Control de gastos: un básico de siempre capaz de catapultar los negocios

Estamos ante tiempos complicados, lo que requiere que las áreas financieras se apoyen en herramientas tecnológicas que les permitan, por un lado, controlar todo tipo de gastos del negocio y, por otro, apoyar a los empleados a incrementar su productividad.

Una óptima gestión del negocio requiere, entre otras cuestiones, tener los gastos bajo control; es decir, administrar y manejar cada factura y el flujo de ingresos y egresos en general, para mantener organizada la liquidez, responder de forma adecuada ante posibles eventualidades económicas y tomar mejores decisiones.

Como bien explica la publicación electrónica Dinero, el control de gastos ayuda a las organizaciones a contar con un panorama que les permita evitar crisis financieras no sólo hoy, sino también en el futuro, causadas por una mala distribución de ingresos y egresos, y por la falta de visualización. En el artículo “¿Cómo hacer un plan de control de gastos que realmente beneficie a su empresa?”, el periódico digital expone los diferentes tipos de gastos, por lo que lo invitamos a consultarlo para conocer un poco más acerca de este básico de los negocios, por la gran importancia que tiene en la óptima gestión de las finanzas.

El texto cubre lo elemental de esta práctica; con todo, en SAP Concur consideramos que la dinámica del control de gastos tiene más aristas que revisar, puesto que en la actualidad alcanzar la rentabilidad de una empresa tiene niveles de complejidad que van mucho más allá de lo que era hace relativamente poco. Un pequeño pero significativo ejemplo es el regreso de los viajes de negocio, luego de la pausa que tuvo lugar a causa de las difíciles circunstancias que comenzamos a experimentar en el 2020, sobre todo porque también es necesario ajustarse a nuevas condiciones.

Por ello, siempre estamos actualizando nuestro Centro de Contenidos con nueva información para ayudar a las empresas a salir adelante en estos tiempos retadores. El libro electrónico “Cómo la gestión integrada de viajes y gastos permite que la compañía no se detenga” es una muestra de ello. En él reconocemos que, en la situación actual de los viajes, los empleados deben estar seguros al viajar, además de ser productivos, mientras que el área financiera requiere controlar de forma estricta un presupuesto empresarial que es más ajustado que en otros tiempos, debido a los propios desafíos de la actualidad.

A la par, hay otra enorme gama de gastos que los equipos financieros necesitan administrar, por lo que la mejor forma en que las áreas de Finanzas pueden mantener todo bajo control es contando con una gestión financiera integrada, que contemple tanto los viajes como el resto de los gastos para –como mencionamos en nuestro e-book– que la compañía no se detenga.

Adicionalmente, no hay que olvidar que estamos en la era de la experiencia de los empleados. Cualquier forma en que, a través del ajuste de procesos y políticas, así como del uso de la tecnología, se pueda facilitar el trabajo diario del personal, es bien recibido.

En este sentido, es crucial que la herramienta a utilizar para la gestión financiera esté configurada para simplificar la experiencia de los colaboradores en las áreas de negocios, eliminando la necesidad de recibos manuales o impresos (optando por el recibo electrónico) al hacer sus comprobaciones de gastos, y automatizando los reportes, al tiempo que se refuerza el control de gastos. En SAP Concur contamos con Concur Expense, Concur TripLink y TripIt Pro, y en el libro electrónico mencionado profundizamos en las ventajas que supone utilizar cada una de estas herramientas.