6 características claves de una buena herramienta para el control de gastos

5 de abril de 2021

Las soluciones de control de gastos forman parte de los recursos claves que debe tomar en cuenta toda empresa entre sus inversiones en tecnologías de la información, ya que este tipo de herramientas resultan especialmente relevantes para organizaciones que experimentan frecuentes viajes corporativos y otros procesos que involucran cargos ante distintos proveedores y con diferentes conceptos, difíciles de seguir de manera manual y sin apoyo tecnológico para la supervisión.

Si bien son ampliamente recomendadas, las soluciones de control de gastos solo agregan valor a las operaciones, simplifican tareas y refuerzan la capacidad de monitoreo si cuentan con características específicas que denotan calidad y tecnología de punta.

Ahora bien, ¿cuáles son estas cualidades que debe buscar en este tipo de herramientas? A continuación, profundizamos en algunas de las más importantes.

1. Simplificación de los reportes de gastos

Una herramienta de calidad hace que los reportes de gastos sean simples, rápidos y, a la vez, precisos: esto se debe a que permite que los cargos de tarjetas de crédito, proveedores seleccionados y fotos de recibos se llenen previamente en su sistema.

Así, los administradores y gerentes tienen la oportunidad de clasificar, mapear y evaluar los gastos para luego generar reportes con cargos aprobados que hayan sido previamente analizados en profundidad.

Este proceso simplificado y digital para la emisión de los informes ayuda a reducir los costos en papel y optimiza de manera sustancial el tiempo de trabajo.

2. Agilización de la entrega de reembolsos

La experiencia del empleado se ve beneficiada con la incorporación de una solución de control de gastos.

Gracias a este recurso y a características como la mencionada anteriormente, el proceso de revisión de cargos es mucho más preciso y ágil, lo cual se traduce en una rápida entrega de reembolsos: en concreto, este tipo de soluciones pueden reducir hasta dos tercios el tiempo que normalmente las empresas tardan en realizar estos reintegros de capital.

Esta agilización ayuda a que los colaboradores valoren de forma positiva los procesos administrativos de la empresa al asociarlos con valores como la precisión, la eficiencia y la transparencia.

Al mismo tiempo, contribuye con la estabilidad financiera de los colaboradores que hayan realizado gastos corporativos al fomentar la motivación y el compromiso laboral.

3. Captura de gastos por medio de imágenes

Un sistema de calidad permite que los trabajadores, administradores y terceros involucrados con la organización tomen fotos de los recibos para que la información de estas sea cargada automáticamente a la base de datos.

Este elemento diferenciador no solo favorece la administración del tiempo y mejora la experiencia, sino que también elimina los clásicos problemas en la captura manual de datos que derivan en informes imprecisos que deben ser revisados nuevamente.

En consecuencia, igualmente se reducen los costos extra asociados a la resolución de problemas, las duplicidades, la repetición de tareas y reembolsos sobreestimados.

4. Acceso móvil a funcionalidades

Gracias a una herramienta de control de gastos de calidad, es posible realizar reclamos, cargar información y disfrutar de otras funcionalidades desde diferentes lugares y dispositivos.

Así, por ejemplo, los administradores pueden obtener los cargos de viaje de un empleado antes de que culmine su estancia en otra región o país y tienen la oportunidad de visualizarlos aunque no se encuentren en la oficina, es decir, desde la comodidad de sus dispositivos móviles.

Esto se debe a que un buen sistema permite el acceso de múltiples usuarios autorizados de manera simultánea y sin importar la ubicación geográfica ni el dispositivo o equipo utilizado.

Además, centraliza la información en servidores remotos de la nube, los cuales cuentan con amplia capacidad y están disponibles para todos los usuarios involucrados.

5. Automatización de la auditoría de reportes

Solo quienes han auditado reportes de gastos de manera manual saben lo agotadora y lenta que es esta tarea, la cual además resulta altamente propensa a errores, pues a cualquier persona se le puede pasar por alto un valor o número entre tanta información.

Por suerte, las herramientas de control más sofisticadas ya incluyen recursos para automatizar estas inspecciones debido a la incorporación de la inteligencia artificial y el aprendizaje automático.

Estas soluciones revisan de forma sistemática los gastos y recibos, tomando en cuenta las políticas internas de la empresa y detectando patrones que puedan asociarse a riesgos, amenazas y fraudes.

Así, los gerentes de gastos encuentran información sospechosa que les permite impulsar ajustes y proteger las finanzas antes de realizar reembolsos.

6. Respaldo de un proveedor de calidad

Una herramienta de control de gastos solo será ampliamente aprovechada y de alto impacto si está respaldada por un proveedor de calidad que tenga experiencia y ofrezca tecnologías de punta.

En primer lugar, un buen proveedor cuenta con una plataforma tecnológica propia que le permite actualizar y mejorar constantemente sus soluciones para, de esta manera, garantizar una experiencia óptima a los usuarios finales y evitar que las empresas deban incurrir en gastos extra asociados a trabajos técnicos en los sistemas.

Sumado a esto, ofrece asesoramiento experto como complemento, especialmente en las fases de implementación y capacitación sobre el uso de sus herramientas.

El servicio de soporte en general y los mecanismos de seguridad de datos —que potencian y aseguran la privacidad de la información confidencial de cada empresa— también forman parte de los agregados de valor que un buen proveedor aporta a sus soluciones.

¡Bien! Estas son algunas de las cualidades claves que caracterizan a una herramienta de control de gastos que cumple con altos estándares de calidad.

Lo mencionado en este artículo refleja que, en líneas generales, una buena solución incrementa de forma sustancial la visibilidad, acelera los procesos administrativos y aumenta la capacidad de detección de patrones de fraudes al dejar a un lado de manera definitiva el trabajo manual y todas las imprecisiones que conlleva.

¿Le pareció interesante esta lectura? Nos gustaría conocer su experiencia con el control de gastos y, si desea, podemos brindarle mayor información sobre las mejores herramientas de control del mercado, así que ¡no dude en dejar un comentario!