¿Cómo crear políticas de reembolso para el trabajo remoto?

3 de Agosto de 2021

Normalmente, los gastos relativos al trabajo desde el hogar no suelen ser reembolsables, de acuerdo con la mayoría de las leyes de cada país.

Sin embargo, debido a la pandemia de COVID-19, el trabajo remoto se ha convertido en una herramienta imprescindible que da lugar a la creación de nuevas políticas de reembolso, que permitan controlar mejor el flujo de gastos de la empresa.

Así, frente a la inexistencia de disposiciones legislativas o acciones gubernamentales que obliguen a los empleadores a reembolsar a los trabajadores, es necesario pensar en la posibilidad de reponer los gastos necesarios y razonables en que hayan incurrido al efectuar sus tareas.

En las siguientes líneas, le contaremos qué es una política de reembolso de trabajo remoto y cómo crearla.

¿Le interesa el tema? ¡Siga leyendo hasta el final!

¿Qué es una política de reembolso para el trabajo remoto?

Comencemos por definir algunos conceptos elementales.

Una política de reembolso de gastos está comprendida por un conjunto de normativas que deben conocer todos los empleados que efectúan actividades fuera de su puesto de trabajo.

Así, todos los actores de una determinada sociedad deben conocer cuáles son las medidas que se pueden aplicar, con el fin de tener una visión general de los gastos asumidos, para ejercer un seguimiento y control mucho más eficaz y eficiente.

El objetivo es darle una orientación al trabajador, a los fines de que conozca cuáles son los gastos autorizados, así como también la forma en la cual le serán reembolsados.

La política de reembolso debe ser muy clara y conocida por todos los integrantes de las compañías, y debe especificar cómo se reembolsan los gastos, cómo se presentan los informes y las notas de gasto, los plazos de devolución y la documentación necesaria.

¿En qué se basa una política de reembolso?

La política de reembolso de gastos debe basarse en un estudio profundo de los comportamientos existentes, así como también los objetivos de la compañía.

Para ello, usted debe considerar varios criterios como:

  • El tipo de gastos, es decir, la naturaleza de los gastos, los importes y la frecuencia;
  • La franja de empleados que suele recurrir a los gastos;
  • La normativa legal actual y su cumplimiento.

Así, las políticas de reembolso de gastos deben reflejar la visión, hábitos y las estrategias de la empresa.

La meta es encontrar una especie de equilibrio entre los siguientes dos elementos:

  1. Un control de desembolsos más justo, a fin de limitar los gastos profesionales, así como también los costos que enfrenta la empresa;
  2. Las reglas claras que sean lo suficientemente flexibles para no ser consideradas complicadas o restrictivas, y que así, los empleados las acaten.

¿Cuáles son los gastos en los que suelen incurrir los empleados que hacen trabajo remoto?

Los trabajadores remotos suelen incurrir en un conjunto de gastos para cumplir con sus tareas, para los cuales las empresas deben tener una política de reembolso.

Entre los desembolsos más comunes tenemos los siguientes:

  • Los costos de teléfono celular o de línea fija;
  • Los costos de los paquetes de internet;
  • La computadora personal o tableta;
  • Los sistemas y equipos de informática que son necesarios para la ejecución del trabajo, entre ellos las teleconferencias, contacto con los clientes o redacción de documentos.

¿Cuáles pueden ser las excepciones en relación con las políticas de rembolso de gastos en el trabajo remoto?

Los empleadores suelen excluir de la política de reembolso los gastos en que incurren los trabajadores remotos que tienen que ver con mejorar la comodidad en el hogar. Algunos de ellos pueden ser: una conexión más eficiente y rápida al internet, monitores extras e impresoras y sillas ergonómicas.

Como empresario debe asegurar de que las políticas de reembolso especifiquen cuáles serán los gastos cubiertos en situaciones de trabajo desde el hogar. En esa política debería especificarse que los empleados están en la obligación de solicitar la aprobación con antelación, para el reembolso de los gastos incurridos en el trabajo remoto.

Consejos para crear una política de reembolso para el trabajo desde casa

A continuación te presentamos una serie de consejos que usted debe tomar en cuenta para crear una política de reembolso de trabajo remoto:

1. Cree límites de reembolso y gastos permitidos

Como empresario, debe asegurarse de que el equipo responsable del tema cree un límite de reembolso de gastos permitidos.

Ya sea diario o mensual, los gastos remotos pueden ser reembolsados dependiendo del concepto: telefonía, software, hardware, y otros aspectos que se establezcan en el conjunto de normas.

Estos significa que en la política de reembolso deberá estar establecido previamente el gasto máximo que la empresa prevé cumplir en cada tipo de gastos.

Así, el trabajador que incumpla con el límite de gastos y se exceda, deberá cubrir los desembolsos adicionales.

2. Gestione las excepciones

Las compañías que se encuentren en un proceso de diseño de políticas de reembolso de trabajo remoto, deben tener en cuenta que pueden presentarse eventualidades en las que se incumplan los límites de gastos.

Frente a ello, las empresas deben responder por situaciones que sean ajenas al empleado que esté cumpliendo funciones en el hogar.

3. Exija el envío de las notas de gasto al departamento correspondiente

En el envío de las notas de gasto o facturas brinda la posibilidad de que la empresa obtenga las validaciones necesarias.

Asimismo, los documentos y avales de gastos permiten comunicar todos los datos para la contabilidad y análisis de las auditorías.

Vale referir que los datos incluyen fechas, importes, compras, ejes analíticos, gastos duplicados y hasta avisos de incumplimiento de las normas, en caso de que haya ocurrido.

4. Controle y valide las notas de gastos

En este punto, la definición de las normas permite que el trabajador sepa si está respetando los límites, así como los tipos de gastos en los que puede incurrir. De este modo, las notas de gastos deben respetar los máximos presentes en las políticas de reembolso para poder ser honradas.

5. Trate de reembolsar las notas de gastos

El reembolso de las notas de gasto forma parte de la última etapa de la política de reembolso.

Es importante que el equipo de finanzas respete el procedimiento estricto de reembolso, a fin de evitar fraudes y rectificaciones fiscales.

¡Llegamos al final!

Esperamos que le haya servido toda la información que le hemos brindado, para que lleve a cabo su política de reembolso de trabajo remoto de la forma más adecuada.

Si además de conocer todo acerca de la política de reembolso para el trabajo remoto, quiere saber mucho más sobre cómo mejorar el cumplimiento de costos, le invitamos a descargar el e-book: Costos y cumplimientos: dos cosas que aún puede controlar.