Estrategia cero papel: ¿cuáles son sus ventajas y cómo implementarla?

 
27 de Octubre de 2021

Con la llegada de la transformación digital empresarial, algunos procesos han cambiado para siempre, especialmente aquellos relativos al uso de papel para trámites y acuerdos.

Bajo este contexto, la estrategia cero papel es un punto de inflexión en muchas organizaciones que buscan eficientar sus procesos y, por supuesto, contribuir positivamente con el planeta.

También conocida como despapelización, la automatización a través de software —como las soluciones de gastos, gestión de las relaciones con los clientes o gestión de recursos empresariales— ha ocasionado que la administración documental sea una tarea más sencilla y productiva.

En este artículo abordamos cómo puede generar una excelente estrategia cero papel en su empresa, aprovechando todos sus beneficios.

¿Qué es la estrategia cero papel?

El término "cero papel" es una estrategia utilizada por organizaciones que buscan mostrarse y ser más amigables con el ambiente al eliminar el uso del papel dentro de las operaciones rutinarias.

En los años recientes, este concepto ha tomado más fuerza e importancia gracias a la responsabilidad social, una metodología o cultura de trabajo que busca convertir a las compañías en entidades socialmente responsables y conscientes de su impacto en el medio ambiente.

Asimismo, esto impacta positivamente en la percepción que tienen los consumidores y usuarios acerca de las marcas convirtiéndose así, en un factor diferencial desde el punto de vista competitivo.

En síntesis, la despapelización permite que una organización pueda desprenderse del papel y utilice el medio virtual para desarrollar la mayor parte de sus procesos repetitivos, complejos y/o que no demandan la intervención humana.

La estrategia, generalmente se acompaña de un sistema electrónico que permite eficientar las tareas y actividades tradicionalmente manuales, facilitando así las etapas administrativas y de gestión.

¿Por qué es importante considerarla para una empresa?

Teniendo en cuenta que la estrategia cero papel involucra procesos y cambios realmente trascendentales en el funcionamiento de una empresa, muchos gerentes y CEOs se harán la pregunta: ¿vale la pena adoptar esta metodología de trabajo cuando la organización funciona en formato de papel?

La respuesta es sencilla: considerando el contexto actual, el papel es una herramienta de trabajo que produce costos muy elevados en virtud de los insumos necesarios para la impresión de los documentos, así como del espacio para su almacenamiento y de los trámites logísticos. Por eso, es extremadamente recomendable minimizar su consumo estimulando prácticas más económicas y sostenibles.

Dicho esto, vale la pena abordar un tema que muchos desconocen o ignoran sobre la estrategia cero papel y que se resume en las poderosas ventajas que provee esta metodología.

Ventajas del "cero papel"

La digitalización posibilita que la empresa centralice la información corporativa, optimizando así el acceso a los documentos relevantes. Asimismo, permite gestionar los plazos de forma adecuada y obtener otros beneficios como:

Reducir los tiempos de búsqueda de información

La estrategia cero papel involucra herramientas y plataformas que permiten recopilar, ordenar y disponibilizar información para todo el que cuente con las credenciales necesarias, todo de manera instantánea.

Si sus colaboradores invierten tiempo valioso de trabajo buscando en archivos físicos documentos como contratos, transacciones, aprobaciones y declaraciones, es una señal de que la empresa necesita digitalizar rápidamente dichas actividades.

Mayor seguridad

Del mismo modo, si conserva documentos importantes en archiveros o salas en sus instalaciones, eventos como incendios, moho y humedad pueden deteriorar el material físico y producir muchos problemas, sin hablar de la facilidad del robo o sustracción de estos documentos por terceros.

Al poseer herramientas digitales, con sincronización automática en la nube y métodos de seguridad para acceder y disponer de los procesos e informaciones, su organización tendrá completa certeza de que cada etapa estará blindada.

Flexibilidad

Otro aspecto interesante es la oportunidad de acceder en pocos pasos a la información importante de la empresa a través de cualquier dispositivo móvil con acceso a Internet. Una ventaja especialmente importante para compañías con empleados que viajan o no están toda la jornada dentro de las instalaciones de la organización.

Disminución de los costos

Como ya lo hemos mencionado, la posibilidad de cortar gastos relacionados con la gestión documental, por ejemplo, de alquiler de espacios físicos, utilización de papel, impresiones, logística de movilidad y procesamiento, así como el desecho de material antiguo o depreciado, también forma parte de los beneficios de incorporar la estrategia cero papel.

Dicho esto, lo que nos queda por compartir con usted son aquellos pasos, procesos y actividades que se recomiendan agregar si se pretende sumar a esta tendencia.

¿Cómo implementar la estrategia "cero papel"?

Al convertirse en una organización cero papel, su empresa se posicionará como un negocio empático con las necesidades y requerimientos de los clientes y, por supuesto, de los empleados ocasionando, de este modo, un mejor posicionamiento de la marca ante la mirada de su público objetivo.

En efecto, existen varias acciones que pueden ser ideales para pavimentar el camino hacia la transformación digital y así, eliminar el uso del papel en las empresas de manera progresiva y controlada. A continuación, conozca tres de ellas:

Uso de dispositivos tecnológicos

A través de cámaras, sensores de movimiento y otras tecnologías IoT (Internet of Things), los colaboradores podrán concientizarse paulatinamente sobre el consumo de insumos y de energía que no beneficia a la empresa ni al medio ambiente.

Incorporar sistemas de gestión documental

Por supuesto, sustituir el uso del papel por una versión digital gracias a la capacitación del personal y la supervisión constante es vital para que un sistema de este tipo pueda ser útil y efectivo.

Esta solución producirá el desprendimiento progresivo del papel y traerá a la mesa beneficios como los antes mencionados.

Además, otras tecnologías como los sistemas de gestión de gastos, pueden ayudar a su empresa a mejorar otros procesos y flujos de trabajo que manualmente tomarían más tiempo.

Digitalización global

Por último, esto debe llevarse tanto a procesos internos como a la experiencia del cliente, para asegurar la comodidad y la seguridad en cada etapa.

Por ejemplo, sustituir procesos claves en papel por actividades digitales en cada departamento, provocará un cambio de paradigma y, con ello, la correcta implementación de la estrategia.

¡Es todo!

Es importante resaltar que la estrategia cero papel debe planificarse y estructurarse de manera que cada área de la empresa pueda adaptarla correctamente y que el personal pueda manejarla de manera eficiente para el beneficio de todas las partes.

Es necesario definir en primer lugar qué procesos se quieren despapelizar para llevar a la organización por el camino hacia el objetivo y escalar esta tarea hasta llegar a una digitalización total y optimizada.

Para complementar su lectura, le recomendamos visitar nuestro artículo sobre los beneficios de los sistemas de gestión empresarial en la nube.