¿Cómo mejorar la productividad de una empresa? Siga estos 14 consejos

23 de Agosto de 2021

Ante el contexto económico actual, producir más minimizando la utilización de recursos y empleando el menor tiempo posible se ha convertido en una cuestión de supervivencia. Si ha ingresado a este post con la intención de descubrir cómo mejorar la productividad de una empresa, ¡tenemos una excelente noticia!

En las próximas líneas, encontrará 14 formas magníficas sobre cómo incrementar el nivel de desempeño y rendimiento de los equipos de trabajo y, de este modo, prosperar a punto de alcanzar una excelente posición en el mercado.

¡Quédese con nosotros hasta el final y compruébelo!

1. Seleccione los mejores talentos

Incorporar personas con la cualificación necesaria para desarrollar las actividades inherentes a su puesto es indispensable para asegurar que todos los procesos fluyan de manera adecuada y de acuerdo con los objetivos organizacionales.

Básicamente, contratar los mejores talentos depende de la calidad del proceso de reclutamiento y selección de la misma forma que se vincula a la creación de una fuerte marca empleadora y a la disponibilidad de la empresa para contratar poniendo atención en diferentes puntos críticos.

En este sentido, garantizar la estructuración de un equipo robusto, integrado por los profesionales más requeridos del mercado es una tarea delicada que demanda una especificación detallada de los conocimientos, experiencias y otros aspectos imprescindibles para que el contratado atienda con eficiencia a las necesidades corporativas.

Asimismo, es importante planificar la entrevista teniendo en mente un guion flexible y adaptable al ritmo de la reunión, es decir, el empleador necesita considerar la información emergente y utilizarla como base para profundizar las preguntas pudiendo, de este modo, obtener insights importantes acerca de cada postulante.

En definitiva, la contratación los mejores profesionales está estrechamente relacionado con los buenos resultados financieros, ya que el buen nivel de conocimiento y de experiencia en la función contribuyen al aumento de la productividad del negocio aportando así, las condiciones necesarias para que la empresa funcione perfectamente.

2. Establezca metas y objetivos

Bajo el actual panorama de negocios, es vital que la empresa defina metas y objetivos a corto, mediano y largo plazo, dado que funcionan como potentes indicadores estratégicos guiando las acciones y motivando a los equipos para trabajar entregando su máximo desempeño.

Gracias a la intensificación del uso de la tecnología, hoy en día, podemos contar con numerosas herramientas orientadas a la definición de metas y objetivos mucho más alineados con los intereses de las organizaciones como:

  • S.M.A.R.T: consta de una metodología práctica cuya finalidad es establecer metas y objetivos específicos, mensurables, alcanzables y relevantes.
  • OKRS: acrónimo de Objetivos y Resultados Claves —Objectives and Key Results—, consiste en un sistema relacionado con la cultura enfocada a los resultados permitiendo así, la traducción de los objetivos a metas mensurables.
  • BSC: conocido internacionalmente como Balanced Scorecard y traducido al español como Cuadro de Mando Integral, es una herramienta utilizada para fines de gestión estratégica cuya aplicación básica consta de la mensuración del desempeño, análisis de los objetivos, indicadores e iniciativas estratégicas.

Además de establecer metas y objetivos, la empresa debe priorizar su difusión entre los colaboradores respetando, sobre todo, la individualidad de cada departamento y asegurando que la información circule de forma efectiva y segura.

Entre las formas más interesantes de divulgar estos retos corporativos, destacamos:

  • Implementación de cuadros de aviso.
  • Envío automático de correos electrónicos.
  • Utilización de la intranet.
  • Elaboración de materiales impresos.

Al poner en marcha campañas de difusión, los colaboradores pueden entender mejor cuál es su verdadera contribución en los procesos elevando de forma automática su nivel de compromiso con el alcance de los resultados deseados por la empresa.

3. Aclare las responsabilidades de cada funcionario

La percepción limitada acerca de las funciones inherentes a los puestos es uno de los principales problemas vinculados al déficit de productividad.

De hecho, muchas empresas definen su organigrama adecuadamente, no obstante, se olvidan de definir las funciones de cada puesto ocasionando, de este modo, problemas de rendimiento y de comunicación.

Fíjese que, al no conocer cuáles son sus responsabilidades en la empresa, el colaborador se siente perdido por lo que tiende a reducir su grado de desempeño, ya que no ha sido orientado de la manera correcta. 

En este sentido, debemos hacer hincapié que la definición de las actividades funciona como una guía en la que la empresa especifica una serie de acciones que deben ser ejecutadas para garantizar el alcance de un buen nivel de rentabilidad.

Asimismo, otro aspecto que contribuye al aumento de la productividad y guarda relación con la concientización de cada funcionario acerca de las tareas que debe realizar es la mitigación de los errores operacionales.

Cuando establecemos lo que debe ser llevado a cabo por cada profesional, estimulamos a que lo hagan siguiendo las buenas prácticas reduciendo, de este modo, la incidencia de errores y de problemas fácilmente evitables que, por lo general, suelen impactar de forma negativa al desempeño del negocio.

Por lo tanto, definir las funciones de cada cupo juega un rol muy importante en la productividad, ya que mejora la motivación e incentiva el desarrollo de una postura de acuerdo con la cultura organizacional. Asimismo, disminuye la ocurrencia de errores predecibles que puedan afectar la productividad y el cumplimiento de los plazos acordados con los clientes.

4. Estructure un plan estratégico eficiente

Debido a la inestabilidad política y económica y de los frecuentes cambios en el perfil de consumo, una buena parte de los gestores cuestiona la necesidad de priorizar la elaboración de un plan estratégico, dado que la identificación de nuevos movimientos en el mercado significa la reestructuración de una suerte de actividades, acciones y procesos corporativos.

Ante esta situación, ¿no sería mejor dejar de lado la planificación estratégica y resolver los problemas a medida que aparezcan?

La respuesta remite a una negativa, puesto que prescindir de un plan puede generar serios problemas no solo en lo que concierne a la productividad, sino también impactar severamente en el posicionamiento del negocio en el rubro y en su capacidad financiera.

Mediante la estructuración de un plan estratégico, podemos entender el contexto en el que la empresa actúa, su filosofía y cuáles objetivos son importantes para cada período de actividad. 

Como puede ver, este tipo de planificación es muy importante para definir los indicadores de éxito, medir el alcance de los objetivos e implementar proyectos y procesos que permitan cumplirlos contribuyendo de forma contundente en la productividad. Asimismo, este tipo de planificación aporta otros numerosos beneficios como:

Poner en marcha acciones acertadas 

Cuando sabemos dónde queremos llegar y establecemos un camino adecuado, perdemos menos tiempo desarrollando actividades que no son prioridades para el core de negocios y emprendemos acciones específicamente orientadas a la satisfacción de las necesidades de la empresa.

Estimular la proactividad

La correcta planificación es esencial para que su empresa cambie su perfil reactivo para iniciar una conducta proactiva anticipándose, de esta manera, a una serie de circunstancias que pueden interferir en el desempeño de los procesos y actuando de forma más objetiva.

De hecho, contar con este documento permite que la empresa proyecte el futuro y pueda prepararse para posibles eventualidades manteniendo los niveles de productividad y de resultados.

Por lo tanto, al planificar las estrategias corporativas detalladamente, las empresas pueden acompañar las tendencias y los cambios en el mercado manteniéndose, por ende, a la vanguardia de la competencia.

Optimizar la participación en el mercado y el market share

A través de un plan estratégico, las organizaciones pueden obtener información valiosa sobre las tendencias de mercado, segmentos de consumidores y ofertas de productos y servicios que puedan impactar en su éxito.

Al estructurar un abordaje claro y puntual que, en efecto, posibilite transformar todos los esfuerzos de marketing y ventas en los mejores resultados posibles, puede aumentar tanto la rentabilidad como la participación en el mercado.

Aumentar el tiempo de vida de los negocios

Frecuentemente, la quiebra de los negocios guarda relación con la falta de preparación y de planificación estratégica.

Para las empresas que aún no cuentan con acciones muy bien definidas, los mercados cada vez más globalizados y la constante transformación de la esfera económica se posicionan como obstáculos a su actividad y, por supuesto, a su crecimiento.

Así pues, implementar un plan teniendo en cuenta la realidad del negocio y buscando atender las metas futuras configura una condición básica no solo para predecir situaciones desfavorables, sino también para implementar medidas emergentes que posibiliten enfrentar problemas en el caso de que ocurran.

5. Priorice la comunicación interna

La comunicación es un punto clave en términos de productividad. Ante esta premisa, imagine la siguiente situación: 

Como gestor, necesita que su equipo adopte medidas que aumenten los ingresos corporativos. Para lograrlo, desarrolla un plan y especifica las actividades que cada colaborador debe cumplir para alcanzar este objetivo. 

Sin embargo, en una reunión, informa apenas que los funcionarios deben centrarse en el incremento de ingresos y no difunde las responsabilidades de cada uno. Ante este contexto, es probable que los colaboradores no logren alcanzar el desempeño deseado principalmente por el hecho de contar con la información necesaria.

Al presentar dicho evento hipotético, queda clara la importancia de saber comunicarse con los colaboradores proporcionando la información necesaria para que puedan desarrollar sus tareas a lo largo de la jornada con la máxima eficiencia, agilidad y motivación.

De esta manera, acompañar el equipo y priorizar la buena comunicación con los colaboradores consta de una obligación tanto para cubrir sus expectativas como para asegurar el cumplimiento de los objetivos individuales. Incluso, en el caso de que no se cumplan, el gestor tiene en sus manos otro importante recurso: el feedback.

En lo que concierne a la retroalimentación, es un procedimiento muy importante del proceso comunicacional, pues estimula que los funcionarios:

  • Corrijan sus errores y adopten un comportamiento mucho más comprometido con el éxito empresarial.
  • Puedan quitarse las dudas en cuanto a insumos, actividades, prioridades y resultados.
  • Participen activamente en la búsqueda por soluciones innovadoras;
  • Trabajen más motivados y satisfechos.

En definitiva, una buena comunicación genera confianza, seguridad y fomenta la creación de un ambiente cordial y sumamente colaborativo por lo que configura un excelente diferencial ante la competencia.

6. Proporcione un buen ambiente laboral

Cuando hablamos de proporcionar un buen ambiente de trabajo, casi instantáneamente lo relacionamos con un clima laboral agradable fundamentado en la ética, moral y buenas prácticas en términos de recursos humanos.

Sin embargo, la estructuración de un entorno favorable a la productividad también depende de la definición de medidas prácticas que permitan actuar con cierta autonomía y estimulen una postura dinámica.

Sin dudas, sentirse cómodo en la empresa es un punto relevante para que las personas logren optimizar su rendimiento y se dediquen integralmente a las tareas que realizan. 

Bajo esta perspectiva, asegurar la organización del ambiente laboral se ha convertido en una condición clave para captar, satisfacer y mantener a los mejores talentos en el equipo. Pero, ¿cómo mejorar la productividad de una empresa teniendo en mente la promoción de un entorno laboral satisfactorio?

De hecho, las formas más efectivas de garantizar un equipo productivo son:

  • Proporcionando un ambiente limpio, higiénico y organizado.
  • Incentivando una buena relación interpersonal manteniendo vigentes las reglas de educación, convivencia y buenos modos.
  • Permitiendo una comunicación transparente y vertical.
  • Promoviendo el desarrollo profesional de los funcionarios.
  • Abriendo espacio para que los liderados aporten ideas contribuyendo así, para la implementación de una cultura organizacional innovadora y a tenor de las nuevas demandas del mercado.

7. Motive y reconozca el valor de cada trabajador

En efecto, descubrir qué motiva a cada colaborador a punto de fomentar su satisfacción y productividad suele ser un gran desafío, no obstante, cuando los integrantes del equipo entienden que el gestor reconoce su trabajo y está disponible para atenderlo y quitarle las dudas tan pronto como aparezcan, se sienten más felices y rinden más.

Por lo tanto, el reconocimiento del liderazgo directo, así como de los compañeros de equipo funciona como un combustible e incluso, puede aportar mejores resultados que los otros tipos de incentivos idealizados por las empresas.

Básicamente, el reconocimiento optimiza la productividad cuando se presenta bajo estas 2 formas:

  • Financiera: mediante el aumento de la remuneración, comisiones y beneficios;
  • No financiera: a través del reconocimiento verbal, plan de carrera, oportunidades de desarrollo y de aprendizaje.

8. Revise los procesos internos

Monitorear los procesos internos promueve el buen funcionamiento del negocio influyendo de manera positiva en la productividad de los colaboradores.

Esto ocurre a raíz de una razón muy simple: el control de los procesos ayuda a identificar obstáculos, problemas y fallas en la planificación, así como permite verificar el índice de repetición de tareas, el nivel de burocracia y otros aspectos que interfieran en el desarrollo adecuado de dichos procesos.

9. Efectúe una buena gestión de tiempo

En el ambiente empresarial, gestionar el tiempo de manera adecuada es un reto que enfrenta diferentes tipos de obstáculos como:

  • Tareas poco o nada productivas.
  • Repetición de actividades ya sea por inconsistencia o por fallas durante los procedimientos.
  • Realización de reuniones innecesaria.
  • Interferencia del contexto personal en la dinámica profesional de los colaboradores.

Para evitar ese tipo de situación, la empresa debe establecer una política clara y eficiente contra el desperdicio de tiempo hábil, además de difundir las buenas prácticas entre sus colaboradores desde el momento en que se incorporan al plantel de funcionarios.

En definitiva, la relación entre productividad y gestión de tiempo es muy estrecha debiendo la empresa implementar medidas para que la jornada de trabajo se cumpla teniendo en mente las buenas prácticas de recursos humanos y las metas del sector.

10. Establezca métricas de productividad

Más allá de que la productividad es un concepto muy subjetivo, es indispensable establecer criterios que permitan identificar el grado de desempeño de cada colaborador, así como del equipo de trabajo.

A continuación, fíjese en algunos indicadores de productividad interesantes para el sector financiero:

  • Tiempo utilizado para la realización de una determinada tarea.
  • Nivel de ausentismo.
  • Tasa de turnover.
  • Indicadores de lanzamientos realizados.
  • Número de balances cerrados.

Al considerarlos y medirlos, accederá a información importante acerca de la efectividad de las acciones realizadas en el sector financiero de su empresa. Al mismo tiempo, descubrirá cuáles colaboradores han tenido dificultades durante la ejecución de las tareas encontrando, de este modo, vías para subsanarlas y así, incrementar la productividad individual y grupal.

11. Utilice un software de gestión

La utilización de un software de buena calidad contribuye al desarrollo del negocio permitiendo que los gestores acompañen la ejecución del trabajo de los colaboradores y, posteriormente, midan su productividad. 

Asimismo, los softwares de gestión son igualmente interesantes porque centralizan la información corporativa permitiendo, de este modo, que todos los colaboradores accedan a los datos en el momento que necesiten, lo que conlleva a la realización de los procesos de manera más ágil y eficiente.

Además de los puntos señalados anteriormente, este tipo de sistema es extremadamente útil para la modernización de las empresas porque:

  • Elimina la ejecución manual de los procesos repetitivos.
  • Promueve una toma de decisiones más acertada.
  • Mejora los procesos organizacionales;
  • Optimiza el monitoreo de la productividad del equipo;
  • Flexibiliza la jornada de trabajo de los colaboradores.

Se observa que la utilización de softwares de este tipo aporta un diferencial estratégico esencial para la aceleración de las operaciones no solo del sector, sino también de la compañía, dado que permite estructurar acciones considerando datos útiles, confiables y seguros.

12. Almacene los documentos en la nube

Conocido en inglés como Cloud Computing, uno de los principales atractivos del almacenamiento en la nube es la posibilidad de acceder a los datos corporativos desde cualquier lugar, independientemente del horario. 

Esto es posible gracias a su tecnología que consta del uso de la memoria de los servidores conectados a internet para almacenar documentos e información. Para obtener los datos, el colaborador necesita apenas tener una buena conexión e ingresar al sistema de forma remota informando su usuario y contraseña.

En efecto, la disponibilidad es un beneficio fantástico de la tecnología principalmente por el hecho de permitir que las personas trabajen y realicen sus actividades laborales aunque no estén en la empresa. Incluso, el almacenamiento en la nube ha sido fundamental para la implementación de la dinámica de teletrabajo durante la crisis sanitaria de COVID-19.

Más allá de su relevancia para hacerle frente a las demandas laborales durante la pandemia, este recurso se ha posicionado como un potente optimizador de los procesos corporativos, así como se ha destacado en lo que concierne a la gestión de documentos adquiriendo, de este modo, una gran connotación en el escenario financiero.

En definitiva, el almacenamiento en la nube es una tendencia tecnológica que proporciona rapidez, flexibilidad y fiabilidad a los procesos empresariales, características que fundamentan su crecimiento exponencial en los últimos años.

13. Confíe en las nuevas tecnologías

El avance tecnológico ha proporcionado un sinfín de recursos útiles para las organizaciones como la Inteligencia Artificial, el Big Data y el Internet de las Cosas. De hecho, cada herramienta cuenta con una determinada función aportando así, diferentes soluciones al ámbito corporativo, por ejemplo:

  • Los chatbots son herramientas de IA ideales para optimizar el servicio al cliente al mismo tiempo que pueden usarse para agilizar las comunicaciones internas.
  • El Big Data es una tecnología fabulosa para intensificar la recopilación y el análisis de los datos mejorando así, la calidad de la toma de decisiones.
  • El Internet de las Cosas ha integrado diferentes objetos mediante la conexión a Internet, por eso, una máquina puede conectarse desde un dispositivo móvil.

Sin embargo, para optimizar la productividad de las empresas, es imprescindible que se adapte el uso de los recursos a las demandas y perspectivas de la organización. Es decir, la adopción de herramientas de tecnología debe llevarse a cabo considerando la utilidad y el costo-beneficio de cada una, así como su potencial para incrementar el desempeño y el rendimiento de la fuerza de trabajo.

14. Implemente aplicaciones que faciliten el intercambio de información

Mediante la implementación de recursos comunicacionales en tiempo real como las famosas aplicaciones de mensajería instantánea, es posible potencializar los contactos entre los colaboradores y sobre todo, asegurar un flujo informacional seguro y sin ruidos. Esto, dado que la mayor parte de estas herramientas cuentan con un sistema de encriptado, lo que favorece la seguridad, el sigilo y la integridad de los datos.

Cuántas formas interesantes de aumentar la productividad de los equipos de trabajo, ¿verdad?

Como comprueba, entender cómo mejorar la productividad de una empresa es imprescindible para generar resultados financieros más atractivos y crecer en el mercado.

Esperamos que este post le haya proporcionado buenos insights para su empresa y que, al implementar nuestros consejos, logre incrementar su rentabilidad y sus oportunidades de negocio.

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