Costo de oportunidad: ¿cómo valorarlo en los viajes de negocios?

11 de Julio de 2022

En algunas empresas, existe holgura y consideraciones especiales cuando se trata de que los empleados decidan realizar viajes de negocios. Conviene analizar entonces, si es o no necesario llevar a efecto el viaje, ya que implica la generación de gastos por concepto de alimentación, alojamiento y traslados.

Es por ello que se debe determinar si el costo que supone el viaje está realmente justificado o no, comparándolo con los beneficios que dicho viaje pueda generar a los intereses económicos de la empresa.

Los viajes se pueden hacer por varios motivos: para ver a un cliente, para acciones de formación, para cerrar un trato o negocio, para impartir decisiones, entre otras. Por ello, hay que sopesar el coste de oportunidad.

Es decir, si es por una venta, por cada unidad de dinero invertido en un viaje de negocios se espera que genere un Retorno Sobre la Inversión (ROI) de hasta diez veces su valor.

Una vez que decidimos que el viajar está justificado, se debe evaluar la mejor manera de hacerlo. Sin embargo, también tenemos que tener en cuenta las opciones disponibles para cada situación y efectuar un análisis del costo de oportunidad en donde se refleje en un rendimiento económico para la empresa capaz de compensar la inversión que realizará por el viaje de negocios.

¿Qué es el costo de oportunidad?

El costo de oportunidad es el valor de lo que pierdes cuando eliges entre una o más alternativas de inversión.

Cuando se invierte, el costo de oportunidad es la cantidad de dinero que podría no ganar o los beneficios que no se percibirán, a raíz de elegir otra opción que se tenía como entre las alternativas.

¿Cómo se calcula el costo de oportunidad?

Un inversionista calcula el costo de oportunidad comparando los rendimientos de dos formas. Esto se puede hacer durante el proceso de toma de decisiones mediante la estimación de rendimientos futuros.

De manera alterna, se puede calcular el costo de oportunidad en retrospectiva comparando los rendimientos desde que se tomó la decisión.

Para realizar el cálculo del costo de oportunidad se utiliza la siguiente fórmula, la cual sirve para comparar los rendimientos de diferentes inversiones:

Coste de oportunidad = Valor de opción NO elegida – Valor de opción elegida

Por ejemplo, supongamos que una empresa decide comprar acciones entre una empresa A y otra empresa B. Finalmente, opta por comprar las acciones de la empresa A. Un año después, la empresa A ha devuelto un 3%, mientras que la empresa B ha devuelto un 8%. En este ejercicio podemos medir claramente que el costo de oportunidad es de un 5%, que es el resultado (8% - 3%).

En síntesis, podemos resumir que el costo de oportunidad nos ayuda a:

  • Medir el impacto de hacer una elección económica en lugar de otra.
  • Se aplica a cualquier proceso de toma de decisiones.
  • El costo de oportunidad es más preciso cuando se comparan decisiones que ya se han tomado.

Importancia del costo de oportunidad para las empresas

Aunque no está inmersa en los registros financieros, el costo de oportunidad es una herramienta de mucho peso al momento de tomas decisiones.

Sin ella, no se podría tomar racionalmente una elección con un amplio sentido económico. El solo hecho de poder sopesar ventajas al momento de elegir entre una estructura de precios y otra, es de vital importancia en las finanzas de las empresas.

Sin duda alguna, el costo de oportunidad reviste gran valor debido a:

  • Genera conciencia de la oportunidad perdida.
  • Facilita la toma de decisiones.
  • Permite conocer el precio relativo.
  • Contribuye a seleccionar el método de producción en las empresas.
  • Ayuda en la ejecución de proyectos.
  • Sirve para formulación e implementación de políticas en las empresas.

Costos de oportunidad en los viajes de negocios

Si bien los viajes de negocios ciertamente tienen algunas ventajas, al final del día, decidir si los viajes deben ser parte de la estrategia de su empresa se reduce cantidades de dinero.

Viajar resulta costoso y es importante decidir si la inversión vale la pena. Entonces, ¿cómo se hace para determinar cuánto cuestan los viajes a su empresa?

Afortunadamente, hay diversos métodos. Dedicar un poco de tiempo en calcular los números, puede ofrecer una buena estimación de los gastos obteniendo los costos promedio de los viajes de negocios, considerando que estos varían según la ubicación.

Una de las mejores estimaciones se basa en determinar los elementos principales de un viaje de negocios, como son: costo del transporte aéreo, costos del servicio de taxi o renta de un vehículo diario, costo del alojamiento y gastos de comidas.

Costos del transporte aéreo

La gran mayoría de las compañías aéreas dan a conocer en sus páginas web los costos de los boletos entre países y/o ciudades.

Ciertas aerolíneas ofrecen planes especiales para viajeros frecuentes o planes corporativos que permiten determinar el costo de oportunidad entre las diferentes opciones existentes en el mercado.

Costos del alojamiento

Existe una gran diversidad de hoteles con diferentes categorías y precios. En los viajes de negocios se debe evaluar los servicios que ofrecen, que son valorados por los viajeros y que se encuentran ya incluidos en la tarifa del hospedaje, como por ejemplo: WiFi, servicio de desayuno, estacionamiento, agua caliente, gimnasio, entre otros. Este es un buen ejercicio de evaluación de costo de oportunidad.

Costos de transporte local

Esto implica los gastos asociados a taxis entre residencia-aeropuerto-hotel y viceversa, o servicios de alquiler de autos durante la estadía del viaje de negocios. Aquí es muy práctico y útil realizar un estudio del costo de oportunidad entre varias empresas del ramo.

Costos de comidas

¡No importa dónde estés, tienes que comer! Los gastos reales probablemente variarán más en esta categoría, ya que los costos de los viajes de negocios pueden incluir el entretenimiento de los clientes, lo que hará que los precios suban considerablemente.

Sin embargo, lo importante es garantizar que los empleados estén cubiertos para las comidas básicas y de acuerdo a los costos promedio por ciudad.

Para poner los costos de los viajes de negocios en perspectiva, es importante considerar el costo total del viaje, y en este sentido SAP Concur dispone de interesantes productos como: Concur Travel, Concur Request, Travel & Expenses; herramientas interactivas que facilitan el control de los gastos viajes corporativos y representan una excelente opción en los costos de oportunidad.

¡Es todo!

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