Administrar el gasto de forma proactiva: ¿cómo te ayuda una herramienta de automatización y digitalización?

26 de Mayo 2021

Administrar el gasto de manera eficiente es imprescindible para toda organización. Y hoy en día, gracias a la transformación digital, las soluciones de automatización de control y registro de gastos se han vuelto grandes recursos para maximizar la productividad de las organizaciones.

¡Perder recibos y gestionar enormes hojas de cálculo es cosa del pasado!

Si quiere conocer cómo una herramienta de automatización y digitalización lo puede ayudar a gestionar eficientemente los gastos de tu empresa ¡siga leyendo!

¿Qué es una herramienta para administrar el gasto?

Son soluciones que integran todos los datos de gastos de manera que puedan gestionarse y controlarse de manera eficiente, sin importar dónde se produzcan, a través de un software. Cuentan con un gran número de utilidades pensadas para ahorrar tareas, tiempo y dinero.

Sus principales funciones son:

  • Revisar y aprobar informes sobre gastos de forma rápida.
  • Recopilar gastos desde múltiples fuentes, facilitando la importación de imágenes de recibos y conexión con proveedores.
  • Agilizar el envío de informes de gastos precisos conforme a las políticas de la empresa.

Con un software para administrar el gasto, una organización puede visualizar en tiempo real los gastos que se están produciendo.

¿Cuáles son los beneficios de una herramienta de automatización?

Con una herramienta de automatización, el colaborador puede digitalizar personalmente los recibos que se generan. Con solo una foto, la aplicación puede sincronizar automáticamente sus datos con el sistema que posee la empresa. 

Esto posibilita el reembolso de dinero de una manera más rápida, permitiendo administrar el gasto de manera expedita.

Como los gastos impactan automáticamente en el sistema, el tiempo en la carga de datos y auditorías se vuelve inexistente.

Integrar esta solución a las operaciones de una organización les permite:

  • Unificar de principio a fin los gastos de la empresa;
  • Aumentar la visibilidad de las transacciones;
  • Mejorar el cumplimiento normativo;
  • Simplificar los procesos.

No está de más mencionar la cantidad de veces que una organización pierde tiempo en el traspaso de información en tareas como recepción de facturas de proveedores, autorización de gastos, recibos, permisos, etcétera.

La coordinación de los sectores con aplicaciones destinadas a la gestión empresarial es completamente diferente a la de las empresas que no las usan. Los instrumentos de soporte para administrar el gasto se han vuelto vitales para las grandes corporaciones.

¿Estas herramientas funcionan individualmente?

Algunos software brindan la posibilidad de interactuar con otras aplicaciones. Esto permite crear un ecosistema, controlando las líneas de gastos de todas y cada una de las partes.

De esta manera, la empresa también puede obtener, de forma rápida y precisa, los recibos electrónicos de cualquier empresa asociada. Por eso, administrar el gasto mediante la unificación de aplicaciones no solamente reduce los costos y el tiempo de manera considerable, sino que eleva la confiabilidad de las operaciones.

Un ejemplo de lo anterior es la contratación de un automóvil por parte de un colaborador. En este caso, el prestador del servicio emite un recibo electrónico y este se graba automáticamente en el sistema. Esto evita rendir el ticket en la empresa para que se autorice, se digitalice y sea reembolsado.

Al administrar el gasto de esta manera, no hay que realizar un trabajo adicional al momento de retornar a la empresa, pues estas herramientas están pensadas para facilitar el trabajo de las partes involucradas. Los colaboradores y empleadores pueden contar con un respaldo en la palma de su mano y en cuestión de minutos.

¿Qué otros beneficios pueden ofrecer?

Una solución con estas características es tan útil para el empleado como para el empleador. Un ejemplo de esto es la transmisión de informes de gastos: si es necesario aprobar una serie de gastos estando en otro país, el sector administrativo o incluso el jefe puede usar la aplicación para dar el visto bueno. De esta forma, el proceso de aprobación toma solo unos minutos.

Para añadir más beneficios a la empresa, algunas de las aplicaciones para administrar el gasto ofrecen la posibilidad de entrelazar los conectores financieros de la organización. Entre ellos encontramos los sistemas de recursos humanos, contabilidad, CRM —Customer Relationship Management— y ERP—Enterprise Resource Management.

Otro beneficio es la resolución de problemas relacionados con las órdenes de compra, ya que el tiempo que se pierde entre el pedido al sector de compras y la recepción por parte del proveedor a menudo es muy largo. Si se cuenta con esta herramienta, solo se debe introducir el pedido en la aplicación, y el sector de compras lo podrá recibir, autorizar y enviar en un corto plazo.

¡Todo en tiempo real y con registros ya digitalizados en el momento de carga!

¿Qué sistemas pueden entrelazar?

Entre los sistemas que se pueden entrelazar con estas soluciones se encuentran:

  • ADP;
  •  Netsuite;
  •  Quickbooks;
  •  Salesforce;
  •  Workday;
  •  Microsoft Dynamics GP, entre otros.

 Sin duda alguna, la potencia que presentan estas aplicaciones en la actualidad va más allá de lo imaginado.

En conclusión, contar con un software de administración de gastos es una excelente manera de simplificar el proceso de gastos de viaje de negocios y su seguimiento, así como de aumentar la productividad de su empresa.

Ahora que conoce todos los beneficios de las herramientas de automatización de gastos, lo invitamos a leer nuestro artículo: "SAP Concur Expense: ¿qué beneficios trae a su empresa?"