Cómo automatizar AP y mejorar la gestión de facturas

Las facturas están repletas de detalles de gastos que informan el pasado, el presente y el futuro de su compañía. Son detalles que permiten la visibilidad de los gastos, el cumplimiento y las decisiones basadas en datos. Sin embargo, la gestión de facturas suele ser tediosa para el equipo de cuentas por pagar (AP), dado que lo aleja del trabajo más estratégico. La automatización inteligente de AP con tecnología de IA proporciona un mecanismo para que compañías de todos los tamaños mejoren la gestión de facturas y la productividad de la fuerza laboral, y para que los equipos de contabilidad amplíen sus aportes al éxito de la compañía. 

La automatización exitosa de AP requiere trabajo básico y un plan 

Al igual que con cualquier cambio considerable en la tecnología y los procesos de una organización, un enfoque sólido es informarse sobre la automatización de AP, comprender su impacto y ventajas, además de considerar lo que se necesitará para mejorar su proceso de cuentas por pagar.  

En esta publicación de blog, describiremos cinco pasos clave para ayudarle a comenzar su camino de automatización de AP, lo que incluye: 

• Establecer un punto inicial para la mejora mediante la evaluación de su proceso actual de AP y los costos implicados 
• Determinar exactamente lo que su compañía espera lograr con la automatización de AP 
• Comprender el papel transformador de la inteligencia artificial (IA) en el procesamiento de facturas 
• Aprender cómo una mejor visibilidad de los gastos y la integración impulsan las perspectivas y mejoran los procesos de AP 
• Lograr la flexibilidad necesaria para atravesar la incertidumbre y buscar oportunidades de crecimiento 

¿Necesita presentar argumentos para la transformación de las cuentas por pagar? Las compañías que agregan soluciones automatizadas de AP a su plataforma integrada de viajes y gastos (T&E) procesan un 64% más de facturas al mes y logran un ahorro promedio del 20%. 

Su guía para una mejor gestión de facturas 

Conozca los cinco pasos que puede dar para cerrar las brechas en la visibilidad de los gastos, mejorar sus procesos y tecnología de AP y ayudar al equipo de contabilidad a desempeñar un papel más estratégico. 

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1. ¿Cómo podemos establecer un punto inicial para mejorar los procesos de AP? 

Para comenzar a automatizar y mejorar los procesos de AP, su compañía debe establecer un punto inicial, determinando su rendimiento de referencia al procesar, revisar, aprobar y pagar facturas.  

Formule preguntas como estas: 

• ¿Qué porcentaje de facturas llegan en papel, en PDF o en formato electrónico? ¿Llegan a una ubicación central? 
• ¿El proceso de cuentas por pagar se gestiona en hojas de cálculo, y cuántas facturas deben capturarse? 
• ¿Cuánto tiempo lleva procesar cada factura, y cuánto cuesta? 
• ¿Cuántas personas deben revisar y aprobar cada una? 
• ¿Con qué frecuencia incurre la compañía en cargos por pago atrasado? 
• ¿Están integrados los datos de las facturas con otras medidas de gastos para proporcionar perspectivas y un panorama completo de los gastos? 

Los mejores equipos de AP frente a los equipos de contabilidad promedio 

8.72 horas para procesar una factura frente a 9.2 días 

5.36 horas respondiendo a consultas de los proveedores frente a 3.1 días por semana 

_{Fuente: AP Metrics that Matter (Métricas de AP que importan), Ardent Partners, 2024} 

2. ¿Cómo puedo determinar las ventajas que queremos obtener de la automatización de AP? 

Ha evaluado cómo se realiza actualmente el procesamiento de facturas y lo que le está costando a su compañía en tiempo, dinero e intervención del personal. Ahora es el momento de determinar lo que espera lograr con la automatización de AP y una menor cantidad de cuellos de botella. 

Esto puede incluir capacidades y resultados, tales como los siguientes: 

• Captura centralizada de facturas para evitar duplicaciones y errores 
• Capacidad para aprobar gastos antes de crear órdenes de compra 
• Incorporación de IA y Machine Learning para recopilar y categorizar los detalles de las facturas 
• Importación automática de datos de las facturas y fotos en su sistema financiero para crear un registro de auditoría firme 
• Más tiempo para que el equipo de contabilidad se centre en las excepciones en lugar de buscar detalles y a los proveedores 

La velocidad crece con la automatización de AP 

64% de aumento en el volumen de procesamiento de facturas mensuales y aumento del 13.4% en la participación de los proveedores por parte de los usuarios de Concur Invoice en comparación con los que no lo utilizan 

_{Fuente: SAP Concur, en colaboración con Phronesis Partners, 2024} 

3. ¿Qué puede hacer la automatización de AP con tecnología de IA por mi compañía?  

La automatización de AP con tecnología de IA es transformadora porque optimiza los procesos de AP, reduce las tareas manuales y proporciona un panorama claro e integral de los gastos. Su minuciosidad es potente, ya que la IA puede revisar todas las facturas y detalles, algo que incluso el equipo de contabilidad más grande y experto no puede hacer de forma tan eficiente o a escala. Y la IA solo se vuelve más inteligente y rápida. 

La automatización de AP con tecnología de IA: 

• Separa documentos y extrae detalles de cada partida para los informes 
• Crea y mejora plantillas para la captura de facturas 
• Marca duplicados, cargos no autorizados y otras anomalías 
• Optimiza la conciliación bidireccional de facturas y órdenes de compra 
• Acelera la facturación de proveedores y reduce los costos 

4. ¿Cómo puede una mayor claridad de los gastos impulsar las decisiones y la rentabilidad?  

La automatización de AP con tecnología de IA ofrece una captura rápida, integral y precisa de la información de las facturas. Con la claridad y las perspectivas que ofrecen las soluciones integradas de AP, viajes y gastos, las compañías pueden tomar decisiones bien informadas que mejoran el flujo de caja y la rentabilidad. 

Su equipo de contabilidad puede: 

• Detectar tendencias de gastos y negociar mejores tarifas con los proveedores 
• Enfocarse en los gastos que más afectan el flujo de caja 
• Compartir datos que potencien a otros departamentos y respalden la colaboración 
• Informar sobre la estrategia y las decisiones en toda la compañía 

5. ¿Cómo conseguirá mi compañía flexibilidad y agilidad? 

La automatización de AP con tecnología de IA proporciona a las compañías y a sus equipos de contabilidad potentes herramientas, flexibilidad y agilidad, para buscar oportunidades y atravesar la volatilidad económica y otras interrupciones. Es una plataforma de AP integrada con soluciones de gestión de gastos que se integran con los ERP y otros sistemas empresariales esenciales.  

Es la tecnología que les facilita a las compañías lo siguiente: 

• Adaptar las reglas, políticas y procesos según lo exijan las condiciones 
• Trabajar y escalar en todos los equipos, fronteras, idiomas y divisas  
• Fomentar la alineación entre el equipo de contabilidad y otras funciones financieras, ya que permiten que los equipos de contabilidad cumplan con una función más amplia y estratégica que ayude a hacer avanzar a la compañía 

Consejos para optimizar su proceso de AP de principio a fin  

Descubra cómo una solución de AP integrada y con IA puede mejorar la calidad de los datos, reducir errores y descubrir oportunidades de ahorro de costos 

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Preguntas frecuentes: cómo alcanzar el potencial de la automatización inteligente de AP 

P: ¿Por qué es importante establecer un punto inicial de AP? 

R: Antes de automatizar AP, las compañías deben evaluar cómo se reciben, procesan y aprueban las facturas. Comprender los costos, el tiempo por factura, los pasos manuales y la frecuencia de pagos atrasados establece puntos de referencia para mejorar los procesos de AP. 

 P: ¿Cómo definimos las ventajas que queremos de la automatización de AP? 

Después de evaluar los procesos actuales de cuentas por pagar, las organizaciones pueden identificar objetivos, tales como la captura de facturas centralizada, menos errores, la extracción de datos con IA, registros de auditoría más sólidos y liberar a los equipos de contabilidad para que se centren en las excepciones. 

P: ¿Qué puede ofrecer la automatización de AP con tecnología de IA? 

R: La IA fortalece los procesos de AP mediante extracción de datos detallados, separación de documentos, señalización de duplicados y optimización del cotejo con las órdenes de compra. Reduce el trabajo manual, acelera el procesamiento de facturas y mejora la precisión con el tiempo. 

P: ¿De qué manera la mejora de la visibilidad de los gastos ayuda a tomar decisiones más inteligentes? 

Las soluciones integradas unifican los datos de AP, viajes y gastos para obtener perspectivas claras sobre los patrones de gastos, lo que ayuda a las compañías a negociar mejores tarifas de proveedores, gestionar el flujo de caja e informar una estrategia comercial más amplia. 

P: ¿Cómo aumenta la automatización de AP la agilidad y la resiliencia de la compañía? 

R: Las soluciones de AP con IA se integran con otros sistemas empresariales clave, lo que facilita la adaptación de políticas, la escalabilidad global y el respaldo al crecimiento estratégico. Las compañías con AP integradas y automatizadas procesan un 64% más de facturas y ahorran aproximadamente un 20%.