Detección del fraude en gastos: cómo detectar y prevenir los informes falsos

Cuando se trata de la gestión financiera corporativa, el fraude es un riesgo muy real. Según los datos de Experian, casi el 60% de las compañías informó de un aumento en las pérdidas por fraude entre 2024 y 2025, por lo que la detección del fraude en gastos es cada vez más importante. Esto es lo que necesita saber para proteger mejor su negocio. 

¿Qué es el fraude en gastos? 

A un alto nivel, la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (Association of Certified Fraud Examiners, ACFE) define el fraude como “cualquier actividad que depende del engaño para lograr una ganancia”. Se convierte en un delito cuando el engaño o la tergiversación se utiliza para obtener una ventaja personal o para “privar a una persona u organización de su dinero o propiedad”.    

Por lo tanto, el fraude en gastos es cualquier acto deliberado para eludir las políticas de gastos de la compañía o informar gastos tergiversados o falsificados para obtener una ventaja personal.  

¿Por qué es importante estar al tanto del fraude en gastos? 

Por definición, el fraude es intencional, pero también puede ser accidental. Ya sea debido a que los empleados se apresuren a revisar los informes de gastos, interpreten erróneamente las políticas de gastos o cometan errores numéricos, el fraude en gastos es un problema costoso que afecta el resultado final de su negocio.  

De hecho, la ACFE informa que las organizaciones pierden el 5% de sus ingresos por fraude cada año, siendo 50,000 USD la mediana de pérdida de las compañías como resultado del fraude en el reembolso de gastos. La clave es detectarlo rápidamente, aunque lo ideal es evitarlo antes de que suceda. Cuanto más tiempo pase sin detectarse el fraude, mayor será el costo para su compañía.  

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Los tipos más comunes de fraude 

El fraude en gastos se presenta de varias formas; estas son las más comunes:  

• Gastos mal clasificados: se trata de compras no relacionadas con la compañía que se reclaman como gastos comerciales. Pueden ser de cualquier tipo, desde algo verosímil, como líneas de teléfono móvil y cenas caras, hasta algo exorbitante, como entradas a parques temáticos y pasajes de cruceros (¡sí, son ejemplos reales!). 
• Reclamaciones falsificadas: son reclamaciones que se presentan con documentación falsa, como cheques y facturas falsificados o recibos bancarios robados. Los documentos se suelen tomar de un amigo o familiar y se reclaman en el informe de gastos de un empleado como propio, o de un proveedor real y se alteran utilizando aplicaciones de diseño digital o herramientas de IA para inflar las cantidades. De hecho, según un estudio global reciente, el 75% de los viajeros de negocios cree que es al menos un poco probable que la IA ya se esté utilizando para fabricar gastos. Entre los encuestados de EE. UU., esa cifra aumenta hasta el 82%. 
• Múltiples reclamaciones: se trata de reclamaciones duplicadas que se vuelven a enviar intencionadamente para un reembolso adicional. Por ejemplo, un empleado puede presentar un informe de un producto o servicio que se adquirió en febrero y luego volver a presentarlo en abril y en septiembre con la esperanza de que los aprobadores no se den cuenta. Incluso pueden enviarse a diferentes aprobadores cada vez para reducir la posibilidad de ser detectado.  
• Reclamaciones infladas: estas reclamaciones se producen cuando un empleado envía un informe de gastos por un monto mayor del real. Por ejemplo, un empleado puede comprar más suministros de oficina de los que necesita y luego devolver algunos de los artículos. Luego envía el recibo original en su informe de gastos y recibe el reembolso del importe total, lo que le permite quedarse con el dinero de la devolución.  

Cómo detectar señales de alerta de fraude en gastos 

Para detectar el fraude en gastos dentro de su organización, debe observar los números, así como a las personas que los manejan. 

Esté atento a las señales de alerta en los gastos y la documentación, como las siguientes: 

• Informes de gastos duplicados 
• Gastos excesivos constantes e incumplimiento normativo 
• Recibos y facturas alteradas o incompletas  
• Transacciones alteradas dentro del sistema de contabilidad 

Según la ACFE, también debe considerar la conducta de los empleados y buscar señales de alerta típicas en el comportamiento, como las siguientes: 

• Irritabilidad o actitud defensiva 
• Falta de transparencia y renuencia a delegar 
• Relación inusualmente estrecha con un cliente o proveedor 

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Cómo prevenir el fraude en gastos 

Dado que el fraude suele ser difícil de detectar, llevar a cabo evaluaciones proactivas del riesgo de su compañía puede aumentar sus posibilidades de detectar el fraude de forma temprana o, idealmente, prevenirlo antes de que suceda. Compruebe la solidez de los protocolos de protección contra el fraude de su compañía con las siguientes preguntas:  

• ¿Su compañía tiene un proceso para supervisar el riesgo de fraude? Si es así, ¿quién es el responsable de este proceso y qué tan uniforme y proactivo es? 
• ¿El consejo ha aprobado su política de gestión de riesgos y ha definido su nivel de tolerancia al riesgo? 
• ¿Qué controles aplica actualmente para prevenir, disuadir y detectar el fraude?  
• ¿Cómo promueve un comportamiento ético, disuade las irregularidades y facilita una comunicación eficaz con los empleados? 

Para obtener más información sobre cómo realizar evaluaciones de prevención del fraude, puede ver este seminario web con expertos de SAP Concur o descargar la plantilla de revisión de prevención del fraude de la ACFE.  

Cómo ayuda la IA a protegerse contra el fraude  

Nada pone a su compañía más en riesgo de fraude que una dependencia de los procesos manuales. Los informes de gastos duplicados, las cantidades incorrectas y otros datos se pierden fácilmente cuando se procesan a mano y pueden costarle mucho a su compañía a largo plazo. Sin embargo, la IA puede auditar de forma rápida y precisa la información de gastos en cuestión de segundos.  

Con la detección automática, la IA puede supervisar continuamente las tendencias de gastos, analizar patrones y marcar gastos inusuales para una revisión más exhaustiva, mientras que los modelos de Machine Learning se adaptan a nuevos patrones de fraude. La IA puede identificar cosas que el ojo humano no puede identificar, como facturas falsas con logotipos realistas, fuentes, impuestos al valor añadido (IVA) y totales, que una persona podría pasar por alto. También puede detectar anomalías, cargos duplicados o recibos faltantes para los equipos de Viajes y Finanzas sin necesidad de que los equipos de IT definan, supervisen y actualicen manualmente las reglas. Y puede hacer todas estas cosas a gran escala.  

A pesar de que el fraude puede ser difícil de detectar, una estrategia proactiva es la mejor manera de defenderse contra él. Hable con un experto en soluciones de SAP Concur hoy mismo para saber cómo nuestras soluciones automatizadas con tecnología de IA, como Intelligent Audit, Concur Detect by Oversight y Verify, pueden detectar y prevenir eficazmente el fraude en gastos.