¿Qué es y cómo actúa una travel management company?

24 de Marzo de 2022

Para muchas compañías, los viajes corporativos son un aspecto clave del funcionamiento de un negocio moderno y también uno de los gastos más importantes, por lo que muchas empresas están buscando una Travel Management Company.

Esto es debido a que los costos de viaje deben controlarse y la logística tiene que gestionarse de manera que los empleados no tengan dificultades en sus viajes.

En este post, obtendrá información sobre qué son exactamente las Travel Management Company, cómo actúan, qué servicios ofrecen y cuáles son sus principales beneficios.

¿Qué son las Travel Management Company y cómo actúan?

La gestión de viajes es el manejo estratégico de los requisitos y aspectos generales del viaje, siendo la gestión de viajes corporativos su principal ejemplo.

Por lo general, implica establecer una política de viajes, hacer reservas, tratar con proveedores, y monitorear y gestionar los costos del viaje.

Una Travel Management Company (TMC) es una agencia de viajes que ayuda a gestionar los viajes de un cliente, que suelen ser empresas y organizaciones, pero las personas también pueden contratar los servicios de una TMC en algunos casos.

A diferencia de una agencia de viajes tradicional, que normalmente se ocupa de viajes de ocio o negocios ocasionalmente, una TMC ofrece servicios continuos con el fin de ahorrar costos, ayudar a mantener el control de la política de viajes y permitir que el cliente dedique menos tiempo a gestionar sus viajes corporativos, lo que significa un ahorro de tiempo y dinero.

Servicios que ofrecen las TMC

Algunos de estos son:

Reservas de vuelos, hoteles, aparcamientos y traslados

Esto es algo básico pero fundamental que toda TMC ofrece a sus clientes.

Una TMC cubre reservas de vuelos, cambios y cancelaciones, así como reservas grupales, vuelos chárter, y los mejores hoteles y alojamientos teniendo en cuenta su relación calidad-precio.

Además, también organizan un traslado que se adapte mejor a las necesidades y el presupuesto de su cliente.

Acceso a salas VIP de aeropuertos

Al contratar los servicios de una TMC, se puede obtener acceso a las salas VIP de la mayoría de aeropuertos sin necesidad de ser miembro de algún club o poseer alguna tarjeta de crédito en especial.

Alineación de la política de viajes

Muchas empresas necesitan que sus empleados tengan autonomía para hacer reservas. No obstante, puede ser un verdadero dolor de cabeza aprobar todas las solicitudes de gasto cuando se trabaja con una gran cantidad de empleados.

En este sentido, las TMC garantizan que todos los empleados cumplan con los requisitos y se mantengan dentro de la política de viajes y el presupuesto preestablecido.

Gestión de cuentas

Este es un servicio vital si se desea optimizar los costos de viaje. Las TMC pueden ayudar con la gestión de cuentas, de gastos e informes centralizados.

Además, ayudan a encontrar formas de reducir los gastos de viaje y aprovechar al máximo el presupuesto, sin perjudicar o desatender la experiencia de viaje de los empleados.

Gestión de riesgos, seguimiento y seguridad del viajero

Su empresa tiene el deber de cuidar a sus empleados cuando se encuentran en algún viaje corporativo, y en eso le puede ayudar una TMC.

Las TMC ayudan a las empresas a pronosticar viajes potencialmente peligrosos, adaptarse a las pautas y requisitos de los controles fronterizos y ofrecer actualizaciones de viajes en tiempo real con el fin de evitar sorpresas en el camino.

4 Beneficios de utilizar una Travel Management Company

Las compañías de gestión de viajes pueden ser muy valiosas para las empresas por una amplia variedad de razones. Algunas de estas pueden ser obvias y otras pueden pasar desapercibidas.

Veamos a continuación, cuatro de los principales beneficios de utilizar una Travel Management Company:

1. Asesoramiento de expertos

Cualquier TMC con experiencia conoce la industria de viajes a la perfección, por lo que pueden brindar consejos sobre cuáles son las mejores rutas de viaje, cómo gastar mejor el dinero y qué se necesita saber antes de dirigirse a ciertos destinos.

2. Eficiencia y agilidad

En términos generales, una compañía de gestión de viajes hace que todo el proceso de reservar viajes, desde gestionar informes y facturas hasta el seguimiento del personal, sea más fácil para usted y sus empleados.

3. Soporte 24/7

Reservar mediante múltiples plataformas y proveedores puede parecer una buena idea en principio para ahorrar dinero, pero si se tiene en cuenta la atención al cliente, ser enviado de un sitio a otro cuando ocurre algún problema es un proceso frustrante que demanda demasiado tiempo.

Otro de los grandes beneficios de las TMC es que están disponibles 24/7, lo que significa que si algo sale mal, necesitas un consejo urgente o hacer un cambio repentino, siempre habrá alguien disponible para ayudarte.

Por el contrario, si no usas una empresa de gestión de viajes, deberás gestionar cualquier problema que surja y hacerte responsable de brindar apoyo a todos los empleados que se encuentran en viajes corporativos.

4. Informes centralizados

Cuando se trata de informar sobre los gastos de viaje, la mayoría de las TMC suelen reunir toda la información en un solo informe, lo que ayuda a tener todos los datos importantes en un solo lugar.

Esto hace que sea más sencillo hacer un seguimiento de los gastos de viaje y determinar si son demasiado altos o no. Además, las TMC suelen dar un paso más allá y ayudar a analizar la información de los informes, para que pueda ajustar su estrategia.

Conclusión

Como puede ver, cuando se trata de eficiencia, sencillez y ahorro de gastos, los servicios que ofrecen las Travel Management Company son esenciales.

Los viajes corporativos que no son gestionados por una TMC pueden ser un estrés evitable en usted y los empleados, lo que da lugar a errores y pérdidas de tiempo y dinero.

No importa el tamaño de su empresa, una TMC puede ayudar a organizar viajes, alinear presupuestos, simplificar los informes de gastos y agilizar todo el proceso en general.

Si este contenido le pareció útil e interesante, le invitamos a leer todo lo que tienes que saber sobre la gestión de viajes, donde podrás aprender qué es el travel management y cuáles son sus ventajas.