Consejos para mejorar tu gestión de viajes corporativos con OpenAI Chat

La inteligencia artificial se está adentrando en más de un sector, y con la creación de OpenAI Chat, también conocido como ChatGPT, esta integración se hace cada vez más grande.

Por supuesto, los viajes corporativos no son la excepción, puesto que, el uso adecuado de esta plataforma puede ayudar en la gestión de los mismos.

Sin embargo, aunque la utilización de OpenAI Chat no suele generar demasiadas complicaciones, es necesario tener en cuenta ciertos aspectos para sacar el máximo provecho de la misma. Por esa razón, a lo largo de este texto le mostraremos las diferentes formas en las que este sistema puede colaborar con la planificación de sus viajes corporativos, así como sus diferentes beneficios.

Beneficios de utilizar OpenAI Chat en la gestión de viajes corporativos

Sin duda, los beneficios de implementar OpenAI Chat como herramienta para la gestión de viajes, son muchos. A continuación, le mostraremos los más relevantes que pueden dar a su empresa el poder de digitalizar varios de sus procesos.

1. Obtención de respuestas rápidas

Si bien los buscadores son uno de los mejores sistemas en cuanto a velocidad de respuesta se trata, OpenAI Chat se ofrece como una alternativa innovadora. Puesto que, a pesar de que facilita una única respuesta, esta suele ser bastante práctica y precisa.

De esta manera, no es necesario invertir demasiado tiempo ingresando a diferentes páginas web en busca del resultado más conveniente. Que, aunque puede ser necesario en ocasiones, en muchas otras, será más sencillo y rápido optar por la respuesta rápida de ChatGPT.

2. Información en tiempo real

Hasta hace algunos meses OpenAI Chat, más específicamente Chat GPT-3, funcionaba únicamente con en una base de datos actualizada hasta el 2021. Por lo que, acceder a información en tiempo real era totalmente imposible.

Sin embargo, las actualizaciones no se han hecho esperar, y al día de hoy, con Chat GPT-4, es totalmente posible hacerlo.

Así, con una simple pregunta, podrá obtener la información más reciente de la misma. En ese sentido, si usted deseara saber sobre la disponibilidad de alojamiento en determinada ciudad, el bot podría responderle en segundos con resultados probablemente acertados.

Por supuesto, las posibilidades son prácticamente infinitas y la disponibilidad de alojamiento es solo un ejemplo. Por lo que, bastará con plantear la pregunta adecuada para conseguir una respuesta que le ahorre varios minutos en búsquedas.

3. Experiencia personalizada

La inteligencia de este chat también incluye memoria, y es que tiene la capacidad no solo de recopilar, sino también, de “recordar” la información que se le facilita.

Puede ofrecer respuestas adaptadas a los gustos, preferencias y condiciones de su usuario. De este modo, cada colaborador puede recibir recomendaciones o ideas acordes a la experiencia previa que ha tenido con OpenAI Chat y al contexto que específica en su pregunta o solicitud.

4. Recomendaciones de viaje

Debido a la capacidad de obtener datos en tiempo real, Chat GPT puede proporcionar recomendaciones adecuadas a la situación actual de determinado lugar.

Por ejemplo, si usted necesitase recomendaciones acordes al clima que habrá el día de llegada de su viaje y durante el mismo, el bot puede realizar la investigación necesaria para conocer el clima que se espera durante esos determinados días. Acto seguido, le mostrará consejos acordes a ellos.

Así, si el día estará despejado, le recomendará el uso de protector solar. Y si, por el contrario, se prevén lluvias, le sugerirá llevar impermeables y paraguas.

5. Organización del horario

Si bien en los viajes corporativos no necesariamente debe existir un itinerario de visitas como si de un paseo se tratase, sí es sumamente importante tener un horario organizado respecto a las actividades del día, sobre todo si estas requieren puntualidad.

Para ello, ChatGPT se vuelve un gran aliado. No solo puede ofrecer las mejores recomendaciones para cada momento del día, sino que además, ayuda a organizar el horario de acuerdo a las actividades que deban ser realizadas, anexando la hora en la que considera apto empezar, terminar, e incluso incluyendo un tiempo de movilización o descanso entre cada una de las actividades.

De esta manera, usted puede obtener un itinerario acorde a las necesidades y tiempo de cada colaborador, mientras se asegura de que la estadía se aproveche tanto como sea posible.

6. Reservación de vuelos

A pesar de que esta opción no estaba disponible antes de la actualización a ChatGPT-4, al día es totalmente factible reservar vuelos utilizando este sistema como fuente de información.

Con dicha actualización, es posible instalar plug-ins específicos que ayuden con determinadas tareas. En este caso, existe más de uno acorde a la reservación de vuelos.

Por los momentos el chat por sí solo no puede hacer la reservación, pues necesitaría sus datos personales y métodos de pago. Sin embargo, puede mostrarle múltiples opciones acordes a sus necesidades y preferencias. Estas opciones estarán acompañadas por toda la información de interés sobre el vuelo, como hora de salida, de llegada, precio, número de vuelo, fecha, entre otros.

Aunado a ello, estará un enlace en el que puede acceder directamente a hacer la reservación, en caso de que se sienta convencido por un vuelo en específico.

7. Reservación de alojamiento

La misma premisa de los vuelos, aplica para los alojamientos.

Acorde al tipo de hospedaje que busque, al rango de precios, a la ubicación, entre otros factores que influirán en la respuesta del bot, recibirá las opciones que el chat considere más convenientes.

8. Gestión de gastos y elaboración de presupuesto

Pese a que no se trata de un sistema de automatización de gastos, tanto el colaborador como la empresa misma pueden realizar un registro de gastos en la plataforma. El chat pueda encargarse de categorizarlos, establecer un límite premeditado e incluso presentar un informe bajo la solicitud del usuario.

En el mismo sentido, puede ayudar con la elaboración de un presupuesto al informarle sobre las diferentes actividades, reservaciones, compras, entre otros. Incluso, si las especificaciones son lo suficientemente precisas, el resultado puede ser un presupuesto bastante cercano a la realidad.

Así mismo, de ser necesario, puede conseguir los lugares más económicos y con buena reputación si lo necesita para ajustarse a un presupuesto que le haya sido facilitado con anterioridad.

Los mejores consejos para mejorar su gestión de viajes corporativos con OpenAI Chat

Como demostramos en la sección anterior, ChatGPT ofrece un abanico de posibilidades que pueden facilitar, en mayor o menor medida, toda la gestión de un viaje corporativo.

Aun así, en pro de garantizar que su experiencia sea la más agradable, a continuación le mostramos una serie de consejos que pueden optimizar todo su proceso de planificación de viajes corporativos usando la inteligencia artificial como apoyo.

1. Utilizar la inteligencia artificial para conseguir recomendaciones de viaje

Utilizar la inteligencia artificial como herramienta para obtener sugerencias que puedan ser de utilidad a lo largo del viaje, ayudará a que la experiencia durante el mismo sea mucho más agradable.

Para conseguir recomendaciones idóneas, lo ideal es ser lo más específico posible, tanto sobre el viaje en sí mismo, como sobre el tipo de recomendación que se espera obtener.

Es decir, explicarle a chat GPT la ubicación por zona, junto con la duración del viaje, la hora de llegada, entre otros detalles, ayudará a obtener sugerencias mucho más precisas que puedan, incluso, recordar aspectos que normalmente pasaríamos por alto.

En cambio, solicitar recomendaciones sin mencionar todo lo anterior y apenas explicando que se trata de un viaje, si bien conseguirá una respuesta, esta será demasiado generalizada.

Igualmente, si se trata de recomendaciones respecto a hospedaje, restaurantes, tiendas, entre otros, el hecho de especificar sus preferencias o condiciones, le dará respuestas con mayor concordancia a sus expectativas.

En la misma línea, una excelente idea es facilitarles una tabla o imagen a los colaboradores incluidos en el viaje, en la que se especifique las recomendaciones y aspectos más importantes a considerar durante su viaje.

Por supuesto, dicha tabla o imagen, puede ser facilitada por la plataforma tan solo con solicitarla.

2. Automatizar el proceso de reserva y seguimiento de viajes

A pesar de que hasta ahora no es posible automatizar determinados procesos directamente desde la plataforma de Chat GPT, sí es posible ofrecerle la mayor cantidad de información con la que, de forma automática, el bot pueda mostrarnos las mejores alternativas.

Es decir, la plataforma de OpenAI no puede acceder de forma automática y realizar reservas o compras en nuestro nombre, porque para eso necesitaría acceso a nuestros métodos de pago. No obstante, sí puede realizar gran parte del proceso de compra o reservación acorde a nuestra solicitud, dejando solo a nuestra responsabilidad el hecho de concretar la compra.

Sobre si exista o no, esta posibilidad a futuro, aún no se tiene certeza. Sin embargo, considerando la rapidez de los avances relacionados con la Inteligencia Artificial, no sería nada de extrañar.

Por otra parte, es importante destacar que, si bien, hasta ahora, no existe la automatización directamente dentro de la plataforma, sí es posible realizarla mediante un trabajo de desarrollo y configuración, utilizando Chat GPT como base. 

Claro que, para ello, se requieren una gran cantidad de expertos en el área, quienes, a través de complejos procesos, puedan desarrollar un sistema capaz de funcionar mediante esta automatización. 

De lo que no existe duda alguna, es que la organización que logre implementar o crear un programa de este tipo, de un gran adelanto en el sector.

3. Obtener asistencia instantánea y resolución de problemas a través de la plataforma

Los inconvenientes pueden suceder en cualquier situación y los viajes corporativos no son la excepción. Por suerte, con OpenAI Chat, gracias a la funcionalidad de poder obtener información en tiempo real, es posible encontrar una solución rápida a través de la plataforma.

Aunque por sí misma no puede solucionar situaciones, sí puede brindar excelentes alternativas, como lugares recomendados o plataformas, en las que nos puedan brindar asistencia o ayuden a solventar el problema.

Por supuesto, será indispensable ser muy específicos respecto a las circunstancias y condiciones. De este modo, las respuestas serán mucho más precisas y realistas.

4. Solicitar información sobre la documentación para viajes internacionales

Un uso de OpenAI Chat, que no puede pasar por alto a la hora de gestionar un viaje corporativo, es su capacidad de otorgar información respecto a la documentación necesaria para viajes internacionales.

En este caso, la mayoría del tiempo bastará con proveer información sobre la nacionalidad, lugar de residencia y el destino. En ese sentido, es importante recalcar que, los requisitos de ingreso para muchos países, varían de acuerdo a la nacionalidad y residencia del viajero, por lo que, ambos datos son igual de importantes que el país de destino.

Asimismo, si existe algún requisito extra motivo de la pandemia de Covid-19, es probable que el chat lo haga saber en la misma respuesta.

5. Utilizar OpenAI Chat para conocer la seguridad del lugar

Nuevamente, el acceso a la información en tiempo real se lleva el protagonismo.

Debido a que, sin importar si se trata de un viaje de negocios o recreativo, el conocer las condiciones de seguridad de la localidad o país de destino, es un tema esencial.

Chat GPT puede recolectar toda la información acorde no solo a las noticias o reputación general del lugar, sino a las estadísticas y cifras más recientes. De este modo, es posible discernir si es necesario tomar medidas extras de seguridad.

De hecho, al explicarle al Bot que planea uno o más viajes hacia un determinado lugar y quiere conocer su situación actual en cuanto a la seguridad, es probable que, a su vez, le ofrezca recomendaciones al respecto.

Aspecto que, por supuesto, sus ejecutivos o colaboradores que participen en el viaje, agradecerían enormemente.

6. Recibir consejos sobre actividades idóneas para disfrutar el tiempo libre

Algunos de los viajes corporativos, sobre todo los que tienen duración de varios días, dejan al menos un espacio libre a criterio del colaborador.

No obstante, aunque lo que el colaborador decide hacer durante el tiempo disponible, no suele ser decisión total de la empresa, es totalmente válido si esta le ofrece opciones adaptadas a su estilo, tiempo y preferencias.

Para lograrlo, basta con ofrecerle los detalles necesarios a Chat GPT, tales como la ubicación, el horario disponible y el tipo de lugar que se espera encontrar, y este mostrará una lista de los lugares más convenientes.

7. Conocer la gastronomía local

Algo muy importante que todas las personas deben tener en cuenta antes de llevar a cabo cualquier tipo de viaje, es saber acerca de la comida que se encuentra en ese sitio. No todo el tiempo podemos encontrar buena comida, a veces, la gastronomía del extranjero puede ser algo exótica y no gustosa para nuestro paladar.

Antes de viajar, puedes consultar con OpenAI sobre la gastronomía local del sitio al que deseas visitar, pudiendo así encontrar si le beneficia comer fuera de su hospedaje o mejor buscar otro sitio que visitar.

Recomendaciones para la utilización de Open AI en la planificación de los viajes corporativos

A pesar de que en la sección anterior tratamos diferentes consejos para optimizar la gestión de viajes corporativos con Chat GPT, en este apartado, recibirás una serie de recomendaciones que pueden ayudar no solo en la planificación misma, sino en la interacción con el bot.

1. Definir el objetivo principal del viaje

Sabemos que se trata de un viaje corporativo, sin embargo, definir cuál es el objetivo principal del mismo ayudará a Chat GPT a ofrecernos las ideas y soluciones más adecuadas a las necesidades del viaje mismo y del colaborador. 

Por ejemplo, especificar que se trata de un viaje de negocios con el objetivo de cerrar un trato con un proveedor, favorecerá que nos dé recomendaciones mucho más adaptadas a ello. 

Si seguimos en el mismo ejemplo y solicitamos recomendaciones, probablemente la plataforma nos daría una serie de tips para obtener una respuesta positiva en su oferta por el trato, en vez de proponer usar protector solar.

2. Verificar la información

Aunque Chat GPT-4 obtiene la información directamente de internet, y Chat GPT-3, de su base de datos, ambos pueden ofrecer información más o menos errónea en temas complejos o sobre los que no tiene total seguridad. 

La posibilidad de que Chat GPT-4 presente este tipo de inconvenientes es bastante menor, sin embargo, sigue siendo posible. 

Por eso, aunque tendría poco sentido verificar toda la información que nos ofrece la plataforma, sí es recomendable hacerlo cuando el hecho de tener datos erróneos, pueda representar importantes Consecuencias negativas.

3. Incluir un contexto detallado

Detallar el contexto de la información que se requiere puede marcar una enorme diferencia en la respuesta que ofrecerá OpenAI Chat. Debido a ello, es ideal que el bot conozca la situación general de la pregunta o petición que se realiza. 

Claro que, esto no será necesario en todos los casos, pero, será especialmente útil cuando se requiera una respuesta precisa y de complejidad alta. 

4. Utilizar un lenguaje claro y coherente 

Sobre todo, si la situación o pregunta que se plantea es bastante compleja o se desarrolla en un contexto muy amplio, es sumamente importante que el lenguaje utilizado sea claro, directo y coherente. 

Las palabras o frases innecesarias en el planteamiento, pueden terminar generando confusión en su interpretación y llevar a que ChatGPT facilite una respuesta parcial o totalmente errada.

¿Es seguro gestionar todo su viaje con OpenAI?

Con todo lo que ofrece la inteligencia artificial, son muchas las personas que han tomado en cuenta cada una de sus ventajas para aplicarlas en su día a día y así, facilitar, dentro de sus posibilidades, cualquier tarea cotidiana.

Sin embargo, no todos toman en cuenta que realmente la inteligencia artificial es un campo que aún nos falta mucho por explorar.

Gestionar un viaje es todo un reto, porque no solo significa nuestra movilización desde el punto A hacia el punto B. Significa administrar el dinero que utilizaremos durante nuestra estadía en el sitio de llegada, organizar la aerolínea con la que viajaremos, saber cuál es la que más se adapta a nuestro presupuesto, entre otros factores.

En todo ese proceso, una IA como OpenAI no puede encontrar una relación entre todos factores que ayude a tomar una decisión libre de riesgos.

Sin embargo, ChatGPT realmente es una herramienta totalmente funcional para conseguir mucha información al respecto de tu viaje y así, acelerar búsquedas tediosas.

Por eso, la mejor recomendación que le podemos dar, claro está, es utilizar OpenAI Chat para conseguir toda la información necesaria que pueda servirle de ayuda para su viaje. Desde sitios donde podría hospedarse, hasta los vuelos más baratos y los mejores sitios para comer.

Pero, siempre asegurándose de que la decisión sea tomada por usted y su equipo con la intervención de la Inteligencia Artificial, si lo considera necesario, mas no únicamente por ella.

¿En qué parte usted empieza participar en la gestión de su viaje?

Como fue mencionado anteriormente, OpenAI funciona como una excelente herramienta para poder conseguir todo tipo de información acerca del tema. Pero, la veracidad de la misma, de considerarse necesario, debe ser verificada; solo así, se tendrá certeza de que los datos obtenidos son verdaderos, y, por ende, seguros.

Sabiendo esto, ahora usted puede tomar una cantidad de horas de su día para preguntarle a la IA todo lo que desee acerca del destino de viaje, además de todas las dudas que necesite aclarar. En esencia, lo que más debe procurar, es que sea usted quien realice las reservaciones y compras.

Por supuesto, también debe comunicarse con las personas que lo recibirán, la aerolínea con la que vaya a viajar y, de ser posible, no está de más que revise dos veces la información.

Si al final del día, cumple con todas estas recomendaciones, probablemente pueda llegar a su destino sin mayores inconvenientes y habiendo ahorrado gran parte del tiempo que habría perdido investigando de forma manual.

OpenAI Chat: Una herramienta que puede marcar la diferencia en la forma de gestionar sus viajes 

En definitiva, OpenAI Chat se trata de una herramienta inigualable que ofrece un sinfín de beneficios tanto para la empresa, como para los colaboradores que se aventuran a seguir las tendencias en viajes de negocios.

Seguramente la gestión a través de este tipo de plataformas y utilizando la Inteligencia Artificial como protagonista, seguirá avanzando. Por los momentos, el adaptarse a ella a través de los diferentes consejos que le hemos mostrado a lo largo de este artículo, debe ser una de las prioridades de las empresas. 

Por otra parte, si usted toma la digitalización de su empresa como uno de los aspectos más importantes de su desarrollo, la invitamos a agendar una cita con nosotros.