¿Cómo crear una política de viajes eficaz?

21 de Enero de 2022

Crear una política de viáticos eficaz y fácil de comprender por los empleados es un elemento de importancia estratégica dentro de toda cultura corporativa exitosa.

Son muchos los beneficios que se derivan de una clara y sólida política que regule los viajes empresariales. En las siguientes líneas, ahondaremos sobre cómo una estrategia de este tipo puede ayudarle a captar y conservar talentos.

Además, le explicaremos qué información necesita tener la gerencia y la oficina de recursos humanos para marcar las reglas que rijan los viajes de negocios.

Política de viáticos: ¿Por dónde comenzar?

Una política de viáticos es un conjunto de pautas corporativas que permite a las empresas controlar costos, elevar su productividad, obtener resultados y propiciar experiencias laborales motivadoras.

Antes de conocer los pasos para crear una política eficaz, primero es importante comprender cuál es la situación actual sobre este tema dentro de su organización.

Por eso, previo al diseño de una gestión eficiente de los viajes de negocios de los empleados, considere seguir estas tres claves.

Diagnóstico de necesidades

Lo primero es preguntarse qué es lo que se busca y qué problemas se quieren resolver con la implementación de una mejor gestión de los viáticos de los empleados.

Para tener un mejor diagnóstico, responda a interrogantes como estas:

  • ¿La empresa quiere reducir costos o el número de viajes?
  • ¿Existe un esquema para homogeneizar el modo en que viajan los empleados?
  • ¿Cómo se resuelven los imprevistos?
  • ¿Hay personal suficiente para atender las solicitudes?
  • ¿Qué tan necesario es fijar pautas en la política de viajes?

Sopese los beneficios o qué se ganará

Si la empresa no tiene normativas claras para regular los viajes corporativos, seguramente habrá muchos errores, fricciones y hasta un clima laboral desalentador.

Lo mismo puede ocurrir si hay exceso de indicaciones y reglas. Esto puede desatar confusiones a la hora de seguir las pautas. Una encuesta anónima entre los empleados puede ayudar a tener nitidez en este tema.

¿Cómo se gestionan las solicitudes?

Pregunte a los empleados que viajan si están satisfechos con el servicio prestado por los proveedores, agencias de viajes, alojamientos, restaurantes, etc.

Investigue también:

  • Si existen intercambios comerciales que tengan un impacto positivo o negativo en los costos finales y qué se podría mejorar.
  • Qué pasa si el viajero de negocios quiere hacer turismo y qué política se sigue en estos casos.
  • Qué sistema de gestión de gastos se aplica. ¿Está actualizado?

Con estas bases, el siguiente paso es perfilar las estrategias a implementar en la organización. Veamos.

¿Cómo diseñar una buena política de viáticos?

En las empresas de todos los calibres existen empleados que, dado su nivel de responsabilidad, pasan mucho tiempo en la oficina y deben viajar por negocios.

Alejarse con frecuencia de la comodidad del hogar y de la calidez de la familia puede agotar al empleado y llevarlo a renunciar. Además, los criterios engorrosos a la hora de tramitar viáticos y procesar las solicitudes pueden exacerbar esta incomodidad.

En consecuencia, tenga en cuenta estos siete consejos para establecer una gestión de viajes de trabajo eficaz en su organización:

1.    Implemente mejoras tecnológicas

Incorpore herramientas tecnológicas que faciliten el control de gastos y que permitan rastrear datos como itinerarios, reservas, automatización, pagos, programar vuelos en clase ejecutiva (business), establecer preferencias de alojamiento, etc.

2.    Fije límites y valore la privacidad

Establezca límites para que el seguimiento del uso de los viáticos y gastos en los que incurra el empleado no se interpreten como una invasión a la privacidad.

Estas limitaciones deben fijarse muy claramente en el documento final que contempla la política a seguir.

3.    Escuche opiniones

Conozca de primera mano la opinión de los empleados. Es primordial que quienes se encargan de liderar las políticas de viáticos (generalmente, el área de recursos humanos y la gerencia) escuchen detenidamente lo que los empleados viajeros tienen para decir.

Este simple gesto ayudará a establecer mejor las prioridades y un clima de trabajo más profesional.

4.    Apoye la diversidad, sin privilegios

Cada día, más empresas promueven la inclusión de grupos diversos para el éxito en distintos mercados.

Una buena gestión de los viajes corporativos debe acoplarse a estas diferencias de culturas y costumbres, favoreciendo la adaptación y la horizontalidad en el trato de los empleados y sin privilegios.

5.    Viajes de trabajo con tiempo de ocio

Ausentarse a menudo del hogar para atender compromisos de representación de la empresa en otra ciudad o país puede ser particularmente estresante para el empleado.

Así que, en vez de exigir el cumplimiento de una agenda cerrada de citas de negocios durante el viaje, incluya salidas para que los empleados distraigan la mente (bleisure). Pueden ser visitas a lugares interesantes, horas libres para hacer turismo o reunirse con amigos.

6.    Estudie los proveedores

Evalúe periódicamente a los proveedores que prestan servicio y atención al personal que viaja. No descarte hacer nuevos convenios que permitan ahorrar costos, sin desmejorar el confort y la dinámica en la política de viajes corporativos.

Por ejemplo, en vez de reservar siempre en hoteles, puede escoger alojamientos profesionales para viajeros de negocios o apartamentos con servicios completos para estancias prolongadas.

7.    Sea claro en los gastos a ser incluidos

En toda política relacionada con los viáticos corporativos es fundamental dejar bien claro cuáles son los gastos que corren por cuenta de la empresa y cuáles no. Los viáticos suelen incluir:

Boletos

De avión, autobuses, tren, barco, etc. Los costos de transporte deben cubrir todos aquellos desplazamientos que haga el empleado para cumplir con su trabajo. Pueden fijarse límites para evitar comprar boletos más costosos.

Comidas

Todos los desayunos, almuerzos y cenas deben estar contemplados. Hay empresas que prefieren dar una asignación diaria y ponen restricciones para que las bebidas alcohólicas sean pagadas por el empleado. 

Hospedaje y propinas

El alojamiento suele calcularse en un rango de habitación estándar. El empleado viajero debe ser informado sobre los costes que no debe sobrepasar.

También, si la empresa cubrirá algunos gastos extras como la conexión a Internet, consumos de minibar, lavandería o propinas, por ejemplo.

¡Llegamos al final! Ahora ya conoce cómo crear una política de viáticos eficaz.

Para concluir, tenga en cuenta que aunque cada empresa es independiente en sus normas para los viajes de negocios, es importante que estas pautas sean simples y de fácil comprensión, no solo para los empleados, sino para proveedores y prestadores de servicios.

¿Quiere saber más sobre la gestión de viajes y gastos (T&E)? ¡Siga leyendo nuestro blog y conozca si su empresa está lista para volar.