Estrategias para optimizar costos y gastos: ¿por qué debe alinearlas a la transformación digital?

19 de abril de 2021

Las estrategias para optimizar costos y gastos siempre han existido en las empresas: estas se aplican en diferentes áreas del negocio, ya sea en su estructura financiera, aspectos operativos o cuestiones relacionadas con los gastos de funcionamiento.

La buena noticia es que en los últimos años las organizaciones tienen a la tecnología como su principal aliada en la ejecución de esas estrategias.

¿Quiere saber cómo puede aprovechar los avances tecnológicos para ahorrar costos en su empresa?

¡Lea este contenido hasta el final!

Reducción de costos y tecnología: una sociedad perfecta

Organizar y planificar los recursos de su negocio es una tarea fundamental para maximizar ganancias y crecer: afortunadamente, ahora puede hacerlo con ayuda de la tecnología de manera mucho más rápida y eficiente.

La idea es unir las estrategias para optimizar costos y gastos con la digitalización y automatización de los procesos, ya que esta "sociedad" le permitirá reducir costos y, en consecuencia, ganar competitividad en el mercado.

Eso sí, primero tiene que decidir en qué aspectos de su empresa puede comenzar a aplicar la tecnología, identificar cuál es la más conveniente de acuerdo a las necesidades de su negocio y evaluar la capacidad del personal para avanzar con esto, pues tal vez sea posible que deba planificar formaciones específicas para sus trabajadores.

Transformación digital para optimizar presupuestos

En una primera etapa, la digitalización permite tener todos los datos de los procesos de su empresa en distintas herramientas tecnológicas.

Ahora bien, cuando la transformación digital es completa, se suma la automatización que simplifica aún más el funcionamiento de su negocio.

Las innovaciones que aporta la automatización de procesos digitales —DPA o Digital Process Automation— han superado a la gestión de procesos de negocios —BPM o Business Process Management— y van un paso más allá al utilizar gran cantidad de datos digitales y tecnologías que se basan en la inteligencia artificial.

En este punto, estamos ante un sistema integral que mejora notablemente la gestión de su compañía y las experiencias de usuario de sus trabajadores y clientes: al tener presente que vivimos en una realidad dinámica es necesario apelar a estas adaptaciones y sus ventajas para no sucumbir frente a un cambio inesperado en el mercado.

Ventajas de la digitalización y automatización

El concepto clave para alinear correctamente la transformación digital con las estrategias para optimizar costos y gastos es elegir los recursos tecnológicos adecuados, ya que si esta gestión es exitosa, los procesos serán mucho más fluidos y económicos y, en poco tiempo, darán paso a los siguientes beneficios en su empresa:

Mayor competitividad y menores costos

La implementación de la automatización permite integrar tareas de administración, producción, gestión, control y operaciones —o una combinación de ellas— para lograr procesos más veloces y eficientes, lo que se traduce en una reducción de gastos y un mejoramiento de la estructura de costos.

Por consiguiente, esto aumenta el nivel de competitividad de su empresa al crear una posición ventajosa que le permite negociar con más clientes a precios más convenientes.

Optimización del manejo del negocio

La tecnología puede aportar mucho si la aplica en áreas estratégicas de su empresa.

Un ejemplo claro es el uso de los softwares de inventario, ya que le permiten saber en tiempo real cuál es su stock o, también, la gestión de los viajes corporativos mediante una herramienta específicamente diseñada para tal fin.

Todas estas tareas que comienza a automatizar —por medio de la integración de diferentes procesos— generan en el corto plazo la optimización del manejo de su negocio y en el mediano y largo plazo una reducción de costos y gastos significativa.

Agilidad empresarial

Una organización más ágil genera procesos más rápidos y simplificados, lo cual quiere decir que los tiempos desde el diseño hasta la entrega del producto serán cada vez más breves y tendrá la posibilidad de incrementar su producción, diversificarse o redirigir recursos hacia proyectos nuevos.

Experiencias personalizadas para los clientes

La digitalización y automatización crean una experiencia personalizada para los usuarios y clientes, a quienes además se les puede ofrecer productos adaptados según sus demandas o necesidades.

Este tipo de relaciones comerciales más fluidas favorecen su imagen empresarial y generan una retroalimentación constante que ayuda a que su negocio crezca y se consolide.

Rapidez y simultaneidad en la comunicación

El marketing digital se ha transformado en una herramienta indispensable para las empresas: la automatización aplicada a las estrategias nos ayudan a conocer mejor al público, segmentar, buscar nichos y crear oferta y demanda, además de comunicarnos de forma inmediata a través de múltiples canales digitales y de manera simultánea.

Identidad de marca ecológica

La digitalización aplicada a la gestión y el almacenamiento de documentos aporta beneficios a su empresa y al medio ambiente.

Por ejemplo, mientras la reducción de archivos físicos en las oficinas y empresas genera ahorros en el mantenimiento de los espacios, la desaparición del uso del papel produce recortes en los gastos de provisión y también evidencia el compromiso ecológico de su empresa, lo cual se verá reflejado en el mejoramiento del prestigio de su marca.

Se dice que las crisis traen oportunidades y, sin dudas, en los últimos tiempos la globalización y la situación sanitaria han acentuado la necesidad de la transformación digital en las empresas.

En este punto, la tecnología se posiciona como el socio ideal para llevar adelante sus estrategias para optimizar costos y gastos: este combo permitirá cambiar su cultura empresarial hacia un modelo más flexible que le permita sobrevivir en épocas difíciles.

Con ese objetivo, en SAP Concur trabajamos para que las compañías se encaminen en la senda de la transformación digital por medio del desarrollo de herramientas innovadoras para los procesos relacionados a la gestión de viajes y la rendición de gastos con el fin de hacer que estos trámites sean accesibles, sencillos y seguros.

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