Administración de gastos: 5 áreas claves de su empresa para optimizar el proceso

15 de Junio de 2022

Una buena administración de gastos es fundamental para ejercer una gestión financiera y contable eficaz y saludable.

No preocuparse por este aspecto puede comprometer los niveles de productividad de la compañía y ser la causa del descontrol e incremento en la estructura de costos.

Por otra parte, si no existe una administración de gastos eficiente y transparente, la empresa no podrá acceder a los beneficios y deducciones fiscales que le correspondan.

Cuando hablamos de administración de gastos, inmediatamente es necesario pensar en mecanismos eficientes de seguimiento de operaciones y compras, organización financiera y acceso permanente a información de interés.

La forma de obtener todo esto y más, es a través de los softwares de gestión y otras tecnologías que llegaron al mercado para quedarse y convertirse en aliados inmejorables de las empresas.

En este artículo, le compartiremos cuáles son las áreas claves de su empresa que le ayudarán a optimizar el proceso de administración de gastos.

¿Listo? ¡Continúe leyendo!

1. Administración y finanzas

Es sin lugar a dudas el área más importante cuando hablamos de administración de gastos, ya que en ella se estructura y ejecuta el presupuesto de la empresa.

En la actualidad, la digitalización del área administrativa y financiera de las empresas dejó de ser una opción para convertirse en una necesidad impostergable.

La implementación de un sistema de control de costos ayudará a reducir y administrar los gastos de manera eficaz.

Los sistemas de control de costos ofrecen a las empresas los siguientes beneficios:

  • Enviar, revisar y aprobar informes de gastos al momento.
  • Obtener recibos y procesar informes de forma automática.
  • Ejecutar y modificar políticas de gastos de manera fácil y sencilla.
  • Obtener un panorama completo de la situación financiera de la empresa, conectando con ERP.
  • Permite identificar tareas que se encuentran dentro de los límites presupuestarios y evitar aquellas que continuamente exceden los límites. 

2. Recursos humanos

La mejora continua de los procesos que se ejecutan desde esta área, como captación, selección, capacitación, programas de incentivo, dotación de herramientas e insumos de trabajo, gestión de viajes y elaboración de nómina, entre otros, contribuirá en la optimización de la administración de gastos.

En este sentido, la adopción de un software de gestión, sin importar el tamaño de la empresa, facilitará el flujo de trabajo tanto para el empleado como para el departamento, minimizará los errores de cálculo y permitirá el acceso inmediato a información importante.  

Tal es el caso de los softwares de viajes y gastos, los cuales automatizan los flujos de trabajo y ofrecen los siguientes beneficios:

  • Otorgan autonomía a los empleados para reservar los viajes.
  • Facilitan a los empleados el cumplimiento de las políticas.
  • Hacen fácil y sencilla la reserva de vuelos, automóviles, hoteles y trenes.
  • Proporcionan herramientas móviles que permiten el cambio de reservas, compartir itinerarios y obtener información sobre actualizaciones de viaje.
  • Registran todos los datos de gastos y viajes.

También existen soluciones digitales para la gestión de contratación que, entre otras funciones, permiten:

  • Publicar anuncios de empleo.
  • Recibir y clasificar solicitudes de empleo.
  • Ejecutar todo el proceso.
  • Evitar retrasos y errores propios de los procesos manuales.

3. Marketing 

El marketing es otra de las áreas claves para optimizar el proceso de administración de gastos de la empresa.

En este aspecto, es necesario elaborar un presupuesto que, primero que nada, permita demostrar que el capital que se designa a esta área no es un gasto, sino una inversión inteligente. Segundo, que ayude a realizar un seguimiento eficaz de dicha inversión.

Si bien, tanto elaborar el presupuesto como ejecutarlo y hacerle seguimiento, puede significar una tarea ardua y compleja, existen herramientas digitales de gestión que pueden ayudarle a realizar todo esto de una forma sencilla y rápida.  

Además de contribuir en la optimización del proceso de administración de gastos, el diseño y cumplimiento del presupuesto de marketing ofrece las siguientes ventajas a la empresa:

  • Contribuye con una mejor toma de decisiones de inversión.
  • Ayuda al departamento a orientar sus objetivos de manera sostenible.
  • Permite hacer más con menos.
  • Otorga al departamento libertad financiera para diseñar nuevas y creativas estrategias. 

4. Compras 

El área de compras, como su nombre lo indica, es la encargada de ejecutar una buena parte de los gastos de la empresa y es precisamente por eso que llevar un control eficiente y actualizado de los inventarios del negocio será de gran utilidad para optimizar el proceso de administración de gastos.

Una correcta integración de sistemas de gestión en esta área contribuirá al mejor aprovechamiento de los recursos, evitará compras innecesarias y permitirá el control eficiente de stock y la rotación adecuada de inventario. 

5. Producción y ventas 

El área de producción es el alma de las empresas de manufactura y precisamente por eso es un departamento clave para optimizar el proceso de administración de gastos del negocio.

Actualizar periódicamente todos los costos de producción, hacer seguimiento y analizar los gastos, garantizará el crecimiento sostenible de la empresa y altos márgenes de ganancia.

Así mismo, el área de ventas es también una parte importante dentro de la producción de la compañía.

Reducir y llevar un buen control de gastos de ventas, contribuirá a optimizar el proceso de administración de gastos de todo el negocio.

Soluciones digitales como SAP Concur Request, SAP Concur Drive y SAP Audit Services le ayudarán a tener un mejor control y un mayor seguimiento de las ventas de su empresa, permitiendo que realice las siguientes operaciones:

  • Auditorías.
  • Minimizar errores y aumentar la productividad con la digitalización de procesos.
  • Promover la cultura de ahorro.
  • Controlar y supervisar el cumplimiento de horarios.
  • Capacitación del talento humano.
  • Promover la cultura corporativa.
  • Implementar el pago de incentivos por objetivos alcanzados.

¡Llegamos al final! Con esta información está listo para identificar las áreas claves de su negocio y, de esta manera, optimizar el proceso de administración de gastos.

En este nuevo siglo, los softwares de gestión son herramientas indispensables para agilizar, facilitar y optimizar los diferentes procesos de las empresas.

La digitalización de las diferentes áreas del negocio contribuye no solo a optimizar el proceso de administración de gastos, sino que además incrementa la rentabilidad y competitividad de la empresa.

Si le resultó útil este artículo y desea obtener más información sobre la gestión de gastos corporativos, le invitamos a leer el artículo sobre los tipos de planeación financiera: cuál se adapta a sus objetivos y expectativas empresariales.