Productividad empresarial: ¿Cómo optimizarla?

10 de Noviembre de 2021

Encontrar medidas eficientes a favor de la productividad empresarial se ha convertido en uno de los retos más relevantes de los líderes corporativos. En la actualidad, ser productivo es sinónimo de excelencia estratégica. 

De hecho, elevar la productividad de un negocio camina de la mano con el desarrollo de estrategias que fomenten la motivación y satisfacción de los colaboradores. En este sentido, contar con equipos proactivos y alineados con los objetivos empresariales estimula la maximización de su rendimiento y, por consiguiente, del potencial productivo.

¿Quiere aprender más sobre productividad empresarial? En este artículo encontrará abundante y valiosa información sobre:

  • Concepto;
  • Importancia;
  • Factores clave;
  • ¿Cómo mejorarla?
  • ¡Y mucho más!

¿Qué es la productividad empresarial?

El concepto de productividad empresarial ha cambiado a lo largo del tiempo por lo que debemos considerar dos horizontes distintos:

Origen de la expresión

En el ámbito de la Revolución Industrial, la productividad consistía en un término muy simple por lo que abarcaba únicamente el desempeño de los trabajadores en la planta, es decir, miraba hacia lo práctico.

Bajo ese contexto, el concepto se fundamenta en números, por ejemplo, la capacidad productiva diaria de un colaborador — cuántos productos entrega—, la cantidad de materiales y materia prima necesarios para colmar las demandas de la jornada y el tiempo de duración de todo el ciclo productivo.

Se observa entonces que, en un primer momento, la productividad era apenas una manera formal y, de cierto modo técnica, de referirse a la capacidad de la fuerza de trabajo en las industrias. 

Por lo cual, su única preocupación radicaba en asegurar que los recursos — financieros, humanos y tiempo—  fueran empleados adecuadamente, orientando así el nivel de productividad corporativa.

Evolución y actualidad

Con el tiempo, el concepto ha evolucionado gracias al desarrollo de nuevos modelos de negocios, ganando una connotación mucho más humana, empática y socialmente responsable

Tanto es así que, en la actualidad, implementar estrategias de gestión de personal orientadas a las buenas prácticas y al fomento de la productividad se han transformado en poderosos diferenciales ante la competencia que no deben —ni pueden!— negligenciarse.

La productividad empresarial se define como capacidad de llevar a cabo las tareas laborales maximizando la eficiencia, orientando las acciones hacia la excelencia en términos de calidad y priorizando la innovación.

Ante esta nueva perspectiva, vemos que la productividad es un concepto muy amplio que implica una serie de cuestiones subjetivas. 

Por ejemplo, una empresa que aumenta su producción diaria de Smart TV's de quinientas para setecientas unidades presentando un aumento en sus costos operacionales y en la cantidad de equipos con deficiencias técnicas, no puede decir que ha optimizado su productividad, sino apenas su producción.

En términos operacionales, elevar la capacidad productiva de los equipos significa estimular a que emprendan sus tareas utilizando una cantidad mínima de recursos para alcanzar los mejores resultados, o sea, “hacer más con menos”. 

En efecto, la productividad es uno de los temas más recurrentes en las reuniones de gestores y líderes corporativos principalmente por el hecho de impactar directamente en la rentabilidad, así como en el posicionamiento de los negocios en el mercado

Al fin y al cabo, una empresa referente en términos de productividad, atrae nuevos inversionistas a raíz de sus resultados financieros, capta los mejores talentos por sus políticas de gestión de personal y construye una imagen de marca comprometida con el bienestar de sus colaboradores. 

¿Por qué es tan importante estimularla?

Como vimos, la productividad se refiere a la capacidad de aumentar la producción disminuyendo los costos operativos y el tiempo requerido para finalizar el proceso, maximizando la calidad y utilidad del producto final. Pero, en definitiva, ¿por qué debemos estimularla?

La productividad influye no solo en el cumplimiento de las demandas corporativas, sino también en la motivación de los equipos de trabajo y determina el desempeño laboral de los colaboradores. 

Mediante su optimización, es posible establecer estrategias que agilicen la realización de las actividades internas, elevar la eficiencia de los trabajadores y alcanzar resultados más positivos.

Bajo esta perspectiva, podemos considerar a la productividad como uno de los principales pilares motivacionales entre los colaboradores por lo que constituye uno de los factores que evitan la rotación de personal en los negocios.

Considerando estos aspectos y lo señalado en el apartado anterior, la productividad no guarda un vínculo directo con la producción en masa, pero sí se relaciona con la forma cómo los colaboradores planifican y administran su rutina para cumplir con los objetivos empresariales. 

En líneas generales, ser productivo es alcanzar dichos retos utilizando la menor cantidad posible de recursos, siguiendo las buenas prácticas empresariales de forma consciente y promoviendo la transformación digital, puesto que:

  • Incentiva la utilización de recursos tecnológicos que automatizan los procesos;
  • Promueve la gestión de objetivos;
  • Estimula la adopción de indicadores para medir el rendimiento del personal.

¿Qué factores influyen en el desempeño productivo de los equipos de trabajo?

Antes de enumerar los factores, es importante tener en cuenta que la productividad puede afectarse de diferentes maneras ya sea bajo una óptica positiva o negativa.

Por lo tanto, ponerlos en la mesa, identificarlos, estudiarlos y tener plena consciencia de su relevancia en el ámbito laboral es indispensable para evitar la repetición de las actividades, la contracción en los resultados y la insatisfacción de los trabajadores en cuanto al cumplimiento de sus objetivos profesionales. 

A continuación, le brindamos una lista con nueve puntos clave en términos productivos con la intención de ayudarlo a analizar si su empresa es efectivamente productiva y sus colaboradores mantienen una postura motivada y orientada al alcance de los objetivos.

1. Reconocimiento

Una empresa productiva convierte el reconocimiento de los logros laborales individuales y grupales en una práctica regular de la rutina corporativa. 

De hecho, identificar el buen comportamiento y premiar la adopción de medidas eficientes en términos de rendimiento es imprescindible para que una compañía motive a sus funcionarios a punto de transformarlos en fieles auspiciantes empresariales y, por ende, posicionarlos como aliados de excelencia. 

Lógicamente, reconocer el buen trabajo de los integrantes de plantel corporativo acapara el pago de sueldos dignos y acordes con la función que ejercen, sin embargo, este no es el único aspecto que impulsa las acciones positivas en lo que se refiere a la productividad.

La empresa debe implementar estrategias de reconocimiento que rebasen los aspectos financieros como difundir mensualmente los nombres de los funcionarios que se destacan en los grupos de trabajo.

Asimismo, una actitud que puede parecer simple a los ojos de la gerencia, tiene un valor inmenso para los trabajadores: el elogio.

Alabar los méritos del equipo y principalmente los logros o cualidades individuales es importantísimo para elevar la autoestima de los colaboradores y promover un mayor compromiso con la empresa y, por supuesto, con sus resultados.

En este sentido, cuando los trabajadores entienden que su trabajo es reconocido, se esfuerzan para destacarse aún más y reforzar su imagen ante su líder.

2. Feedback

En efecto, reconocer el trabajo de los funcionarios es una forma de proporcionar feedbacks a respecto de su desempeño. Pero, en esencia, ¿cuál es la importancia de la retroalimentación?

Cuando echamos a un lado el feedback, ponemos en riesgo el rendimiento de toda la empresa, una vez que los colaboradores no acceden a información relevante acerca de su eficiencia laboral.

De esta manera, abrimos espacio para los errores, fallas y, consecuentemente, para la mitigación de la calidad productiva al paso que generamos la desmotivación de los grupos.

Para frenar este tipo de situación, vale la pena invertir en dinámicas de retroalimentación que no dependan únicamente de la realización de reuniones semestrales o anuales como es el caso de charlas informales y momentos que permitan intercambiar información con el colaborador de forma honesta, leve y cordial.

Asimismo, debemos recalcar que el aporte informativo necesita acaparar tanto los puntos positivos como negativos de la actividad profesional, permitiendo así que las personas identifiquen y refuercen sus fortalezas de la misma manera que detecten e implementen estrategias para subsanar sus debilidades.

3. Motivación

El líder es el principal responsable de la motivación de los colaboradores.

Básicamente, el funcionario ingresa a la empresa con la finalidad de cumplir sus tareas, finalizar su trabajo, regresar a su hogar y a fin de mes cobrar su sueldo. Es decir, realizar las tareas a las que fue designado, no implicando necesariamente abrazar a la empresa como un ideal de futuro y crecimiento.

A raíz de eso, el gestor debe desarrollar medidas que inyecten la motivación necesaria para que sus liderados ejecuten las tareas con eficiencia y priorizando la calidad de los resultados.

Frente a esta cuestión, es esencial que los trabajadores se sientan cómodos, entiendan que tienen voz activa y que los líderes escuchan sus ideas y acotaciones considerándolas de este modo, como recursos válidos para la toma de decisión.

4. Comunicación interna

Una comunicación débil e ineficiente puede echar por tierra todos los esfuerzos para incrementar la productividad empresarial. Esto se debe a que la habilidad comunicativa interfiere en los diferentes ámbitos corporativos: estratégico, táctico y operacional. 

Por lo cual, emprender una comunicación adecuada configura una de las medidas más importantes no solo para garantizar un óptimo potencial productivo fomentando la motivación y la proactividad, sino también para robustecer la actividad comercial y, en consecuencia, promover mejores resultados para el negocio.

Cuando la empresa pone a la comunicación eficiente en primer plano, logra:

  • Intercambiar información de forma efectiva.
  • Eliminar o, al menos, reducir los ruidos y las barreras evitando así, el famoso “teléfono descompuesto”.
  • Integrar los equipos en pro del cumplimiento de los objetivos estratégicos.
  • Incrementar la autonomía, responsabilidad y el cumplimiento.
  • Contar con soluciones más creativas, innovadoras y útiles.

5. Clima organizacional

En efecto, un ambiente de trabajo tranquilo, caracterizado por las buenas relaciones interpersonales, eleva la productividad de los equipos. 

Para entender cómo esto funciona, basta con imaginarse cuán agradable es trabajar en una empresa donde todos sus colaboradores entienden la relevancia de la función, así como tienen consciencia de que el trabajo en equipo y el respeto mutuo son indispensables para el alcance de las metas corporativas.

Así, cuando la atmósfera del local de trabajo es agradable y motivadora, influye positivamente en el comportamiento de los profesionales a punto de estimularlos a desarrollar una postura creativa, eficiente, ágil y potencialmente productiva.

Por el contrario, si los equipos se encuentran bajo un entorno hostil, la respuesta será opuesta, una vez que disminuye la motivación laboral, al paso que los colaboradores se sienten incómodos para manifestar sus opiniones e ideas desencadenando así, un comportamiento temeroso, quieto o reactivo y muy poco productivo. 

6. Trabajo en equipo

Como señalamos supra, incentivar la conciencia de que el éxito organizacional depende de todos los integrantes del negocio consiste en un punto a favor de la productividad, puesto que el flujo de información y de ideas fomenta el desarrollo de soluciones innovadoras y mucho más eficientes.

En lo que concierne a este tema, vale la pena hacer hincapié en la célebre frase “varias cabezas piensan mejor que una”. Esto cobra aún más importancia en el ambiente corporativo de las organizaciones que fundamentan la integración de sus planteles en la diversidad cultural e implementan estrategias que estimulan el intercambio de experiencias y la actuación conjunta de sus colaboradores.

Pero, ¡atención!, para que el trabajo en equipo se posicione como un factor positivo es esencial llevar una estrategia paralela que mitigue la competencia interna al mismo tiempo que optimice el comportamiento colaborativo.

7. Metas y objetivos

Las metas y los objetivos deben establecerse con antelación y de la forma más clara posible no solo para estructurar planes que viabilicen su cumplimiento, sino también para permitir que los líderes y liderados se integren y se comprometan a alcanzarlos siguiendo las políticas, buenas prácticas y orientaciones corporativas.

Es importante recalcar que el establecimiento de retos y metas alcanzables considerando el horizonte de tiempo, recursos disponibles y las prioridades organizacionales consiste en un punto crítico de productividad por lo que descuidar estos aspectos puede afectar directamente al desempeño de los equipos y, en consecuencia, a los resultados del negocio.

Entre los medios más eficientes de definir, nortear y controlar las acciones en pro de las metas y objetivos empresariales, destacamos la realización de reuniones diarias o semanales. Estos encuentros regulares permiten verificar si se cumplen las orientaciones estratégicas y si las medidas adoptadas ofrecen el retorno esperado.

8. Indicadores de desempeño

Conocidos en inglés como Key Performance Indicators o KPIs, en la esfera de gestión de personal consisten en métricas que permiten medir el grado de eficiencia, rendimiento y productividad de los colaboradores.

Para que añadan valor al sector, es imprescindible establecerlos en el período que antecede a la contratación o reestructuración del personal, así como informarlos tan pronto como se los defina. 

Asimismo, la selección de los indicadores debe alinearse a los intereses del negocio, así como seguir estándares objetivos. Recuerde que los KPIs guían la percepción de los gestores y de los profesionales acerca de su desempeño individual, por lo tanto, necesitan ofrecer datos útiles, confiables y seguros a punto de proporcionar el panorama de productividad empresarial.

9. Recursos, insumos e infraestructura corporativa

Una empresa con espacio reducido, muebles de oficina deteriorados, muy poca iluminación y ventilación se convierte en un gran obstáculo a la productividad empresarial.

De esta manera, podemos decir que la buena productividad de los equipos también guarda relación con la infraestructura general del negocio convirtiéndola así, en un robusto diferencial de performance. 

Bajo este panorama, es fundamental que los colaboradores dispongan de recursos suficientes al paso que se sientan cómodos y cuenten con soporte suficiente para llevar a cabo sus tareas de la mejor forma posible.

Por ejemplo, asegurar un buen nivel de productividad en la oficina demanda:

  • Sillas anatómicas cómodas;
  • Iluminación y temperatura acordes con el período y adecuada al tipo de trabajo;
  • Local específico para alimentación y descanso de los funcionarios.

Asimismo, contar con una infraestructura apropiada fomenta la seguridad en el trabajo evitando de este modo, la ocurrencia de accidentes e inconvenientes que puedan afectar el bienestar físico de sus colaboradores.

Además de contar con una buena estructura física, la empresa debe estimular el uso de sus recursos e infraestructura ofreciendo cursos, seminarios, entrenamientos, workshops u otras dinámicas de aprendizaje que estimulen la adopción de las buenas prácticas. 

A causa de la relevancia de este tema, dedicamos el próximo subtítulo exclusivamente a las medidas que pueden optimizar el rendimiento y eficiencia de los equipos de trabajo.

¿Cómo mejorar la productividad corporativa?

A continuación, le presentamos las estrategias más eficientes para optimizar la productividad en su negocio:

Contrate profesionales capacitados

La inclusión de colaboradores expertos en su área es indispensable para garantizar excelentes niveles de productividad y posicionar a la empresa como marca empleadora. Esto es muy lógico: al contar con profesionales capacitados, es posible mejorar la gestión del tiempo, acelerar los procesos, incrementar los resultados y, por supuesto, aumentar la productividad de los grupos.

Para integrar el plantel con los mejores talentos, la empresa debe estructurar un plan de reclutamiento y selección bastante minucioso acaparando no solo aspectos técnicos, sino también cualidades blandas —soft skills— relevantes para el ejercicio de las actividades cotidianas.

Priorice la planificación estratégica

A pesar de los frenéticos cambios en el perfil de consumo y en la dinámica de mercado, estructurar un sólido plan estratégico continúa siendo la mejor alternativa para asegurar un buen desempeño, evitar problemas operativos y de alta gestión, así como alcanzar posiciones más elevadas en el mercado.

Esencialmente, una planificación estratégica permite:

  • Entender el panorama en el que la empresa actúa.
  • Identificar sus principales objetivos.
  • Desarrollar acciones que fomenten la productividad sin perder cuidado de la eficiencia financiera.
  • Seleccionar indicadores que aporten datos duros sobre la efectividad de las estrategias.

Por lo tanto, contar con un plan estratégico de primera calidad consiste en un recurso básico para garantizar la adopción de medidas que generen un buen retorno en términos productivos.

Realice una excelente gestión de tiempo

Sabemos que, muchas veces, separar las cuestiones personales del ámbito profesional es un reto bastante complejo de cumplirse, lo que conlleva a un resultado negativo en términos de productividad.

Para evitar estos efectos, la empresa debe desarrollar políticas objetivas y claras que incentiven el uso consciente del tiempo evitando de este modo, su desperdicio.

Asimismo, es interesante premiar a los colaboradores que han maximizado su desempeño durante la jornada laboral a modo de incentivar la proactividad de los otros colaboradores.

Implemente recursos tecnológicos

En la actualidad, incorporar herramientas tecnológicas al cotidiano de los negocios es cuestión de supervivencia en el mercado, pues incrementa la velocidad de los procesos internos impactando, por ende, en su productividad y en la capacidad de atender las demandas de su público. 

En efecto, la integración de recursos innovadores permite estandarizar y automatizar abundantes procesos disminuyendo así, su tiempo de ciclo y eliminando los tiempos muertos. 

Además, contar con mecanismos automáticos que detecten las paradas menores permite reducir las pérdidas entre el 50 y el 75% al mismo tiempo que minimizan la ocurrencia de errores y problemas durante los flujos de trabajo.

Entre las principales tendencias tecnológicas a favor de la productividad, encontramos programas y aplicaciones específicos para el área corporativa, este es el caso del software de gestión de gastos.

Básicamente, este sistema agiliza los tiempos y la dinámica laboral, promueve el equilibrio financiero, así como la sostenibilidad operativa y el crecimiento corporativo.

Esto se debe a que la herramienta genera reportes muy valiosos para la toma de decisiones, facilita los procesos de trabajo acelerando la finalización de las tareas y mejora el intercambio informativo con los otros sectores a través de su mecanismo de comunicación interna. ¡Y todo esto confluye en la optimización de la productividad!

¡Llegamos al final!

Esperamos que nuestro contenido le haya sido útil y se sienta cómodo para poner en práctica nuestros consejos sobre productividad empresarial adaptándolos de acuerdo con los objetivos de su negocio.

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Innovacion