Estrategias y herramientas para mejorar el análisis del flujo de caja del negocio y la gestión de gastos

Resumen: Una mejor gestión del flujo de caja ayuda a superar la incertidumbre 

Los aranceles, la inflación y las tensiones geopolíticas crean una potente mezcla de incertidumbre económica. Desafortunadamente, no puede controlar estos factores externos, pero hay un contrapeso que puede controlar: su propio análisis de flujo de caja de negocio y la gestión del flujo de caja. 

El flujo de caja se denomina “sangre vital del negocio”, porque permite a su organización:  

• Pagar a los proveedores, empleadores y otras cuentas a tiempo.  
• Depender menos de la deuda, asegurar mejores tasas cuando pida préstamos y crear reservas y resiliencia.  
• Aprovechar las oportunidades y captar el tipo de incertidumbre económica que estamos experimentando ahora. 

Las consecuencias de las crisis de efectivo y la gestión inadecuada del flujo de caja van desde la falta de agilidad, algo que cada organización necesita más de ahora, hasta la quiebra. Una estadística a menudo citada ilustra las apuestas, atribuyendo el 82 % de todos los cierres de compañías pequeñas a un flujo de caja deficiente.  

Los líderes financieros saben que mejorar su gestión del flujo de caja y su previsión financiera requiere tomar medidas para aportar más dinero al negocio y pagar menos, a la vez que se mantiene la mayor cantidad de efectivo disponible posible. Eso requiere aumentar su capacidad para ver y controlar los gastos empresariales con software de gestión de gastos y estrategia, con las ventajas adicionales de eficiencia y productividad. 

Lea y explore: 

• Por qué ver sus datos de los gastos en tiempo real y la analítica de gastos es clave para mejorar el análisis de flujo de caja del negocio. 
• Enfoques específicos para fortalecer la gestión del flujo de caja, que incluye los pasos que implican precios, recorte de costos y reembolsos del impuesto sobre el valor añadido (IVA). 
• Cómo el software de gestión de gastos integrado puede impulsar la visibilidad al capturar los gastos de viajes y otros gastos, mejorar el cumplimiento y permitir una mejor gestión del flujo de caja y previsión financiera. 

¿Pueden la visibilidad de los datos y el análisis de gastos mejorar la analítica del flujo de caja y la previsión financiera? 

Reunir todos sus datos de gastos en un solo lugar es esencial para gestionar mejor el flujo de caja de su compañía y mejorar la previsión del flujo de caja.  

A medida que mejora la visibilidad del gasto y las cuentas por cobrar, también lo hace el análisis del flujo de caja y la flexibilidad para evitar interrupciones. Los procesos manuales y la tecnología desconectada para la gestión de viajes, gastos y facturas dificultan la visibilidad porque son más lentos y menos precisos. 

El uso de un software de gestión de gastos centralizado integrado con su ERP y otros sistemas le permite mejorar la gestión del flujo de caja al: 

• Conseguir una mayor precisión y perspectiva para reducir costos y negociar descuentos de proveedores. 
• Permitir ajustes rápidos a las políticas y gastos según lo exijan las condiciones. 
• Mejorar la toma de decisiones porque toda la información está disponible para el análisis del flujo de caja. 
• Capturar todos los gastos y reservas de viajes, incluidas las dirigidas a proveedores, lo que limita las sorpresas. 
• Conservar los recursos garantizando que las compras se realicen al mejor precio. 
• Permitir que los gerentes aprueben los gastos antes de que ocurran y se mantengan al tanto de los presupuestos casi en tiempo real. 

¿Cómo puedo mejorar el análisis del flujo de caja de la compañía y la gestión del flujo de caja? 

Con una visión clara de la analítica de gastos y el flujo de caja empresarial esperado, los pasos específicos pueden garantizar que su organización tenga el mayor dinero posible disponible para proporcionar un amortiguador de volatilidad y potenciar las oportunidades. 

Algunos pasos implican naturalmente limitar lo que la compañía paga por bienes y servicios. Otros perfeccionan el tiempo en el centro de la gestión del flujo de caja. Sin embargo, otros se suman al flujo de caja al encontrar nuevas fuentes de ingresos, como el aumento de los reembolsos de IVA. 

La subida de precios es un enfoque para contrarrestar el impacto de los aranceles, ya sean confirmados o en curso, y muchas organizaciones ya han dado este paso. Y reducir los costos no fijos es una estrategia obvia. Con gastos variables como materias primas o viajes, es posible que encuentre formas de establecer rápidamente reducciones, pero aun así debe sopesar las compensaciones, como las desventajas de no atender a los clientes actuales o buscar nuevos negocios cara a cara.  

Los gastos fijos requerían un enfoque a largo plazo. El negocio puede buscar un espacio de oficina menos costoso, pero no puede escapar de un contrato de arrendamiento barato. La mano de obra suele ser el gasto más grande de la compañía, pero reducir rápidamente a los empleados puede ser perjudicial a corto plazo y retrasarlo a largo plazo. A través de una combinación de planeación estratégica y abandono natural, algunas compañías pueden considerar cambiar a trabajadores eventuales y otros trabajadores bajo demanda. 

Otras maneras de mejorar el flujo de caja de su compañía incluyen: 

• Enviar facturas de inmediato, porque no puede gestionar el efectivo que no ha solicitado. 
• Ofrecer descuentos a clientes y proveedores que paguen con anticipación, a tasas que equilibren el buen sentido fiscal y mejoren el análisis del flujo de caja. 
• Negociar mejores tarifas de sus proveedores, ahora que el software de gestión de gastos empresariales proporciona información y pronósticos financieros para usar como ventaja. 
• Escrutinizar el inventario de productos de movimiento lento y oportunidades para reducir los costos de transporte. 
• Instituir planes de pago, como requerir depósitos para proyectos a largo plazo o pagos de etapas en lugar de esperar hasta que se realice todo el trabajo. 
• Conservar su dinero en efectivo hasta que se acerquen las fechas de vencimiento, superando la tendencia a pagar cuentas a medida que llegan. 
• Añadir efectivo al flujo de caja con reembolsos de IVA, una tarea a menudo onerosa simplificada por soluciones que garantizan el cumplimiento y reducen el riesgo. 

Cómo mejorar el flujo de caja: Consejos clave para líderes financieros 

Aprenda 7 formas de fortalecer la gestión y el análisis del flujo de caja y obtenga la información y la perspectiva para afrontar la incertidumbre económica.  

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¿Cómo ayuda la tecnología a mejorar el análisis del flujo de caja y la previsión financiera? 

Muchos equipos de contabilidad revisan metódicamente los PDF, el correo electrónico y las facturas en papel para obtener detalles. Las organizaciones no se molestan en encontrar compras elegibles para reembolsos de IVA porque el proceso es demasiado complejo y lleva mucho tiempo. Los viajeros reservan directamente con los proveedores, por lo que los costos no aparecen hasta que el informe de gastos llega semanas más tarde, lo que dificulta la visibilidad del flujo de caja de la compañía. Los gastos se pagan con la tarjeta de crédito personal de un empleado en lugar de con una tarjeta de la compañía y se envían en un informe de gastos futuro, por lo que los datos y la analítica de gastos oportunos carecen de previsión financiera.  

Estos son solo algunos ejemplos de cómo los procesos y herramientas manuales e inconexos limitan la visibilidad, la velocidad y la agilidad de los gastos, al tiempo que complican la gestión y la previsión del flujo de caja. El software de gestión de gastos integrado con su ERP puede despejar la vista. 

 La gestión de gastos centralizada empresarial debe incluir: 

• Una plataforma de gestión de viajes que captura todas las reservas y los costos de los viajes, al tiempo que guía a los empleados a las opciones de cumplimiento y aplica automáticamente los ajustes de políticas. 
• Una herramienta de solicitud que utiliza inteligencia artificial (IA) para estimar los costos de viaje y permite a los gerentes evaluar las compras antes de gastar dinero, lo que mejora el control y su visión del flujo de caja del negocio. 
• Un rastreador de kilometraje automático que utiliza GPS para mejorar la precisión y evitar costos innecesarios. 
• Herramientas de gastos para optimizar la creación, presentación y aprobación de informes de gastos para que los empleados no tengan demora en el proceso. Considere las soluciones que ofrecen una aplicación móvil, por ejemplo, que permite a los viajeros tomar una foto de su recibo y luego comprueba automáticamente los detalles antes de canalizar las entradas a los informes de gastos.  
• IA integrada en soluciones que comprueban cada transacción, impulsando el cumplimiento y ayudando a garantizar que las compañías sepan dónde está todo su dinero y hacia dónde va. 
• Paneles de control y herramientas de creación de informes que permiten a los equipos de finanzas y gerentes de unidades de negocio ver analíticas de gastos y tomar decisiones informadas. 
• Una herramienta de gestión de IVA impulsada por AI que encuentra gastos elegibles, garantiza el cumplimiento, proporciona la experiencia que muchas compañías carecen y contribuye al resultado final. 
• Integración con ERP, contabilidad y otros sistemas para que sea posible el análisis del flujo de caja casi en tiempo real y la organización pueda detectar tendencias y fortalecer la previsión financiera. 

Muchos líderes financieros se sienten frustrados por sus soluciones de gestión de gastos empresariales, y el 59 % afirma en nuestro informe de CFO Insights que sufren de falta de visibilidad de los datos y el 46 % lamenta la falta de integración. También están muy conscientes de los desafíos que el mundo que nos rodea plantea a sus organizaciones, y el 41 % considera que el empeoramiento de las condiciones económicas es su principal desafío externo, un hallazgo que se adelantó a los picos de aranceles que sacudieron los mercados, los planes de negocio y las previsiones.  

Pero, a diferencia de las tensiones geopolíticas, un enfoque estratégico de la gestión del flujo de caja y la previsión financiera, ejecutado con la ayuda de una gestión de gastos centralizada, es algo que las compañías pueden controlar en medio de la incertidumbre económica.