Como encontrar una aguja en un pajar de tecnología.

Qué buscar cuando se requiere de una solución de gestión de viajes y gastos.  

No es cuestión de dinero (bueno, es por el dinero) pero en este caso se trata de más que el dinero. Cualquier herramienta puede hacer un seguimiento de los gastos y ayudar a mantener el gasto en línea pero, si no es fácil (y nos atrevemos a decir agradable) de usar, nadie lo va a utilizar. Todos sabemos que las personas que gastan no quieren ni necesitan más molestias en su día. Los empleados tienen suficiente trabajo que hacer; los viajeros también, además de esperar en las filas la mayor parte del tiempo.  

Por lo tanto, las herramientas que brinde deben hacer el trabajo en un par de clics y deben hacer más que cualquier otro proceso por el que las haya sometido. Todo, desde completar automáticamente los reportes de gastos y la incorporación de inteligencia artificial, hasta la sincronización perfecta con su ERP y garantizar viajes seguros y sustentables.  

Ese es un gran trabajo para una pequeña aplicación y, si desea encontrar la correcta, eche un vistazo a los consejos de esta Guía del comprador 2022.  

Comience con la experiencia. 

En los días anteriores al COVID, todos queríamos que los empleados estuvieran felices y cómodos. Todavía lo hacemos, por supuesto pero ahora es más una exigencia. Si no obtienen formas más fáciles, mejores y más seguras de trabajar, trabajarán en otro lugar.  

Eso significa que la solución que elija debe eliminar tantas tareas manuales o de baja categoría de su responsabilidad como sea posible. Debería eliminar cualquier barrera entre ellos y su capacidad para ser productivos. Debería eliminar las horas dedicadas a buscar recibos e introducir los gastos, liberando así su tiempo para centrarse en hacer avanzar su negocio.  

La solución correcta también facilita la reducción de su impacto ambiental, por ejemplo, al dirigir a los viajeros hacia un transporte más sustentable o alentándolos a viajar solo cuando sea absolutamente necesario. Esto debería dar consejos acerca de las restricciones del COVID antes de salir por la puerta, así como mantenerlos (y a usted) al tanto de los cambios en los itinerarios y los riesgos de viajes emergentes.  

Debido a que los equipos ahora pueden trabajar en cualquier lugar, su solución de viajes y gastos debe funcionar en cualquier lugar. En cualquier dispositivo. No importa lo remota que sea la ubicación.  

 

Asegúrese de que pueda seguirle el ritmo.  

La Guía del comprador describe la solución correcta como una que proporciona visibilidad en tiempo real de los patrones de gastos y viajes de los empleados. Ya no es suficientemente bueno conocer lo que sucedió el mes pasado, tiene que ver lo que está sucediendo ahora, para que siempre pueda estar preparado para lo que viene después.  

La solución adecuada tiene que ayudarle a mantenerse a la vanguardia de los nuevos tipos de pago y satisfacer las necesidades de los nuevos usuarios a medida que cambian los gastos y las expectativas. Debe evolucionar con las exigencias de los empleados a medida que las labores y los centros de trabajo siguen cambiando. Lo que es igual de importante, debe satisfacer las exigencias de su negocio, desde el manejo de nuevos procesos y políticas de pago, hasta garantizar la seguridad de las transacciones globales mientras que le protege del fraude.  

 

Pregunte y obtendrá algunas respuestas.  

Desea saber que cuenta con los sistemas adecuados para proteger sus presupuestos, a sus empleados y su negocio. Desea mantener el cumplimiento bajo control y reforzar los controles de costos al mismo tiempo. Desea saber que obtiene valor por su dinero. Si desea saber en dónde encontrar una solución de este tipo, simplemente pregunte.  

La Guía del comprador ofrece diez preguntas principales para los proveedores. Es un lugar estupendo para comenzar su búsqueda o al menos para averiguar lo que está buscando.