Aprenda las diferencia entre caja chica y fondo fijo

24 de mayo de 2022

El control de gastos es parte esencial de cualquier política de gestión empresarial expansiva, sin importar en que segmento de mercado se desenvuelva su organización o el tamaño de la misma. Y dentro de este ámbito, entender la diferencia entre caja chica y fondo fijo es crucial.

Las exigencias del mercado actual, es decir, de un mercado globalizado, empujan constantemente a las empresas a mejorar su gestión administrativa y al uso de soluciones digitales.

Así las cosas, la contabilidad es la historia de su empresa contada a través de números, y consiste en el registro de todas las cuentas y transacciones que son producto o resultado del giro comercial, permitiendo un rastreo de todas las operaciones.

Con esta digitalización avanzada, podemos hacer seguimiento de la caja chica y el fondo fijo con efectividad. Para ello, antes hay que entender estos conceptos.

¡Siga leyendo para conocerlos a profundidad!

¿Qué es la Caja Chica?

La Caja Chica es un fondo de dinero que se destina para gastos menores o de menor cuantía, el objetivo de este es que en la empresa haya dinero disponible para los gastos de simple administración, por lo cual no sea necesario o amerite emitir cheques o transferencias de tipo de electrónica.

Algunos ejemplos de estos gastos son las dietas, compras en negocios pequeños, materiales de oficina y suministros en general.

El encargado o responsable del fondo tiene la responsabilidad de llevar un control de gastos, y para obtener un reembolso debe hacer entrega material de las facturas y los comprobantes de los desembolsos. A cambio de las facturas o los comprobantes, la administración repone los fondos.

Igualmente, la administración debe de establecer periodos de fiscalización o de arqueo; recomendamos enérgicamente que sea aleatorio para desalentar el fraude empresarial.

El responsable del fondo asimismo nunca debe tener acceso a los registros contables para evitar para evitar cualquier tipo de manipulación

Sumado a esto, el fondo fijo de caja chica nunca debe ser utilizado para hacer préstamos o pagar los salarios de los colaboradores

La caja chica, al ser un fondo en dinero, debe de tener un resguardo y tratamiento.

A los efectos, la administración tiene que designar una persona que se encargue del cuidado y control de esta. A dicho encargado se le conoce como custodio de caja chica.

¿Qué es el fondo fijo?

El fondo fijo es un importe fijo a utilizar para gastos pequeños; los pagos cubiertos con este tipo de fondo tienen la característica de no ser realizados mediante cheques o medios electrónicos.

Este fondo además está supeditado a las necesidades propias de la empresa y tendrá el tamaño de la organización, pues entre más grande esta, más grande es su gasto operativo.

Lo importante aquí es que cada fondo fijo tiene la magnitud o el tamaño que la empresa necesite y es constituido por la administración con base a las necesidades propias de la empresa. Incluso puede haber tanto fondos fijos como la empresa así lo amerite.

Diferencia entre caja chica y fondo fijo

La caja chica y el fondo fijo están en los valores pragmáticos dentro de una organización, así como en su tratamiento contable íntimamente relacionados, aun así, no son lo mismo, y aunque resulte un poco difícil diferenciarlos teóricamente trataremos a continuación de sintetizar sus diferencias.

  1. Variación entre el gasto y el fondo: Ya hemos dicho que la caja chica es una cantidad pecuniaria determinada por un fondo fijo, es decir, la primera diferencia en que el fondo fijo - como su nombre lo indica - es “fijo”, no varía, a diferencia del gasto de la caja chica que cambia dependiendo de las necesidades de la empresa.
  2. Aprobación del equipo de gerencia: La finalidad de la constitución de la caja chica, es que para cubrir estos gastos menores no haya la necesidad de la aprobación inmediata de la gerencia o administración de la empresa; en el caso del fondo fijo este debe ser aprobado por la administración, que además determinará su cuantía y discutirá su aumento o disminución en función de distintos parámetros.
  3. Inclusión presupuestaria: La caja chica está destinada a cubrir gastos necesarios, pero en algunos casos imprevistos, incluso de emergencia, que no están programados en el presupuesto de la organización, y que no pueden ser pagados por cheques, en cambio el fondo fijo sí está incluido en el presupuesto de la empresa y es parte de los gastos fijos de la misma.

Manejo de la caja chica y fondo fijo: tratamiento común

Si bien son conceptos y elementos distintos, ambos forman parte de la globabilidad de la contabilidad y demandan tratamiento común. Algunas buenas prácticas para administrarlos son:

  • Es importante asignar custodios o responsables, que hagan seguimiento de estos valores en las diferentes etapas de la organización.
  • Es necesario hacer auditorias y arqueos periódicos sobre los fondos y el manejo por parte de la empresa y los involucrados.
  • La persona que maneja el fondo o la caja chica debe estar en conocimiento de los parámetros y políticas sobre los cuales va a tomar decisiones de gastos.

Conclusión

En el mundo de los negocios, llevar un correcto control de gastos es fundamental, pues para poder tomar decisiones empresariales correctas y hallar áreas de oportunidad se debe conocer en concreto cuáles son las utilidades de la empresa y más aún por dónde se puede estar filtrando el dinero.

La caja chica representa a veces uno de los mayores retos al respecto y su confusión con un fondo fijo trae aún más inconvenientes para lograr su control y además la optimización en el proceso de gastos.

Temas como reposición y control, así como manejos comunes y su tratamiento contable, deben tener especial atención en la agenda de su equipo de gerencia y de usted como líder organizacional.

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