Reserva de viajes corporativos: cómo una solución de autogestión ayuda a optimizar este proceso

2 de Mayo 2021

La automatización ha traído soluciones para optimizar muchos procesos dentro de una empresa, entre ellos la autogestión de reserva de viajes corporativos.

Si quiere conocer en detalle qué sistemas puede elegir para su empresa basado en los beneficios que pueda ofrecerle, ¡lo invitamos a leer nuestro artículo hasta el final!

La transformación digital y la mejora de las experiencias de viajes

Con la aparición de los sitios web de reservas, las experiencias de viajes de negocios elevaron su estándar, haciendo mucho más fáciles las tareas de gestionarlos. Sin embargo, la tecnología fue más allá generando herramientas de autogestión de reserva de viajes corporativos, sistemas integrales que tienen disponibles los servicios que necesitan los gerentes y CEO viajeros.

Este tipo de servicios se basa en un análisis de datos que permite brindar al interesado la información precisa a la hora de planificar un viaje. De este modo se optimizan los tiempos del proceso de reserva, a la vez que se mejoran las experiencias viajeras y se logran ahorros significativos de tiempo y dinero.

En definitiva se trata de sistemas integrales que facilitan tareas y optimizan procesos.

Soluciones integrales para reservas de viajes corporativos

La tecnología ofrece la posibilidad de hacer una gestión reserva de viajes corporativos más eficiente y ágil a través de los siguientes sistemas:

Herramientas de autorreserva corporativas (CBT – corporate booking tools)

Estas plataformas ofrecen productos en línea (hoteles, vuelos, transportes, alojamientos, etc.) para que las empresas realicen sus reservas y gestiones de viaje de manera centralizada.

Las ventajas de las CBT son:

  • Estos sistemas recaban la información relacionada con los viajes corporativos como los costos, itinerarios y gastos.
  • Permiten ahorrar la contratación de agencias de viajes.
  • Se pueden programar alertas, por lo cual es posible aprovechar tarifas bajas, descuentos y otras promociones por tener reservas anticipadas.
  • Genera y actualiza una base de datos de viajes corporativos que sirve para estudiar tendencias y reducir costos.

En cuanto a las desventajas, las CBT son complejas de configurar para que se adapten perfectamente en los procesos y procedimientos de tu empresa y no ofrecen todos los servicios que un viajero corporativo necesita.

Sistemas de gestión de viajes (TMS -travel management system)

Este es un tipo de CBT con las mismas ventajas detalladas anteriormente más el valor agregado de poder personalizarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Son herramientas all inclusive que hacen de la reserva de viajes corporativos y de la gestión de gastos un proceso sencillo y rápido.

Estos sistemas integran en una misma plataforma reservas de boletos y alojamientos, comunicaciones entre el viajero y la empresa, rendición de gastos a través de fotografías de facturas, automatización de pagos frecuentes y generación de informes. ¡Lo mejor es que todo se puede autogestionar desde el móvil!

Funciones que puedes configurar en un sistema de gestión de viajes

La flexibilidad de los sistemas de gestión de viajes de negocios permite adaptarlos a los objetivos de su empresa. Las funciones que usted puede ajustar para ello son:

  • Políticas de viaje: personalice las políticas de acuerdo a los criterios establecidos previamente (precios máximos de tickets, tarifas por noche de hotel, costos máximos de vuelos, etc.). Esta funcionalidad permite hacer solamente las reservas que cumplan con las políticas de viajes de su empresa.
  • Múltiples posibilidades: disponga de acceso a los distintos tipos de reserva de viajes corporativos, incluyendo las de bajo costo, especialmente si tiene viajeros de negocios jóvenes.
Según Booking.com, en pocos años los millennials representarán el 75% de la población activa mundial y son los viajeros de negocios más frecuentes.
  • Soporte: los chatbots basadas en IA o plataformas de chats, son servicios muy valorados por los viajeros de negocios y constituyen un gran apoyo cuando están lejos.
  • Accesibilidad plena: a través de aplicaciones móviles tienes la garantía de poder acceder al sistema en cualquier parte del mundo.
  • Generación de informes de gastos: podrás elegir variables para armar los informes como fechas, equipos de trabajo, clientes, eventos, etc.
  • Posibilidad de habilitar la autorreserva: una forma de que los propios viajeros se muevan con independencia y realicen sus gestiones de viajes de acuerdo con sus necesidades o incluso según los imprevistos que pudieran surgir. Contrariamente a los que se cree, esta posibilidad de autogestionar no significa que el viajero corporativo se maneje con total independencia de su empresa, al contrario, con sus acciones va generando la trazabilidad del viaje. Esto permite a las compañías tener información en tiempo real de todos los aspectos del itinerario.
  • Reservas colaborativas: los sistemas de reserva de viajes corporativos tienen la opción de que la empresa configure el proceso como colaborativo, esto quiere decir, con la intervención de varias personas con autoridad para reservar y aprobar.
  • Acceso o integración de herramienta de gastos: ya sea incluido en el sistema o con una API externa, la gestión de viajes y de gastos se puede integrar fácilmente.

 Tecnología y recursos humanos

La tecnología está dando una respuesta efectiva para lograr la automatización de procesos y una optimización plena de todas las gestiones de negocios.

En el caso de los viajes corporativos, con la autogestión se optimizan los procesos, se ahorran costos y se agilizan las decisiones. De todos modos, la combinación ideal es encontrar el match entre un sistema de reserva de viajes corporativos personalizado y un desempeño eficaz del recurso humano, que es el que puede anticipar, planificar y priorizar decisiones para lograr una mejor experiencia de viaje.

La transformación digital está moviendo las estructuras de las empresas tradicionales y creando ecosistemas nuevos, donde lo tecnológico y lo humano deben construir flujos de trabajo a través de metodologías más agiles, eficientes y rápidas.

La tecnología ya no camina, simplemente vuela, así que estar al tanto de las novedades es imprescindible y puede hacer la diferencia en la gestión de su empresa. Así que para estar al día en cómo puede mejorarse la gestión y reserva de viajes corporativos, lo invitamos a suscribirse a nuestro newsletter y tener siempre en su bandeja de correos las últimas novedades en el área.