¿Su empresa ya está lista para volar?: checklist de programa de viajes corporativos

6 de abril de 2021

Los programas de viajes corporativos han surgido como una respuesta ante la creciente necesidad de las empresas para administrar efectivamente los gastos que derivan del traslado de sus empleados: evidentemente, esta actividad provoca una serie de desembolsos que tienen que estar registrados y bien ordenados para que las finanzas y el control general pueda reinar en las operaciones de la compañía.

Sin importar si su programa de viajes corporativos esté gestionado o no, contar con herramientas de automatización y una red de proveedores de viajes puede convertirse en un impulso bastante positivo para las cuentas de la organización en aras de alcanzar sus objetivos de viajes y gastos sin importar cuáles sean los mismos.

Justamente, este post está diseñado como una especie de checklist para que cualquier persona pueda crear u optimizar un programa de viajes corporativos, en el cual pasamos por los conceptos, pilares y elementos fundamentales que sostienen este tipo de herramienta y definimos los puntos claves a tener en cuenta, como disponer de un software que se encargue de administrar por completo esta tarea.

Ahora bien, para poder definir correctamente cómo se puede realizar la creación o mejoramiento de un programa de viajes corporativos es necesario definir el concepto desde su base, lo cual haremos a continuación.

¿Qué es un programa de viajes corporativos?

Un programa de viajes corporativos es un documento físico o digital que permite controlar y garantizar el cumplimiento y la gestión del control de gastos durante los viajes por parte de los empleados, directivos o colaboradores de una empresa en particular.

En otras palabras, cuando un miembro del staff o de la dirección de una compañía tiene o decide realizar un viaje relacionado con alguna actividad comercial, legal o de negocios por parte de la empresa, es necesario llevar una administración efectiva y detallada de los gastos que ocurren durante este periodo sin sublevar las libertades personales del individuo en cuestión, pero agregando cierta flexibilidad para que este pueda tomar sus propias decisiones sin que interfieran o lastimen los objetivos financieros de la organización: esto tiene mucho que ver con la seguridad que se le provee a un empleado a la hora de trasladarse por el mundo.

Por ello, un programa de viajes corporativos es indispensable para garantizar que el trabajo que se planifica pueda ejecutarse con normalidad y que los aspectos involucrados en el viaje no obstaculicen su labor.

Sin embargo, muchas organizaciones luchan con las tareas relacionadas al control de viajes por su complejidad y, al mismo tiempo, por la falta de atención a los pilares fundamentales de la disciplina, aspecto que abordamos en las siguientes líneas.

Pilares de un programa de viajes corporativos

Sin lugar a dudas, las empresas de la actualidad —a pesar de la inmensa cantidad de información que está ahí afuera— todavía experimentan algunos vacíos en su programa de viajes corporativos, lo cual entorpece de alguna manera su progreso desde una perspectiva financiera y, por supuesto, operacional.

Ahora bien, ¿cómo construir un programa de viajes corporativos sólido? De hecho, no solo esto, sino también que sustente las operaciones de la organización cuando miembros de la misma se encuentran en algún viaje de negocios y estimulen el crecimiento de la compañía.

Pues, apoyándose en los pilares que describimos a continuación:

1. Política de viajes

En primer lugar, y antes que todo, crear reglas y regulaciones detalladas, específicas y sólidas sobre los viajes que emprenden los miembros de la organización es el pilar fundamental de donde se sostiene todo este proceso.

Este tipo de documento, en el cual se establecen los códigos y las normas para garantizar la seguridad, el confort y las condiciones de un viajero de negocios que simultáneamente vele por los intereses de la empresa, es la columna vertebral de toda la actividad.

¿Por qué? Una política de viajes proporciona homogeneidad a la hora de tratar los viajes de negocios dentro de la organización y establece bases para evitar fricciones, comparaciones y malentendidos con el objetivo de fomentar un ambiente laboral agradable y justo para todos.

En compañías donde escasee la regulación de viajes, reinará definitivamente la confusión, las discusiones y los empleados insatisfechos.

Por otra parte, en una donde existan demasiadas reglas y normas, también habrá mucha oposición por la inflexibilidad y entorpecimiento de las labores del recurso humano.

De la misma forma, al detallar con precisión las condiciones para viajes dentro de la empresa, la organización podrá ahorrar mucho dinero y facilitará la generación de datos relativos a los viajes para aportar tranquilidad, transparencia y responsabilidad en todas las partes.

2. Procesos de viajes 

Sumado a lo anterior, los programas de viajes corporativos tienen que estar sustentados en procesos, estándares y actividades que materialicen las políticas, es decir, una base estructurada y establecida para ejecutar cada uno de los viajes de los miembros de la compañía que incluya:

  • Sistemas para la reserva de boletos y hotelería.
  • Reporte de gastos.
  • Información relativa al viaje.
  • Seguridad y comunicación, entre otros.

De esta forma, la empresa podrá estar segura al proporcionar a sus integrantes un proceso de viaje seguro, confiable, responsable y, por supuesto, optimizador a la hora de administrar los recursos.

3. Comunicación efectiva

Contar con herramientas y protocolos de comunicación efectiva y constante es garantía de ahorro y precisión en lo financiero y operacional.

Saber cómo hacer llegar la información a los viajeros, directivos y proveedores de la empresa es vital para asegurar que esta actividad sea un impulsor de negocios y no un obstáculo o entorpecimiento de las labores de las personas que forman parte de la empresa.

En este sentido, contar con programas empresariales de comunicación que faciliten la información y la transmitan en tiempo real es esencial en estos tiempos donde el uso de la tecnología se encuentra en su punto más alto.

4. Actualización de recursos

Para complementar las últimas líneas, como parte de un programa de viajes corporativos es crucial para las empresas abrazar los recursos tecnológicos a disposición: no solo para transformar digitalmente a la organización, sino también para hacerlo con racionalidad e ir a la par con las exigencias y facilidades que brinda el mercado.

Ahora mismo existen ecosistemas dinámicos —capaces de conectar con decenas de aplicaciones, socios, proveedores y productos— que los ejecutivos y empleados ya usan que sirven para centralizar todas las operaciones y los datos bajo una misma plataforma.

¿La ventaja de esto? En síntesis, ofrecer una experiencia diferenciadora, integrada y viable para administrar todas las dimensiones del proceso de los viajes corporativos y detectar nuevas oportunidades de avance y optimización que provoquen un aceleramiento de las actividades internas y externas de la organización.

Es así como una empresa puede crear o mejorar su programa de viajes corporativos mediante la definición y establecimiento de lineamientos, procedimientos, herramientas y plataformas que estimulen la comunicación, la integración, homogeneidad y la gestión efectiva de los recursos con el fin de darle las mayores oportunidades a los empleados y a la empresa de hacer negocios por todas partes del mundo de manera organizada, centralizada y eficaz.

Con esto en mente, el siguiente punto que abordamos en este contenido son los pasos claves o checklist que cualquier empresa debe tener en cuenta a la hora de crear o mejorar su programa de viajes corporativos.

Checklist de programa de viajes corporativos

Cuando la empresa se plantea iniciar y restablecer su programa de viajes corporativos, si bien cada organización tiene sus elementos diferenciadores y especiales que la separan del resto, es importante seguir ciertas directrices generales que permiten que el proceso de creación o evolución del programa pueda cumplir con su objetivo principal que es optimizar los recursos y acelerar las operaciones.

Estos pasos son:

1. Establecer acuerdos con proveedores

Como parte de la política y proceso de viajes dentro de la compañía, iniciar o solidificar relaciones con proveedores de viaje, alojamiento, traslados por tierra, alimentación o, incluso, networking, es un elemento primordial para tener un programa de viajes corporativos sólido, eficiente, ahorrador y automatizado.

Contar con una infraestructura de sociedades que acelere cada tarea y proceso dentro de los viajes de negocios de su organización le brindará a cada colaborador inmensas ventajas y beneficios —tanto desde el punto de vista operacional como financiero y hasta personal— que faciliten sus labores y permitan cerrar negocios sin inconvenientes.

2. Formar parte de programas de fidelización

Por otro lado, con el fin de fortalecer las relaciones con tus proveedores y acceder a los mejores precios del mercado, formar parte de programas de fidelización o clubes VIP es sinónimo de mejores precios, trato, promociones y facilidades exclusivas que harán que cada viaje sea mucho más sencillo y fácil de ejecutar.

Además, si los viajes corporativos serán una actividad recurrente dentro de las operaciones rutinarias de la compañía es más que lógico dar este paso con el fin de abaratar costos, acceder a mejores oportunidades y formar parte de grupos selectos que, a su vez, sirvan como trampolín para hacer negocios.

3. Incorporar las tecnologías adecuadas

Si bien este es pilar fundamental de un programa de viajes corporativos, es necesario que cualquier empresa que esté incorporando este proceso dentro de las actividades —o esté evaluando una modificación o actualización del mismo— adopte ciertas herramientas de automatización y centralización que le permitan ejecutar sus tareas de una forma rápida, certera y sencilla.

Estas tecnologías no solo le facilitarán las operaciones diarias en cuanto a viajes y gestión de los mismos, sino también son una forma inteligente y eficiente de capturar los datos generados por estas actividades con el fin de establecer KPIs y seguir estos indicadores de rendimiento para optimizar las operaciones.

Por otro lado, estas herramientas pueden darle una visibilidad completa y detallada de los viajes programados, no programados, cancelados y pospuestos con el fin de organizar efectivamente las actividades, reuniones, eventos y más de cada uno de los integrantes de la compañía.

Por estas y muchas más razones que abordaremos más adelante, la incorporación de tecnologías para un programa de viajes corporativos dejó de ser un agregado en las empresas y empezó a convertirse en una necesidad evidente si se quiere competir en los mercados de negocios más feroces.

4. Gestionar los riesgos

Un buen programa de viajes corporativos también aborda y toma muy en serio las obligaciones legales y éticas que tienen que ver con los viajes de los empleados: esto se debe a una protección —tanto para los colaboradores como para la organización— de los datos, la salud y la integridad de las partes.

¿Cómo funciona? Mediante la inclusión de plataformas de comunicación para responder rápida y efectivamente ante emergencias de cualquier tipo durante los viajes, la toma de medidas adicionales y preventivas para mitigar los riesgos y el establecimiento de protocolos de seguridad ante eventos globales, por ejemplo, como la COVID-19.

Ahora bien, teniendo en cuenta lo que acabamos de señalar, es más que lógico que cualquier persona se encuentre interesada en incorporar productos y servicios de este tipo con el objetivo de entregar herramientas, datos y procesos que faciliten la administración y gestión de viajes para cada uno de sus empleados.

Uno de ellos, es el gestor de viajes corporativos, un software que cuenta con ventajas que lo convierten en una opción más que necesaria para empresas de todos los tamaños en aras de centralizar, ordenar y administrar todos los procesos relacionados con un viaje de negocios

Software de gestión de gastos y viajes

Se ha repetido en varias ocasiones durante estas líneas la posibilidad y la necesidad que existe dentro del mercado por un producto que estimule la aceleración y el control de tareas y datos relacionados con los viajes corporativos.

La razón es que la automatización de los procesos de viajes y gastos libera a todos los miembros de la empresa de los molestos procesos manuales y burocráticos, además de brindar un mejor control sobre gastos y políticas de viaje.

En virtud de ello, es necesario desglosar más estos beneficios para evidenciar sus ventajas.

¡Veamos!

1. Automatización

Esta es una palabra que se ha repetido varias veces en este contenido: la automatización es el término clave de esta nueva era impulsada por la inteligencia artificial, el machine learning y el big data.

Los softwares de reserva y control de gastos para viajes son prueba de que la tecnología es un recurso diferenciador y potenciador de las operaciones en casi cualquier área de trabajo. Esta evidencia es más palpable cuando se observa que durante la planificación y materialización de un viaje de negocios, estas herramientas encapsulan cientos de aplicaciones y plataformas bajo una misma interfaz.

Un recurso que le da la posibilidad a cualquier administrador y gestor de viajes de una empresa de tener en sus manos toda la información referente a reservaciones, boletos de avión, traslados terrestres, alojamiento, alimentación e incluso actividades de ocio que están disponibles para los viajeros en cada uno de sus destinos.

De la misma forma, deja visualizar en tiempo real cada actividad y proceso con el fin de comunicar con eficiencia las etapas para esclarecer y definir el proceso de viajes y, a su vez, una herramienta que puede monitorizar todas las actividades y hacer cumplir a cabalidad la política de viajes interna de la organización.

Teniendo en cuenta la logística que envuelve a un viaje, por lo general se trata de procesos difíciles, obstaculizados y, en algunas ocasiones, inaccesibles. Frente a esto, un software de reservaciones y gastos de viaje es la opción ideal y lógica para agilizar cada uno de los avances de una empresa.

2. Administración de gastos

En segundo lugar, está la gestión de los recursos que en el pasado era una tarea sumamente complicada de hacer. No obstante, gracias a herramientas digitales, ahora mismo cualquier tipo de negocio puede automatizar el proceso de facturas y tener un departamento de cuentas por pagar completamente transparente.

Un recurso como este permite que las organizaciones vean los detalles de cada gasto: se puede identificar facturas duplicadas e incluso realizar aprobaciones desde dispositivos móviles como celulares o tablets, de manera que los empleados no tengan que esperar largos periodos de tiempo para acceder a productos y servicios durante sus viajes.

Por otra parte, el equipo de finanzas pueden sincronizar los pagos a proveedores, predecir y administrar con mayor precisión el flujo de efectivo por medio de estas particularidades:

  • Conexión de las órdenes de compra, facturas y redes de proveedores en una misma plataforma.
  • Emisión de reportes predefinidos.
  • Muestra de tableros de control de gastos.
  • Exhibición de métricas.
  • Apoyo en aplicaciones web y móviles, entre otros.

De la misma forma, es una plataforma que funciona como acompañamiento, es decir, para seguir cuentas por pagar, rastrearlas y hacer pagos rápidos bajo una misma interfaz, lo cual permite a las empresas y sus departamentos de finanzas tener un control mucho más absoluto de las operaciones y gastos que ocurren cuando sus empleados y directivos visitan otros sitios en nombre de la compañía.

3. Detección de reservaciones invisibles

Un programa de viajes totalmente gestionado y administrado también es vulnerable a excepciones invisibles. Sin embargo, con un software de reserva y gastos de viaje es posible tener visibilidad de los itinerarios y compras sin importar dónde y cuándo suceden.

Esto quiere decir que, con una política de viajes sólida e integrada en la herramienta, se podrá identificar rápidamente los gastos de los viajes corporativos y, en especial, aquellos que no fueron aprobados con anticipación o que no estaban dentro de la planificación.

De la misma forma, esto permite:

  • Obtener precios negociados y publicados.
  • Acceder a conexiones directas.
  • Disponer de tarifas especiales.
  • Tener proveedores de viajes a nivel mundial.
  • Hacer reportes de gastos desde celulares.
  • Gestionar los datos a partir de fotos de recibos.
  • Administrar recibos electrónicos de proveedores.
  • Planificar y reservar viajes sobre la marcha.
  • Supervisar cambios de itinerario.
  • Compartir detalles del viaje, entre otros.

La ventaja más evidente de este tipo de recurso es el monitoreo del cumplimiento de las políticas de viaje de la empresa y el control eficiente de los gastos, lo cual provoca un ahorro —sin lugar a dudas— desde el punto de vista financiero y, al mismo tiempo, una optimización de la monitorización de las normas internas para vigilar la conducta de los empleados.

4. Integración

Evidentemente, las empresas necesitan programas y aplicaciones que sincronicen sus datos e integren otros softwares con el objetivo de centralizar toda la información y fortalecer la recogida de datos: no solo porque los datos son la fuente más valiosa de insights para la toma de decisiones, sino también porque permiten analizar patrones para el mejoramiento de los procesos.

Un software de reservas y gastos de viaje a nivel empresarial proporcionará servicios para optimizar la administración de los gastos y la facturación de esta actividad. A su vez, es capaz de integrarse con otros productos —por ejemplo, como el ERP o sistemas de planificación de recursos empresariales, de recursos humanos o HP e, incluso, de contabilidad— con el fin de conectar todos estos datos y gestionarlos de una forma inteligente.

Ahora más que nunca, es una opción indiscutible y necesaria para las empresas contar con un programa de viajes corporativos que no solo establezca las políticas, normas, lineamientos, procesos y tareas para una ejecución continua, sino también que incorpore recursos tecnológicos para aumentar su eficiencia, recoger métricas de valor que sirvan para tomar decisiones aceptadas y, simultáneamente, acelerar las etapas para el bienestar del empleado y de la empresa.

Esperamos que este contenido pueda servirle como guía para crear, modificar y mejorar su programa de viajes corporativos y que su organización alcance niveles de eficiencia que la posicionen como una autoridad en cuanto a negocios, optimización y administración de recursos.

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