¿Por qué conviene decir “sí” a la digitalización de las finanzas?

3 de Marzo de 2022

Las ventajas de digitalizar los procesos y actividades del área financiera son notorias. Aquí hacemos un recuento.

En una época tan complicada para compañías de múltiples giros y tamaños, la puerta de salida que les ha permitido dejar atrás la idea de tener que cerrar el negocio –sobre todo a las pequeñas y medianas empresas– ha sido la digitalización. Muchas de las que tenían pensado dar este paso en el mediano o largo plazo, se vieron en la necesidad de acelerar sus iniciativas, usualmente comenzando por volverse digitales de cara a los clientes (iniciando con las ventas online, por ejemplo).

Este año, lo que corresponde es continuar avanzando en la digitalización de cada rincón de la organización. En lo que respecta al departamento financiero, habrá un antes y un después al tomar la decisión.

Como bien indica Entrepreneur en Español, las finanzas son un elemento crucial, y contar con una visión total de lo que ocurre en esta área permite una óptima valoración de los riesgos y una toma de decisiones más inteligente. A partir de esta premisa, el medio ofrece “Tres razones para dejar de crear informes financieros manualmente (y tres cosas para hacer en su lugar)”, artículo que tiene la intención de convencer a los lectores sobre los beneficios de dejar atrás herramientas como Excel y otras, a favor de algún sistema automatizado.

Según indica Entrepreneur, de esta forma las empresas no sólo eliminan los problemas comunes asociados a los informes financieros manuales, sino que adicionalmente se abre la puerta a una práctica financiera renovada, gracias a las características que esta evolución brinda.

Entre las mejoras mencionadas destacan, por ejemplo: 1) la posibilidad de generar informes automáticamente, con base en los propios datos del negocio, validados por las propias herramientas automatizadas, y sin que sea necesario hacer algo manualmente, y 2) la capacidad de que los pronósticos del flujo de efectivo consideren los presupuestos y datos en tiempo real, para una mayor precisión al momento de analizar la información. Al final, lo que importa es que la rentabilidad de una empresa sea óptima.

Cuando nuestros clientes nos preguntan “¿Es momento de digitalizar el control de gastos?”, la respuesta inherente es “definitivamente sí”. En el e-book mencionado, y que se encuentra en nuestro Centro de Contenidos, explicamos lo que este movimiento estratégico significa y exponemos lo que facilitaría, tanto para los profesionales de las Finanzas como para los usuarios de negocio.

Por principio de cuentas, las compañías que deciden digitalizar su control de gastos ponen fin a problemáticas como el tener que destinar espacios específicos y tiempos valiosos para el almacenamiento y manejo de la información en formato físico; padecer la lentitud en las aprobaciones de gastos de parte del cuerpo gerencial, que debe pasar de documentos físicos a electrónicos y usar diferentes plataformas para hacer las revisiones, y la factibilidad de incumplir normativas y reglamentaciones a causa de discrecionalidad o desconocimiento, entre otras cuestiones.

Además, cuando se opta por aprovechar la tecnología financiera para digitalizar este proceso, las organizaciones simplifican la gestión de sus gastos mediante informes que se completan de forma automatizada, facilitan la captura de transacciones al permitir que se haga a través del smartphone y brindan una visión integral y clara de la realidad financiera y organizacional de la empresa al integrarse con plataformas, como el sistema ERP. Como puede ver, no hay razón para postergar más este paso. Hoy en día las organizaciones requieren toda esta agilidad, precisión e inteligencia para subsistir.