Control del flujo de caja y capital de trabajo: herramientas que le ayudarán a reforzarlo

4 de Junio de 2021

Uno de los mayores problemas que enfrentan las empresas es: la falta de liquidez, lo que se debe principalmente a la ausencia de un control del flujo de caja que les permita determinar cuánto dinero entra y sale, de manera que se puedan tomar las mejores decisiones para el negocio. 

Conocer con exactitud el flujo de caja permitirá saber si la empresa es capaz de cubrir sus obligaciones y pagar sus deudas, lo que le ayudará a determinar si la situación económica de la compañía está marchando bien o si por el contrario, hay que tomar medidas.  

Cuando una empresa no tiene suficiente liquidez para cumplir con los pagos, puede caer en la insolvencia económica o hasta llegar a quebrar.

Si todavía no sabe cómo llevar el control del flujo de caja o reforzarlo ¡lea hasta el final! 

¿Por qué es tan importante controlar el flujo de caja?  

El flujo de caja no solo permite conocer la capacidad de pago de la empresa ante sus obligaciones, también permite mantener la estabilidad de la compañía, ayudar a su crecimiento y evitar que este llegue a la insolvencia económica.  

La planificación y la optimización de los recursos son dos elementos que hay que tener muy en cuenta para mantener a flote una empresa, ya que esto le permitirá mantener en el tiempo una buena salud financiera y llevar una buena gestión de los gastos.  

Si no conoce de forma exacta cuánto dinero ingresa y cuánto sale, se pueden presentar situaciones como: fuga recursos, gastos hormiga e incluso la quiebra. Por lo tanto, al conocer este panorama se pueden tomar las mejores decisiones para el negocio.

Con el flujo de caja podrá: 

  • Conocer sus deudas y priorizar pagos a proveedores. 
  • Conocer la cantidad de stock disponible para saber: qué comprar, cuándo hacerlo o si existe un sobre stock, pues esto puede repercutir en la salud financiera de la empresa. 
  • Descubrir si existe un producto que no tenga la suficiente rotación. Así, se pueden tomar medidas para incentivar la venta rápida del mismo como: descuentos, ofertas, entre otros.  
  • Saber si la empresa necesita financiamiento adicional. 
  • Conocer si se deben recortar gastos en la empresa.  
  • Examinar la opción de realizar nuevas inversiones. 
  • Implementar estrategias para el cobro de deudas o para obtener mayor liquidez.  

Estas son algunas de las decisiones que se pueden tomar con base en el flujo de caja y que le ayudarán a determinar cómo se encuentra la empresa financieramente para poder realizar ajustes a la planificación.

¿Cómo controlar el flujo de caja?  

Existen muchas formas de llevar un buen control del flujo de caja, y actualmente son muchas las herramientas que el mercado ofrece, una de ellas es la automatización de procesos mediante soluciones tecnológicas.

Al automatizar procesos no solo se ahorra tiempo, sino que también se optimizan los recursos de la empresa y se obtiene una mayor precisión en los resultados. Además, reduce la posibilidad de cometer errores por el cálculo humano o de digitación.  

Pero, ¿cómo estas soluciones ayudan a controlar el control del flujo de caja? ¡Vamos a revisarlo!

Herramientas de automatización para el control del flujo de caja

Las soluciones de automatización son grandes aliadas para las organizaciones. A continuación, describimos algunas de sus principales ventajas para controlar el flujo de caja:

Información oportuna y en tiempo real  

Con un software que le ayude a controlar el flujo de caja tendrá la información a disposición cuando la necesite para la toma de decisiones. Con tan solo unos clics podrá conocer todo lo referente a los ingresos, egresos, cuentas por cobrar y pagar de la empresa, entre otros datos.

La información se genera de forma actualizada y en tiempo real según el último registro ingresado al sistema, por lo que los números a analizar serán mucho más precisos que con una operación manual.  

Anticipar riesgos  

Con el flujo de caja automatizado es más fácil poder predecir o anticipar riesgos en la salud financiera de la empresa, pues al tener ordenados todos los datos en una plataforma, el análisis de los mismos será mucho más fácil.  

Además, también se podrán realizar proyecciones de impacto antes de tomar cualquier decisión y así conocer los posibles escenarios a raíz de la misma.  

Generación de reportes e informes 

Tener una visibilidad clara tanto de los gastos como de los ingresos no solo ahorra tiempo, sino que asegura el cumplimiento de las obligaciones de la empresa a tiempo, como el pago a proveedores.  

Al tener registradas todas las facturas y órdenes de compra, se puede hacer un seguimiento o trazabilidad de la situación de cada una y así saber si se podrá pagar a tiempo, si está dentro de los plazos de pago, qué gastos se realizaron y anticipar en cuáles se tendrá que incurrir. Todo esto permite un mayor control del flujo de caja en la empresa.  

Mejor manejo de las cuentas por pagar  

Cuando se automatizan las cuentas por pagar no solo se asegura el pago oportuno a los proveedores, sino que también se mejora considerablemente su relación con ellos. De esta manera, es posible tener presentes los montos adeudados, las fechas de pago o de vencimiento de los documentos, la posibilidad de negociar nuevas fechas o prórrogas con tiempo, entre otros aspectos.

Muchos de estos sistemas tienen un portal dirigido a los proveedores donde estos pueden acceder y así conocer el estado de sus facturas sin tener que llamar recurrentemente a la empresa, lo que a su vez permite un ahorro de tiempo considerable para el personal.

Como puede ver son muchas las formas en que un sistema automatizado le puede ayudar a llevar un control del flujo de caja, sin mencionar que será de gran ayuda al momento de realizar auditorías de gastos internas para conocer la situación general de la empresa y así lograr un crecimiento sostenido en el tiempo.  

Si le gustó este tema y quiere conocer algunas alternativas para llevar un control del flujo de caja, lo invitamos a descargar nuestro e-book:

"Creando políticas claras y aplicables que mejoren el flujo de caja"