamente es exitoso cuando cuenta con el apoyo de equipos de trabajo listos para adoptar las nuevas prácticas.

Muchos obstáculos pueden afectar la manifestación de un comportamiento en pro de las transformaciones. Algunos de los retos a los que se puede enfrentar son:

Miedo a lo desconocido

A menos de que la cultura corporativa presente a los cambios como algo natural, la mayor parte de los colaboradores suele poner objeciones cuando se trata de incorporar modificaciones en su dinámica laboral.

El miedo a lo que no se conoce genera la resistencia y la perspectiva negativa acerca de los cambios. Por ejemplo, una empresa tímidamente digitalizada suele contar con profesionales reacios a las tecnologías disruptivas, por lo que introducirlas puede ocasionar cierta inseguridad.

Una buena forma de evitar este tipo de situación es desarrollando capacitaciones y charlas informativas que orienten a los trabajadores en sus primeros pasos como usuarios de un nuevo software o aplicación.

Falta de capacitación

Cuando los profesionales no cuentan con los conocimientos requeridos para adoptar los cambios, se sienten incómodos.

¡Nuevamente, la capacitación funge como potente aliada de la gestión del cambio!

Esto ocurre porque los cursos, clases, entrenamientos y capacitaciones proporcionan los conocimientos necesarios para que las personas puedan asumir los cambios, y así emprender sus actividades de la mejor forma posible.

Valores sociales

Si la empresa administra cambios contrarios a los principios y valores de los profesionales, puede encontrar serias restricciones para adaptarlos a las nuevas rutinas. 

Cuando esto ocurre, lo ideal es que la organización explique a su plantel los motivos por los que se han requerido las modificaciones, y orientarlos de modo que se sientan cómodos en acatarlos.

6 claves para una exitosa gestión del cambio

Para alcanzar los beneficios y superar los desafíos señalados, es indispensable desarrollar una planificación práctica y detallada. A continuación le compartimos algunas claves:

1. Definir los cambios que deben realizarse

En un primer momento esto puede parecer un poco obvio, sin embargo, muchas empresas se marean en el momento de definir qué aspectos internos necesitan modificar. 

Para dar este primer paso con seguridad y confianza, es imprescindible articular el cambio considerando su impacto en los objetivos y en las metas de desempeño corporativo.

Bajo una perspectiva práctica, un simple cambio en el proceso de ventas, como la inclusión de una herramienta nueva, puede acarrear excelentes resultados en la rentabilidad del negocio, pues posibilita alcanzar el porcentaje establecido como meta.

Mediante la definición concreta de un cambio es posible asegurar que la empresa obtenga los resultados esperados, tanto en términos estratégicos como financieros y éticos.

En esta primera etapa necesita responder dos cuestiones muy puntuales:

  • ¿Qué debemos cambiar?
  • ¿Por qué el cambio es crucial para el negocio?

2. Averiguar los efectos del cambio

Luego de definir qué desea cambiar y por qué, ha llegado el momento de determinar las consecuencias de la transformación en los diferentes niveles corporativos.

Para esto, es indispensable que se analice su efecto en cada departamento y que identifique la reacción de los profesionales mientras se manifiesta el efecto cascada a través de la estructura organizacional.

Las siguientes tres preguntas le ayudarán en esta fase:

  • ¿Cuáles son los impactos del cambio?
  • ¿Quién será más afectado?
  • ¿Cómo recibirá el equipo la modificación?

Los datos obtenidos en esas investigaciones son muy importantes para generar insights estratégicos acerca de la urgencia de capacitaciones y de las prioridades en cuanto al soporte. ¡Y todo esto conlleva a una nítida reducción del impacto del cambio!

3. Implementar una excelente estrategia de comunicación

Para poner en marcha una buena gestión del cambio, la empresa necesita priorizar el flujo comunicativo interno. 

En este sentido, debemos partir de la premisa de que una comunicación deficiente puede ocasionar muchas barreras y ruidos. En consecuencia, se reduce la probabilidad de que los profesionales entiendan aspectos sobre los cambios, como los motivos que los generan y sus consecuencias en el ámbito laboral.

La estructuración de este paso consiste en el abordaje de las siguientes preguntas:

  • ¿Cómo debemos comunicar el cambio?
  • ¿Cómo debemos gestionar el feedback?

Al ocurrir una mala comunicación, cae el nivel de compromiso de los colaboradores con el negocio y se instala una fuerte ola de resistencia al cambio. Para evitar estos efectos, es altamente recomendable que desarrolle una estrategia de comunicación que incluya:

  • Cronograma sobre la dinámica de divulgación del cambio.
  • Lenguaje acorde con el nivel corporativo que deberá atender a la transformación.
  • Canales de comunicación ideales para el tipo de mensaje que desea transmitir.
  • Los medios que se quieren utilizar.

4. Capacitar a los colaboradores

Luego de comunicar el cambio, la empresa debe cerciorarse de que sus colaboradores cuenten con el conocimiento y las destrezas necesarias para poner en marcha las nuevas actividades, utilizar las herramientas y obtener buenos resultados.

Es imprescindible que las instancias de capacitación sean prácticas, rápidas y proporcionen la información adecuada, ¡ni más, ni menos!

Las preguntas clave para esta etapa son:

  • ¿Cuáles son las habilidades y comportamientos necesarios para alcanzar los resultados deseados?
  • ¿Qué formatos de entrenamiento son más eficientes?

Por ejemplo, al integrar un software de gestión de gastos de última generación, es importante implementar una capacitación que incluya información relevante acerca de este. Así pues, los profesionales del área financiera contarán con la información que necesitan para maximizar su utilidad.

En lo que concierne a la modalidad de las capacitaciones, pueden ser tanto presenciales como por vía remota. No obstante, la empresa debe garantizar que los individuos aprovechen el contenido para transformarlo en conocimiento aplicable.

5. Ofrecer un servicio de soporte

Subsidiar una estructura de soporte es fundamental para ayudar a los funcionarios en el proceso de adaptación. Asimismo, brindar apoyo potencializa el desarrollo de los comportamientos y las habilidades técnicas necesarias para alcanzar los resultados deseados.

Entre las alternativas de soporte más interesantes, se destacan:

  • Servicio de asesoramiento para subsanar dudas y solicitar ayuda.
  • Política de puertas abiertas con el gerente o líder.

Cabe recalcar que es importante evitar la jerarquía. De esta manera, la tendencia de los colaboradores a sentirse tímidos en el momento de recurrir a un superior disminuyen, y se incentivan a aclarar dudas o simplemente entender mejor las actitudes que debe emprender.

Para estructurar un sistema de soporte, es recomendable que considere las siguientes cuestiones:

  • ¿Quién necesita soporte de forma urgente?
  • ¿Qué formatos de soporte son más eficaces?

6. Medir el impacto de las transformaciones

La medición de la efectividad de los cambios y de la forma en cómo se han implementado en el negocio, está íntimamente relacionada con las siguientes preguntas:

  • ¿El cambio permitió alcanzar las metas del negocio?
  • ¿El proceso de gestión del cambio ha sido exitoso?
  • ¿Qué podríamos haber hecho de forma diferente?

Al considerar las respuestas, se espera que el gestor identifique las fortalezas del proceso así como los puntos que deben mejorarse en el futuro.

Luego de identificar estos aspectos, está listo para promover la mejora constante y garantizar que la transformación ocurra de forma eficiente.

Se dará cuenta de que el desarrollo de un plan de gestión del cambio de primera exige que el gestor estudie todos los aspectos que puedan perjudicar la calidad del proceso.

En conclusión

Si tenemos en cuenta los numerosos beneficios que aporta a las organizaciones cuando se implementa de la manera correcta, la gestión del cambio es un proceso esencial ante la nueva coyuntura de mercado inestable, competitivo y conectado.

Por lo tanto, es sumamente importante añadirla a la cultura organizacional. Así se asegura de que los colaboradores miren con buenos ojos y tengan una postura abierta a la transformación.

En el momento de gestionar los cambios, le recomendamos poner en práctica la guía señalada en este artículo. Sin embargo, los pasos se deben adaptar de acuerdo con la realidad, las expectativas y demandas de su negocio.

Ahora que tiene conciencia de la necesidad de gestionar los cambios a adoptar en su empresa, ¿qué le parece iniciar la gestión del cambio integrando una herramienta que optimice la administración de los viajes? 

Le invitamos a leer nuestro contenido que le da a conocer cómo SAP Concur Travel elimina la complejidad de la gestión de viajes corporativos.