7 cualidades esenciales de un proveedor de soluciones de control de gastos

​26 de abril de 2021

Incorporar soluciones de control de gastos es un paso estratégico que puede llevarle a mantener en óptimas condiciones el flujo de caja e incrementar la capacidad de control sobre las finanzas y el capital de la empresa.

Eso sí, obtendrá estos grandes beneficios para la gerencia financiera solo si las herramientas y recursos implementados están respaldados por un proveedor de calidad que le permita construir un sólido entorno digital para el monitoreo y seguimiento.

Ante esta realidad, a continuación abordaremos cuáles son esas cualidades y fortalezas que debe buscar y priorizar en un proveedor de soluciones de control de gastos.

¡Tome nota!

1. Autoridad y liderazgo en el segmento

Años de experiencia, alcance internacional y autoridad en el segmento de mercado de viajes y gastos (T&E) son aspectos que demuestran el liderazgo y la reputación de un proveedor de este tipo de recursos.

A la hora de hacer inversiones en tecnologías, debe asegurarse de contar con el apoyo de verdaderos expertos que tengan resultados comprobados para después trasladarlos a su empresa y, así, satisfacer sus necesidades particulares.

Por este motivo, es importante que analice con minuciosidad las valoraciones y calificaciones de los usuarios que ya han utilizado parte del catálogo de soluciones del proveedor.

Asimismo, una muy buena idea es conocer y estudiar los casos de éxito, especialmente de empresas que hayan logrado superar problemas como los que enfrenta la suya en la actualidad.

2. Plataforma tecnológica propia

La experiencia del usuario y aprovechamiento de la herramienta dependen, en gran parte, de las actualizaciones y las labores técnicas del proveedor.

Esto hace que resulte conveniente acudir a empresas que cuenten con plataformas tecnológicas propias que sean optimizadas constantemente y gestionadas de forma ágil y oportuna.

De esta forma, su compañía hará una inversión única para adquirir la licencia y funcionalidades de la solución sin verse en la obligación de luego contratar a terceros para llevar a cabo actualizaciones y adaptaciones a los nuevos requerimientos.

También, si el proveedor cuenta con su propia plataforma, le brindará respuestas mucho más rápidas ante cualquier eventualidad y necesidad de soporte, un punto que abordaremos con mayor profundidad más adelante en este artículo.

3. Almacenamiento en la nube

El control de gastos a distancia y en todo momento solo será posible si el proveedor le ofrece soluciones con almacenamiento en la nube.

Así, la información de interés estará alojada en servidores remotos en vez de equipos informáticos específicos, lo cual garantizará el acceso desde diferentes lugares y dispositivos.

El almacenamiento en la nube también representa mayor fiabilidad, pues disminuye el riesgo de la pérdida de datos de interés a raíz de la avería de un determinado equipo.

4. Altos estándares de seguridad

Una de las principales preocupaciones de los gerentes financieros a la hora de contratar una solución de control de gastos es la seguridad de los datos, ya que este tipo de recursos abarca información confidencial y altamente sensible que solo debe estar al alcance de usuarios que tengan autorización previa.

En virtud de esto, los mejores proveedores del mercado tienen como prioridad garantizar altos estándares de seguridad mediante la inclusión de cifrado de datos y, en general, una sólida arquitectura de privacidad informática.

5. Asesoramiento experto

Un buen proveedor le apoyará desde las fases previas a la implementación de las soluciones de control de gastos y, posteriormente, le guiará en cada una de las etapas de uso y aprovechamiento de la herramienta.

Esto ayudará a que la curva de aprendizaje y de adaptación a la solución sea mucho más ágil y satisfactoria. Al mismo tiempo, garantizará que el recurso contratado tenga un alto impacto en su empresa y su estrategia de control de gastos.

El asesoramiento experto de calidad incluye activos de transferencia de conocimientos, materiales de capacitación y, en general, una guía permanente sobre las mejores prácticas para monitorear los gastos de forma digital, precisa y en tiempo real.

6. Sólido servicio de soporte

El servicio de soporte debe estar orientado tanto a administradores y encargados de configurar y supervisar los sistemas, como a usuarios o personas que utilizan de manera activa y diaria las soluciones.

La atención de un proveedor de calidad incluye desde la resolución y respuesta ante preguntas frecuentes hasta el apoyo en caso de fallas técnicas y dificultades para el uso de los recursos.

Incluso, algunos proveedores cuentan con tableros que presentan información actualizada sobre la disponibilidad y rendimiento del servicio de acuerdo a la ubicación del usuario y el servicio contratado.

7. Variedad de soluciones

Para que un proveedor de soluciones de control de gastos se convierta en un aliado estratégico para los líderes financieros —que fomente la productividad y visibilidad integral— necesita ofrecer un amplio catálogo de productos.

Algunas herramientas relevantes y de gran utilidad para el monitoreo de los gastos que deben proporcionar los especialistas son:

Herramientas de creación de informes

Estas soluciones centralizan los informes de gastos y permiten cargarlos previamente en un sistema, lo cual simplifica los procesos de mapeo, clasificación y reembolso, entre otros.

Sistemas de auditoría de reportes de gastos

Ya sea por errores inocentes o por fraudes deliberados, estos sistemas detectan inconsistencias en los reportes de gastos, lo cual fomenta el ahorro y el cumplimiento de las políticas de gastos.

Además, al permitir la verificación ágil y sistemática, optimizan el tiempo y reducen la carga laboral a los trabajadores.

Soluciones de captura de distancia recorrida

Esta herramienta permite capturar y registrar de forma automática el kilometraje de los traslados de los empleados, lo cual reduce el riesgo de fraude, incrementa la visibilidad y agiliza los reembolsos.

¡Bien! Ahora conoce, a ciencia cierta, qué cualidades y potencialidades necesita buscar en un proveedor de soluciones de control de gastos.

La confiabilidad, la infraestructura tecnológica y el acompañamiento continuo son, en líneas generales, los aspectos más importantes.

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