La Continuidad del Negocio
Por qué las compañías en crecimiento deberían digitalizar sus facturas
La clave para gestionar con éxito las cuentas por pagar (contabilidad) es la visibilidad: saber qué facturas han sido pagadas, cuáles están pendientes de aprobación, cuáles están vencidas y cuáles requieren atención inmediata. El desafío es que los procesos manuales y las facturas que llegan por correo electrónico, en papel, PDF y portales limitan su visión de lo que entra y lo que sale. A medida que su compañía crece, la complejidad y la confusión solo aumentan. La digitalización de facturas y la automatización de procesos de contabilidad proporcionan una medio para que las compañías obtengan claridad.
Con la eliminación de los flujos de trabajo manuales y el aumento del control, las organizaciones mejoran la precisión y el cumplimiento, aceleran las aprobaciones, refuerzan la gestión del flujo de caja, obtienen eficiencia y fortalecen las relaciones con los proveedores.
¿Cómo se benefician las organizaciones de la digitalización y automatización de la contabilidad?
La digitalización puede parecer un pequeño paso para mejorar la gestión de facturas. Pero considere lo que su organización podría hacer con el tiempo y los recursos liberados gracias al mejor procesamiento de facturas de su clase, por ejemplo, reducir los costos de procesamiento de facturas en un 70% (2.78 USD frente al promedio de 9.40 USD) o reducir los tiempos de gestión de facturas en un 66% de 9.2 días a 3.1 días, según descubrió la investigación de Ardent Partners.
Para comprender cómo las organizaciones pueden manejar más facturas con mayor eficacia mientras mantienen las operaciones optimizadas, este blog explorará:
- Por qué los procesos manuales obsoletos dificultan la eficiencia y limitan la visión completa y oportuna de los datos de contabilidad.
- Cómo la digitalización y la automatización mejoran la visibilidad, fortalecen el cumplimiento, hacen que los equipos de Contabilidad sean más productivos y utilizan herramientas impulsadas por la inteligencia artificial (IA).
- Por qué no puede permitirse esperar más para modernizar su función de contabilidad.
Por qué ahora es el momento adecuado para digitalizar sus facturas
Descubra cómo las organizaciones se benefician de la automatización de sus procesos de contabilidad y la gestión de la complejidad que aumenta con el crecimiento.
Cómo el crecimiento y los procesos obsoletos ralentizan la contabilidad
Los empleados de contabilidad dedican un tiempo considerable a reunir las facturas, buscar y validar detalles y conciliar facturas, órdenes de compra y recibos de productos. Cuando el volumen de facturas aumenta o los aprobadores no están disponibles, el proceso manual puede crear cuellos de botella significativos, lo que consume más tiempo y pone en riesgo tanto el cumplimiento normativo como las relaciones con los proveedores que desean respuestas y recibir su pago.
Con poca visibilidad de las obligaciones que dificultan la gestión y la previsión del flujo de caja, las organizaciones con procesos manuales de contabilidad se enfrentan a dificultades como las siguientes:
- El riesgo crece porque más facturas dificultan mantener registros limpios y establecer rastros confiables para las auditorías.
- Los datos inexactos e incompletos requieren una conciliación más manual por parte de equipos que ya están estresados, debilitan la elaboración de informes y la previsión, y minimizan la eficacia de las capacidades de automatización e inteligencia artificial (IA).
- Las excepciones consumen la energía del equipo y ralentizan los pagos, lo que provoca el desaprovechamiento de descuentos por pago anticipado o de precios preferenciales por parte de los proveedores.
¿Qué ventajas específicas ofrece la digitalización de las facturas?
Para las compañías en crecimiento con un número creciente de transacciones, la digitalización y la automatización optimizan el proceso de contabilidad, desde la recepción de facturas hasta la aprobación, gracias a que mejoran la eficiencia, aceleran la captura y la codificación, mejoran el cumplimiento y aumentan la visibilidad y el control.
Cómo los equipos de Contabilidad obtienen eficiencia por medio de la digitalización
La digitalización de las facturas cierra las brechas en los flujos de trabajo y ayuda a estandarizarlos, lo que significa que los empleados dedican menos tiempo a encontrar facturas en bandejas de entrada y portales, volver a escribir información y buscar detalles faltantes. Con un portal de autoservicio, los proveedores pueden enviar facturas y darles seguimiento a través del sistema, lo que reduce las llamadas y la devolución de llamadas con el equipo de Contabilidad y otros aprobadores. Los tableros y las herramientas de elaboración de informes permiten al equipo saber lo que está pendiente o atrasado y ver el próximo impacto en el flujo de caja.
Qué hace la IA para acelerar el procesamiento de contabilidad
Con el reconocimiento óptico de caracteres (OCR), el Machine Learning y herramientas de IA más avanzadas, las organizaciones pueden extraer y codificar fácilmente información de su creciente volumen de facturas. Las herramientas impulsadas por IA realizan una conciliación bidireccional de órdenes de compra y recibos, y al mismo tiempo detectan excepciones, duplicados y detalles faltantes, para que el equipo de Contabilidad no tenga que hacerlo y pueda centrarse en las aprobaciones.
Cómo la automatización de la contabilidad fortalece el cumplimiento normativo
Los flujos de trabajo simplificados y uniformes garantizan que se sigan las políticas y preservan la documentación para las auditorías. El cumplimiento está integrado en los procesos, haciendo cumplir sus controles preseleccionados en el momento del envío, en lugar de después de los hechos, y gestionando las aprobaciones con base en las políticas que usted establezca.
Por qué la integración mejora la visibilidad y el control de la contabilidad
Las ventajas de digitalizar y automatizar los procesos de facturación son considerables, pero las ventajas se multiplican cuando una solución de contabilidad está integrada con su ERP u otros sistemas empresariales, como los de viajes y gastos. La visión más amplia y holística de los sistemas integrados y basados en la nube simplifica la conciliación y el cierre de fin de mes, proporciona una visión en tiempo real del flujo de caja, potencia la elaboración de presupuestos y previsiones, y reduce la carga para los equipos de IT.
Conclusión: soluciones de digitalización de la contabilidad
La digitalización proporciona claramente ventajas en materia de visibilidad y eficiencia para las compañías en crecimiento que buscan escalar y mejorar su gestión de facturas y procesos de contabilidad. Concur Invoice ayuda a las organizaciones a automatizar su función de contabilidad de principio a fin y reduce los costos de procesamiento de facturas, ya que gestiona facturas 2.5 veces más rápido y reduce los costos en un 20% en comparación con los flujos de trabajo manuales, según descubrió la investigación de 2024. La digitalización también ofrece otras ventajas valiosas que ayudan a las compañías en cualquier momento, pero son especialmente importantes en medio del crecimiento, el aumento de los costos y la volatilidad económica y geopolítica sostenida: la capacidad de obtener información casi en tiempo real para usarla como base para una toma de decisiones más segura.
Por qué ahora es el momento adecuado para digitalizar sus facturas
Descubra cómo las organizaciones se benefician de la automatización de sus procesos de contabilidad y la gestión de la complejidad que aumenta con el crecimiento.
Preguntas frecuentes: Por qué las compañías en crecimiento deberían digitalizar sus facturas
P: ¿Por qué es importante la visibilidad en la contabilidad?
R: La visibilidad ayuda a las organizaciones a comprender los pasivos actuales y futuros, mejorar la gestión del flujo de caja y tomar decisiones financieras más informadas.
P: ¿Qué desafíos enfrentan las compañías en crecimiento con los procesos manuales de facturación?
R: Los flujos de trabajo manuales de contabilidad requieren un tiempo significativo para la captura, la validación y las aprobaciones de datos. A medida que aumenta el volumen de facturas, las organizaciones corren el riesgo de sufrir demoras, errores, problemas de cumplimiento y relaciones tensas con los proveedores.
P: ¿Cómo mejora la eficiencia la digitalización de las facturas?
R: La digitalización permite automatizar la captura, la codificación, el enrutamiento y las aprobaciones de facturas. Acelera el procesamiento, reduce los costos y ayuda a los equipos de Contabilidad a gestionar mayores volúmenes de facturas con menos recursos.
P: ¿Qué papel puede desempeñar la IA en el procesamiento de facturas?
R: Las tecnologías de IA pueden extraer datos de las facturas, realizar conciliaciones bidireccionales y tridireccionales, identificar excepciones y señalar duplicados, lo que permite a los equipos de Contabilidad centrarse en las actividades estratégicas.
P: ¿Cómo agrega valor la integración con ERP y otros sistemas?
R: La integración proporciona una vista en tiempo real de los datos financieros, simplifica la conciliación y el cierre de fin de mes, mejora la previsión y mejora la visibilidad y el control generales en toda la compañía.
