Tarjetas corporativas: Todo lo que debe saber para una gestión eficiente

27 de Julio de 2021

Una gestión de gastos ideal es indispensable para el desarrollo de cualquier empresa. Ello no solo es útil para los efectos de las actividades fiscales, sino que además permite llevar una contabilidad más rigurosa y clara.

Justo por eso, el uso de las tarjetas corporativas es cada vez más común en las organizaciones de todo el mundo, independientemente de su tamaño, ya que estas herramientas financieras son usadas para optimizar los gastos de los empleados, de manera más sencilla y cómoda.

En las siguientes líneas, le contaremos todo acerca de las tarjetas corporativas, qué tipos hay, cómo pueden mejorar la gestión de gasto, qué beneficios ofrecen, sus ventajas, entre otras cosas que son realmente importantes.

¿Le interesa el tema? ¡Siga con nosotros hasta el final!

¿Qué es una tarjeta corporativa?

Las tarjetas corporativas son un producto financiero, cada vez es más empleado por las compañías, para gestionar y controlar los gastos de sus empleados de forma sencilla y cómoda.

Con estos dispositivos financieros, las empresas evitan dar anticipos de efectivo a los ejecutivos para gastos de viaje y representación. De esta manera, hay un mejor control de los gastos de la empresa, lo cual es esencial para proteger las finanzas de las organizaciones.

Asimismo, este tipo de tarjetas proporcionan al cliente grandes ventajas, entre las que se encuentran ofertas de hoteles y alquileres de automóviles, así como un trato preferencial en ciertas compañías aéreas y un importante grupo de servicios adicionales.

Vale referir que estas tarjetas son totalmente gratuitas y registran una gran flexibilidad en los métodos de pago.

¿Cuáles son los tipos de tarjetas corporativas?

Las entidades bancarias brindan a sus clientes diferentes tipos de tarjetas corporativas, las cuales se pueden clasificar según su forma de pago.

A continuación se las mencionamos con algunos detalles:

  • Débito: que implica un método de pago muy similar al de cualquier tipo de tarjeta de débito. Además, la empresa permite que sus empleados hagan uso de los recursos de la organización, de manera directa.
  • Crédito: la cual permite que la empresa adelante al empleado los recursos que requiere para los gastos de representación de la compañía. Posteriormente, la empresa debe cancelar dicho préstamo.
  • Servicio: con la cual es posible que la compañía disponga de una línea temporal de financiamiento. Así, cuando ese lapso vence, la organización debe pagar el total de los recursos que han sido gastados.
  • Prepago: que contempla que la compañía incorpora una cantidad de recursos en un dispositivo y se la asigna a sus empleados, con el fin de que cubran sus gastos. Una vez que el trabajador ha utilizado el dinero, no podrá obtener más crédito de esa tarjeta.

¿Cuáles son los beneficios de las tarjetas corporativas?

El uso de las tarjetas corporativas ofrece a los clientes un sinfín de beneficios, los cuales mencionaremos a continuación:

¡Tome nota!

1. Autonomía para el empleado y un mejor control de gastos

Los departamentos administrativos de las compañías, ya no tienen por qué perder tiempo cancelando gastos de representación, gestionar compras de oficina, o tramitar reembolsos de compras hechas con las tarjetas personales.

Las tarjetas corporativas permiten que los gerentes de las compañías empoderen a sus empleados con el uso de un instrumento de pago, sin el requerimiento de abrir una cuenta con varios titulares. Es más, si se utiliza una tarjeta virtual ya no es necesario emitir varias tarjetas físicas.

Este instrumento, ya sea físico o virtual, permite a los usuarios cubrir sus gastos de representación de forma autónoma, así como pagar requerimientos de oficina y contratar servicios. No obstante, el equipo financiero puede ganar agilidad, en virtud de los servicios vinculados que son ofrecidos por las nuevas compañías de fintech.

Y es que las tarjetas de empresas a partir de ahora cuentan con un soporte de sistemas online, con el uso de algunas plataformas de gestión, con las cuales es posible no solo emitir tantas tarjetas como sean necesarias, sino además poder visualizar todos los desembolsos en tiempo real.

De igual forma, las tarjetas corporativas brindan la posibilidad de establecer el uso que se le debe dar a cada dispositivo, mediante la personalización de límites, y políticas y condiciones de gastos, de acuerdo con el perfil de cada titular y las políticas de cada empresa.

De este modo, las compras que son esenciales se financian a través de una manera de pago muy práctica, al tiempo que se limita el peligro de transacciones que no han sido autorizadas.

2. Separación de los gastos personales y comerciales

Gracias al uso de las tarjetas corporativas, es muy sencillo separar los gastos personales de los comerciales u operativos de cada compañía.

Y es que cada plataforma de gestión ofrece la posibilidad de aplicar política de gastos y límites muy específicos, para lo cual señalan a los empleados qué tipos de pagos han de ser cubiertos por las tarjetas de negocios.

Los estados de cuentas detallados permiten detectar y gestionar si algún gasto personal se llegara a producir. La idea es poder eliminarlos de las cuentas corporativas, lo cual permitirá tener claridad en todos los desembolsos.

3. Simplificación de reembolsos

Las tarjetas corporativas permiten que los empleados ya no tengan que recurrir a sus tarjetas de crédito, o a sus propios recursos para cubrir todos los gastos profesionales.

Los responsables del área de administración tampoco tienen que invertir tiempo en el rastreo, conciliación de recibos y organización, a fin de reorganizar los reembolsos a los trabajadores.

Es más, uno de los beneficios que ofrecen las tarjetas corporativas es que todos los reportes de gastos, o por lo menos su gran mayoría, tienen la posibilidad de ser centralizados en una sola cuenta, con el uso de tantas tarjetas de negocios como sean necesarias.

Incluso, cada una de ellas podrá tener un límite de desembolsos, así como condiciones muy específicas, de acuerdo con lo requerido.

4. Gestión centralizada y una conciliación automatizada

Las tarjetas corporativas permiten tener una visión global de los costos operativos, pero esta tarea puede ser muy difícil cuando los gastos están distribuidos en varias cuentas bancarias y tarjetas de crédito.

A continuación puntualizamos algunos aspectos importantes en torno a este punto:

  • Las tarjetas corporativas permiten centralizar todos los gastos en una sola cuenta.
  • El gerente financiero tendrá la oportunidad de estar al tanto de cada uno de los pagos y consumos en tiempo real, tanto los personales como de la empresa.
  • La gestión es mucho más fluida y eficiente, por cuanto los desembolsos de todos los trabajadores aparecen en un único estado de cuenta mensualmente.
  • El seguimiento es mucho más simple cuando se automatiza la conciliación.
  • Mediante aplicaciones móviles que son asociadas, los propietarios de cada tarjeta tienen la oportunidad de fotografiar y enviar al mismo instante el recibo de consumo.

5. Gastos en detalle

Ya lo dijimos, pero repetirlo nunca está de más. Hacer una separación de los gastos personales hace posible tener un mejor control de los desembolsos y lo que se invierte en cada rubro, con la finalidad de organizar mejor la contabilidad.

Como se sabe, la mayoría de las tarjetas empresariales incorporan informes de gastos, las cuales se pueden descargar de forma directa en el software contable.

A ello se suma, el hecho muy cierto de que permiten tener un mejor control tributario, es decir, las personas naturales no están obligadas a la cancelación de tributos por gastos ocasionales producto de actividades laborales.

Mientras que, las empresas, tienen la posibilidad de obtener beneficios a raíz de desembolsos que representen descuentos fiscales.

6. Mejores condiciones financieras

Las tarjetas corporativas, a diferencia de las personales, siempre tienen mejores condiciones de crédito, entre ellas las tasas de interés más bajas y plazos más amplios de pago.

No obstante, las tarjetas corporativas poseen un cupo mucho mayor que las tarjetas personales asignadas por las instituciones financieras a los empleados.

7. Construye y mejora tu historial crediticio

Una tarjeta corporativa bien manejada constituye una muy buena referencia frente a las instituciones de financiamiento, cuando de acceder a otros puntos y servicios se trata. Y es que las organizaciones pueden conocer el flujo monetario que está fluyendo por medio de la cuenta de una persona, con lo cual tienen la posibilidad de medir la capacidad de pago.

Ahora bien, un factor muy importante es que es necesario que se pueda mantener un buen historial crediticio. Entonces, los pagos deben ser puntuales.

Además, el instrumento permite mantener el pago constante por medio de herramientas de pago automático y reportes mensuales de gasto, gracias a lo cual es posible mantener un mejor control y orden, en relación con el día a día de las finanzas de la empresa.

8. Trámites mucho más rápidos

El trámite de tarjetas corporativas suele ser un proceso más rápido, a diferencia de la obtención de una personal. En principio, el banco o la entidad financiera que la emita tiene conocimiento que está trabajando con una institución que se encuentra registrada ante las autoridades comerciales del país que la expida.

Asimismo, es muy seguro que existirán cuentas y estados financieros mucho más estables que respalden la solicitud.

De ese modo, si un empleado tiene la posibilidad de recibir una tarjeta empresarial, en principio contará con el aval de la empresa, que tiene claro cuáles son sus ingresos, y por ende, cuenta con referencias que son suficientes para saber si merece el beneficio.

9. Obtendrá beneficios personalizados

Las tarjetas corporativas permiten obtener beneficios personalizados y no tienen menos ventajas que las personales, cuando se trata de planes de beneficio, descuento con millas al realizar viajes, descuentos en el alquiler de automóviles, o tarifas preferenciales en centros de hospedaje y vuelos.

Incluso, muchas tarjetas corporativas dan la oportunidad de recompensas que generan un impacto importante. En ocasiones, las recompensas tienen que ver con dinero en efectivo y descuento o créditos especiales en compras futuras.

10. Cobertura mundial

Las tarjetas corporativas brindan la posibilidad de que se pague lo que necesite en el momento que se requiere, no importa el país en el que se encuentre el usuario.

De igual manera, las tarjetas empresariales ofrecen la posibilidad de efectuar pagos y transacciones en pocos minutos, al tiempo de obtener ventaja de los beneficios que la tarjeta provee.

¿Cómo se debe usar una tarjeta corporativa?

Uno de los aspectos más importantes es que los gerentes y responsables de la organización enseñen a sus empleados cómo usar las tarjetas corporativas, considerando que de ese modo podrán tanto agilizar como supervisar los gastos de cada trabajador.

Como se ha dicho, gracias a este dispositivo las compañías de todo el mundo tienen la posibilidad de realizar un seguimiento detallado de los desembolsos de los empleados, los pequeños gastos en efectivo y los viajes.

A continuación le contamos algunas posibilidades de uso:

  • Cuando una compañía tiene trabajadores que deben viajar de manera muy frecuente por asuntos de negocio, tanto dentro de su país como a nivel internacional.
  • Sus empleados están en la obligación de presentar un informe de gastos, en caso de que tengan que usar sus propias tarjetas de crédito.
  • Deben esperar que la compañía reembolse el dinero, lo cual puede demorar mucho tiempo, incluso semanas.

Gracias a las tarjetas corporativas los desembolsos son categorizados y analizados por la organización. Permite recibir las facturas originales de gastos de viaje con mucha más facilidad y evitar cargar gastos personales dentro de la tarjeta corporativa de la empresa.

Actualmente existen plataformas digitales que ofrecen a las compañías la posibilidad de contar con el servicio de tarjetas corporativas. Las herramientas digitales llevan a cabo el control de los gastos y viajes de manera más eficiente, mediante el uso de estos dispositivos financieros.

Más adelante le explicaremos cómo podría funcionar mejor su organización y de forma más fácil, a través del uso de estas soluciones.

¡Siga leyendo!

¿Qué tan importante es usar la tarjeta corporativa de forma responsable?

Luego de conocer todos los beneficios de las tarjetas corporativas, es importante aclara la necesidad de usarla de forma responsable.

Le damos algunos tips para llevarlo a cabo:

¡Tome nota!

  • No es un barril sin fondos, por lo que todo lo que sale en algún momento debe ser cancelado.
  • Es preciso que entienda que las transacciones de cada empleado deben ser consistentes con los cupos de endeudamiento y asumiendo la realidad financiera de la empresa que representa.
  • Si usted representa o desea conceder otro beneficio a sus trabajadores, es preciso recordar que la idea de consignar una extensión de la tarjeta empresarial, es otorgarle un método de cancelación para los gastos de la empresa como la representación, insumos, materia prima y viajes.
  • Ahora bien, es necesario que los empleados entiendan para qué es permitido emplearla, así como la necesidad de comprobar cada uno de los gastos a través del respaldo de las facturas o recibos.

¿Con qué tener cuidado al utilizar una tarjeta corporativa?

En este punto, es esencial saber cuáles son los aspectos en los que se debe tener cuidado a la hora de utilizar las tarjetas corporativas.

A continuación le mencionamos algunos de los aspectos importantes que debe considerar:

  • Siempre se va a correr el riesgo de generar más deudas. En momentos en los que la empresa no necesita crédito para la operación que se puede hacer diariamente, es posible que una tarjeta corporativa no sea la mejor alternativa.
  • El titular de la cuenta, que normalmente es el patrón, debe de garantizar una disciplina absoluta para evitar la mezcla de las deudas personales con las tarjetas corporativas.
  • Vale referir que el uso indiscriminado de las tarjetas corporativas podría afectar la reputación crediticia de la empresa, frente a las organizaciones, e inclusive en buró de crédito, lo cual limitará las opciones de préstamos en un futuro.

¿Son las tarjetas corporativas una herramienta esencial para controlar sus gastos y viajes de negocios?

Sí. Como ya dijimos, existen soluciones que ofrecen la posibilidad de que su compañía gestione tarjetas corporativas y, además, con el uso de estas plataformas, pueden eficientar el control de sus gastos y viajes de negocios, de manera totalmente automatizada y en tiempo real.

¿Cómo? Las soluciones consideran que dicho control se lleva a cabo de la mano de dos factores que son esenciales: la precisión y la eficiencia.

Gracias a estas herramientas, las soluciones que le ofrecen llevar un mejor control de los gastos de sus empleados en los viajes de negocios, se valen de la automatización desde el proceso de compra hasta que el gasto llega a ser reflejado en el libro mayor.

¿De qué forma? Hay muchas plataformas digitales que equiparan los gastos que han sido pre avalados, frente a las facturas, a fin de obtener una conciliación muy rápida y precisa.

¿Cuáles son las potencialidades que ofrecen?

El uso de tarjetas corporativas por medio de soluciones de gestión y control de gastos ofrece muchas ventajas.

A continuación se las mencionamos:

¡Tome nota!

1. Automatización

Permite capturar y categorizar de forma automática todas las transacciones que se llevan a cabo por medio de la tarjeta corporativa.

De este modo, es posible que las soluciones digitales realicen la revisión, el envío de los estados financieros y la conciliación.

2. Optimización

Mediante las tarjetas corporativas, las plataformas que han sido contratadas para llevar el control de sus gastos y viajes corporativos, pueden optimizar el uso de pagos centralizados para los gastos de viaje.

Ello se hace por medio de una conciliación rápida, precisa y fácil de los gastos que han sido honrados por la empresa y así pagar a tiempo a los proveedores.

3. Visibilidad

Las soluciones digitales cumplen con la tarea de llevar el control de sus gastos y viajes de forma más sencilla, cuando se usan las tarjetas corporativas, porque obtienen una mayor visibilidad de quién gasta qué, cuándo y dónde.

Esta tarea es posible mediante la generación de análisis y oportunidades para llevar a cabo una negociación con mejores precios, con los proveedores de cada servicio.

4. Cumplimiento

Asimismo, mejora la precisión y el cumplimiento a través de controles de políticas automatizadas, concordancia de facturas y aprobación de flujo de trabajo, para solicitudes pre avaladas de los gastos de su empleado.

5. Integración

Con el uso de las tarjetas corporativas, las plataformas podrán elegir su solución preferida de proveedores de pago para que pueda llevar a cabo una mejor forma de control de su flujo de caja, al tiempo que aprovecha las relaciones bancarias existentes.

6. Asociaciones

Justo en este punto, hay que referir que algunas soluciones tecnológicas han establecido convenios con instituciones bancarias de gran reconocimiento a nivel mundial para que las empresas a las que asesoran puedan tener un mejor control de sus tarjetas corporativas.

¿Cuándo es el momento de la extensión de una tarjeta corporativa?

Finalmente, es bueno determinar cuándo es el momento de hacer una extensión del beneficio de las tarjetas corporativas.

Sin embargo, lo recomendable es que primero se estudie un tiempo de adaptación, a fin de probar si el beneficio funcionó o si solo generó dolores de cabeza a su compañía.

Tomando en cuenta que el propietario de la empresa es, por lo general, el signatario de las tarjetas, es preferible que se tenga mucha cautela para evitar inconvenientes, sobre todo cuando se trata de organizaciones pequeñas.

Así las cosas, si se incrementa el número de tarjetas, es imprescindible que se analice si se obtendrán mejores resultados con los programas de recompensas, y si esto compensa los valores de gastos.

¡Llegamos al final!

Lo esencial es que se comprenda que el uso responsable de una tarjeta empresarial es un buen inicio y que de ello dependerá, como empresario, que pueda extender el beneficio a otros trabajadores.

Lo cierto es que las ventajas que experimentará su compañía son muchas, sobre todo la posibilidad de poder manejar de manera más eficiente los gastos y viajes de negocios, lo cual a la larga generará en su organización la solidez económica que tanto necesita en tiempos de crisis.

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