¿Por qué las videollamadas no deben reemplazar los viajes de negocios?

29 de Septiembre de 2021

Aunque la tecnología ofrece muchas ventajas a las empresas y les ahorra bastante dinero, en algunos ámbitos —como los acuerdos comerciales—, el entorno digital representa una gran desventaja.

No existe nada que pueda sustituir las relaciones interpersonales. La presencia y el contacto humano estrecha vínculos, genera confianza y en el mundo comercial, le abre las puertas a nuevos negocios.

¿Está considerando sustituir los viajes de negocios por videollamadas para ahorrarle dinero a su empresa? En este artículo le presentamos 6 razones por las que esta decisión no resultará tan ventajosa como cree.

A continuación, ¡veamos por qué las videollamadas no sustituyen a los viajes de negocios con eficacia!

1. Complican la comunicación

En el proceso de comunicación, más allá de las palabras, existe el lenguaje corporal, que en la mayoría de los casos, aporta mucha más información que la conversación en sí.

A través de la expresión corporal de los empleados y/o los clientes durante una reunión (postura, atención, cruce de miradas, comentarios, susurros, tono de voz), el gerente puede percibir el alcance, comprensión y receptividad de sus palabras.

Sin embargo, a través de una videoconferencia, muchas de estas cosas se pierden cuando intentamos captarlas a través de la pantalla de una computadora.

Por otra parte, el contacto visual (casi imposible de mantener en una videollamada), tanto en reuniones con empleados, como en negociaciones con clientes, es determinante para la compresión.

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2. Dificultan la firma de acuerdos

Otra razón por la cual las videollamadas no sustituyen a los viajes corporativos es que a través de una pantalla es más difícil concretar y firmar un acuerdo.

Un reporte realizado por Global Trender en asociación con Business Traveler Magazine y American Express Global Business Travel estima que el 60% de los viajeros de negocios afirman que la mayoría de los acuerdos no pueden cerrarse virtualmente. Otro gran porcentaje estima que se han recibido más cancelaciones de acuerdos desde que este proceso se desarrolla de manera virtual.

En gran parte, esto se debe a que las cosas que generalmente hace un vendedor para proponer o cerrar un acuerdo como: proyectar su voz, acercarse y mostrar información, sonreír, un apretón de mano y hasta una conversación no relacionada directamente con la venta, para generar empatía, carecen de sentido desde una pantalla.

Por otra parte, una de las condiciones principales para que se pueda llegar a un acuerdo, es que se genere confianza entre las partes y para esto, es necesario un encuentro cara a cara.

 3. Hacen difícil captar la atención del público

Durante una reunión presencial es mucho más sencillo captar la atención del público. En una sala de reuniones o en una oficina es más difícil que las personas se distraigan, ya que, para el orador, es sencillo percibir la falta de atención.

Mientras que, en las reuniones virtuales, el receptor puede aprovechar las circunstancias para manipular el celular, responder emails o anotar tareas pendientes.

Es posible también, que las personas pueden sentirse cohibidas de hacer preguntas o hacer acotaciones sobre el tema a través de una videoconferencia, debido a las barreras que dificultan la interacción.

En las reuniones presenciales también es posible desplazarse por el lugar de reunión, acercarse a las personas, establecer contacto visual y explicar con mayor claridad los puntos que se desarrollan, haciendo uso de herramientas audiovisuales.

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4. No se puede captar la dinámica de una oficina

Entender y captar la dinámica de una oficina requiere de la presencia física, del trato directo con cada una de las personas, entender las diferencias y coincidencias entre los empleados para poder manejarlas.

Lograr esto es mucho más difícil de forma remota. La confianza, la empatía, el compañerismo e incluso el respeto nacen de la convivencia. 

Como gerente o director, es importante conocer la sinergia que puede establecerse entre los miembros de su equipo. ¿Cuáles de ellos son más productivos trabajando en equipo y quienes desarrollan mejor los proyectos en solitario?

Toda esta información se obtiene a través de la convivencia diaria y del contacto cara a cara con cada uno de los miembros.

5. Pueden percibirse como pérdida de tiempo

De acuerdo con información de un estudio realizado en 2020 por la empresa Wundamail, el 42% de las personas no participan en las videollamadas, sin embargo, del 73% las considera "trabajo realizado".

Estos datos plantean las preguntas de: ¿qué tan productivos son los empleados durante una reunión virtual? ¿Las videollamadas son en realidad una pérdida de tiempo?

Resulta que muchos empleados las perciben como una simple formalidad, se incorporan tarde y no participan activamente en las mismas, dejando muchas dudas al aire.

Por otra parte, en estos encuentros digitales, los trabajadores más introvertidos no suelen participar, mientras que el resto intenta captar toda la atención en la reunión.

6. Dificultan la persuasión

Resulta mucho más sencillo rechazar una propuesta de manera online que cara a cara.

Para lograr persuadir al cliente y cerrar un negocio, es indispensable que las partes se conozcan personalmente y que se genere confianza entre ellas.

La empatía que pueda surgir en una reunión presencial con un cliente, el apretón de manos, los gestos, el discurso de venta y la puntualidad e incluso el ambiente en el que se desarrolla el encuentro, son recursos importantes para lograr la persuasión, imposibles de equiparar con una videollamada.

 ¡Llegamos al final!

En el mundo de los negocios es indispensable el trato directo y presencial tanto con los clientes, como entre los miembros de los equipos de trabajo.

Aunque en muchas áreas empresariales, la digitalización y el trabajo remoto se consideran una gran oportunidad de agilizar los procesos y generar ahorro, en otros segmentos —como las reuniones de negocio—representan una desventaja.

La naturaleza humana condiciona la confianza, la empatía y la credibilidad a la presencia física. Por esta razón, los traslados corporativos siguen vigentes en el mundo comercial y las videollamadas no deben reemplazar los viajes de negocio.

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