7 consejos para tener éxito como gestor de viajes

02 de Noviembre de 2021

Aunque los viajes de negocios suelen ser excelentes oportunidades de desarrollo personal y profesional, la falta de planificación, el desconocimiento de procesos y las malas decisiones pueden convertirlo en una pesadilla, especialmente en el mundo de los negocios.

Es por esta razón, que cada día cobra más fuerza un nuevo perfil profesional, el gestor de viajes, que debe hacer uso de las herramientas necesarias para garantizar el éxito, de principio a fin, de los traslados corporativos.

¿Quieres tener éxito como gestor de viajes? ¡Continúa leyendo hasta el final y conoce siete consejos para brillar en esta nueva área de los negocios!

¿Qué es un gestor de viajes?

El gestor de viajes es la persona encargada en la empresa de ejecutar toda la política de viajes corporativos.

Para tener éxito como gestor de viajes se requiere de un alto poder de negociación, que le permita conseguir las mejores condiciones para el viajero y los mejores precios para la empresa.

7 consejos para tener éxito como gestor de viajes

La tarea de negociador casi nunca es sencilla, así que es muy importante que sigas los consejos que te presentamos a continuación, para que consigas alcanzar el éxito como gestor de viajes.

1. Mantente actualizado

El apresurado ritmo de la vida de hoy en día, las nuevas tecnologías y la globalización, hacen que prácticamente a diario, surjan nuevas estrategias y herramientas digitales.

Es por esto que cualquier profesional que quiera mantenerse competitivo en su área, debe estar al día con las innovaciones que se presenten en su mercado, ya que resulta realmente difícil, navegar en aguas desconocidas, especialmente luego de las medidas y restricciones adoptadas en el mundo por la pandemia.

Aunque no es una tarea fácil, para tener éxito como gestor de viajes, es indispensable que te tomes tu tiempo para mantenerte informado y actualizado.

2. Ten una lista de proveedores confiables

Recuerda siempre que tu trabajo es garantizar a los viajeros una segura y confortable experiencia, pero también, evitar gastos innecesarios a la empresa.

El tener una lista de aliados comerciales confiables (líneas aéreas, agencias de viajes, hoteles, restaurantes, servicios de traslado, agencias de alquiler de vehículos), representa un ahorro en tiempo y dinero, además te otorga mayor control sobre viaje y disminuye la posibilidad de riesgos e imprevistos, otorgando mayor seguridad al viajero.

 3. Aprovecha las ventajas de la tecnología

La digitalización de los procesos es una de las estrategias más seguras e importantes que debe aplicarse en cualquier área de negocio.

En el caso de la gestión de viajes, existe una gran variedad de herramientas tecnológicas para mantener contacto con tu cliente antes y durante el viaje, además puedes explorar y conocer nuevas y diferentes alternativas que mejoren la experiencia del viajero y ahorren dinero a la empresa.

Es importante que tus aliados comerciales también se mantengan actualizados tecnológicamente, ya que esto facilita los trámites y procesos, lo cual se traduce en ahorro de tiempo y dinero.

4. Mantén un trato educado y respetuoso

El gestor de viajes es un profesional de enlace entre la empresa, los viajeros y los proveedores de servicios.

Por tal razón, uno de los consejos para tener éxito como gestor de viajes es ser cortés educado y empático. Es importante siempre tener en cuenta, que todas sus actuaciones y gestiones en el área las haces en representación de la empresa, es decir, eres la cara visible de esta.

Un trato educado te abrirá muchas puertas y promoverá el respeto y la confianza tanto de la organización como de los proveedores hacia tu trabajo y tu persona.

5. Prepara un itinerario

Todo viaje de negocios debe tener un itinerario que garantice la eficiencia.

La planificación debe establecer claramente los horarios para cada actividad del viajero, de tal manera que se eviten los contratiempos.

Este plan de actividades debe contemplar hora de salida y llegada de los vuelos o traslados, las reuniones o visitas pautadas, los horarios de comida e incluso los de descanso.

Todo debe estar claramente reseñado y por escrito, a fin de que no existan confusiones, retrasos o malos entendidos.

6. Elabora una lista de comprobación

Durante la planeación del cada viaje es recomendable que elabores una checklist (lista de comprobación), no puedes dejar esto a tu memoria, porque puede jugarte una mala pasada.

El tener una lista de comprobación te permitirá revisar cada detalle del viaje para que no se te olvide nada y también para confirmar, que el viajero cumpla con todo lo previsto.

Esto te ahorrará muchos inconvenientes y te llenará de satisfacción el poder comprobar que has cumplido con todo y no has dejado ningún cabo suelto.

7. Evalúa cada viaje al terminar

Si realmente quieres tener éxito como gestor de viajes, no debes olvidarte de evaluarlo una vez finalizado, para esto también te será de utilidad, elaborar una la lista de comprobación.

Esto te servirá para revisar todo el proceso, controlar los gastos y mejorar con cada traslado, tanto la experiencia del viajero como la economía de la organización.

Puedes incluso, diseñar una herramienta de evaluación con los aspectos más importantes y hasta establecer un sistema de puntuación y porcentajes de cumplimiento.

En este punto sería bueno contar con la opinión del viajero y de los proveedores.

¡Llegamos al final!

De toda esta información podemos decir, que lo esencial para tener éxito como gestor de viajes es asumir el reto de aprender cada día las novedades en el área, hacer una buena planeación según la política de viajes de negocio de la empresa y sobre todo, tener un trato respetuoso, educado y empático con el cliente y los proveedores.

En resumen, organización, planeación, cortesía y capacidad de negociación, son los principales aspectos a considerar para alcanzar el éxito en el mundo de los viajes corporativos.

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