Gastos de viaje deducibles: todo lo que necesita saber

17 de Mayo de 2022

Sabemos que los viajes corporativos pueden implicar gastos importantes para su empresa, por eso le preparamos el siguiente contenido sobre gastos de viaje deducibles. De esta manera, logrará optimizar al máximo los recursos que destine a este tipo de proceso.

Además, contará con todas las herramientas y recursos que necesita para identificar los gastos deducibles y montos máximos, con la finalidad de disfrutar del beneficio fiscal.

¡Lea hasta el final!

¿Qué son los gastos de viaje deducibles?

Los gastos de viaje deducibles son todos aquellos gastos que pueden ser sujetos a deducción de impuestos para su empresa.

Esto no solo quiere decir que podrán ser beneficiosos, pues restarán una cantidad a los impuestos a pagar como empresa gracias al crédito fiscal, sino que también pueden ayudarle a construir una reputación corporativa y financiera favorable.

¿Por qué deberían importarle los gastos de viaje deducibles?

Al identificar y registrar todos los gastos de este tipo, el departamento contable y de finanzas podrá reducir los costos totales efectuados en viajes, logrando con ello que los presupuestos puedan ampliar ligeramente su margen.

Esto será benéfico no solamente para mejorar la experiencia de quienes tienen que realizar un viaje corporativo, sino que también le permitirá contar con mejores soluciones potenciales para escenarios de crisis inesperadas.

Así mejorará el rendimiento de sus recursos y podrá obtener mejores resultados corporativos, pues incrementará la productividad de los trabajadores e impulsará los márgenes de éxito de sus objetivos.

¿Cómo optimizar la gestión de deducibles y gastos de viaje en general?

No obstante, aunque puede tener muchos beneficios aprovechar este tipo de gastos, la identificación puede ser algo problemático si lo efectúa por su cuenta: podría equivocarse y tener que pagar una multa debido a la expedición de una factura innecesaria o dejar pasar la oportunidad de deducir algún gasto importante.

Para evitar este tipo de incidentes, puede contactar con una travel management company (o empresa de gestión de viajes). Los profesionales que aquí encontrará podrán reconocer con certeza todos los gastos de viaje corporativos que sean deducibles para su empresa.

Otra opción, que abordaremos más adelante, es implementar un sistema integral para registro y gestión de gastos.

Este tipo de recursos agilizarán la gestión de sus viajes en otros ámbitos igual de relevantes como lo es la logística: desde las reservas de avión y hotel hasta la programación de juntas con socios y clientes o solución de problemas eventuales.

Además del apoyo externo, debe considerar lo siguiente:

Elementos técnicos y contextualización

En primer lugar, es necesario definir los encargados de planificar todos los detalles técnicos que permiten realizar los viajes corporativos: esto contempla desde la reserva de boletos de avión, hospedaje en hoteles, restaurantes y movilidad de los empleados en la locación establecida.

No obstante, esto no se reduce a un simple ejercicio de búsqueda rápida y reserva en aerolíneas y otros establecimientos, requiere de la investigación y comparación de distintas alternativas convenientes con los fines del asunto por el que se hace el viaje.

Esto de forma práctica puede traducirse en qué hotel es más conveniente para un empleado que tiene juntas y conferencias pendientes en el centro de la ciudad a visitar. De forma específica no le generará mayores beneficios a la empresa elegir la opción de hospedaje más económica pero que se encuentra a las orillas de dicha ciudad.

Política de viajes corporativos

Adicionalmente, una buena gestión de viajes corporativos contempla la creación o mejora de una política de viajes empresariales que permitirá a la empresa y a sus trabajadores cumplir de una manera más sencilla con protocolos y expectativas financieras.

Este tipo de recursos facilitará la reserva necesaria de boletos y también permitirá agilizar la movilidad y traslados, así como mejorar la experiencia de los trabajadores al implementar un esquema participativo que busque la retroalimentación antes, durante y después de un viaje.

Gestión de riesgos

Además un documento como la política de viajes corporativos, encargado a un especialista de una empresa especializada o a un consultor independiente experto, también debe contemplar la posibilidad de crisis y varias opciones de resolución.

Esto es lo que se conoce como gestión de riesgo y es indispensable para administrar los imprevistos que pueden surgir a lo largo de un evento como un viaje corporativo o empresarial.

Con esta acción anticipada, los problemas e inconvenientes no planificados podrán resolverse mucho más rápido y tendrán un menor impacto en la experiencia del viajero y del cometido corporativo por el que se realizó el viaje.

Por eso es que es necesario que al elegir un servicio o consultor para la gestión de sus viajes conozca sobre el tipo de gestión de riesgos que lleva a cabo y las herramientas que propone para manejar las crisis potenciales.

Monitoreo y registro de gastos

Este tipo de monitoreo suele requerir de servicios especializados como bases de datos albergadas en servicios en la nube que faciliten la recolección de datos sobre los gastos realizados desde cualquier dispositivo autorizado.

Es importante que quede un registro confiable de los gastos de viaje deducibles, pero también de aquellos que no son deducibles, de esta manera será más sencillo que el consultor o servicio que contrate con el fin de gestionar sus viajes genere un reporte completo para el departamento de finanzas y contabilidad de su empresa.

Para este fin, una solución como Concur Travel puede ser conveniente, así logrará mantener un registro de todos los gastos y clasificar de manera sencilla los deducibles y los que no son deducibles.

Diferencia de gastos de viaje y gastos de movilidad

Ahora que ya sabe que acudir a una empresa o profesional especializado le ayudará a aprovechar al máximo los beneficios que tienen este tipo de gastos y que también conoce algunos de los aspectos básicos de la gestión de viajes, es conveniente que sepa más sobre las diferencias que tienen los gastos de viaje y los de movilidad, ya que de esta manera tendrá una idea más clara de cuáles pueden ser deducibles.

Esto último sobre todo porque declarar de manera incorrecta puede llegar a ser muy problemático y también puede reducir el margen de optimización de recursos para su empresa (los gastos de movilidad tienen un límite distinto al que tienen los gastos de viaje).

Entonces, le dejamos las cosas claras: los gastos de viaje abarcan todos los recursos que se utilizan para costear un viaje con fines de negocio, pueden contemplar los gastos de transporte que implican un viaje corporativo, pero estos no deben confundirse con los de movilidad.

Los gastos de movilidad de su empresa se relacionan con la distribución de sus productos o materia prima o aquellos que implican un transporte en trayectos cortos.

Entonces, ¿cuáles son los principales gastos de viaje?

Por su parte, los gastos de viaje contemplan los viáticos de transporte como boletos de avión, autobuses, cruceros y otros: son trayectos largos e implican movilidad fuera de la zona en que normalmente se desempeñan los trabajadores.

Además, incluyen otros gastos como aquellos de alojamiento u hospedaje y comida. Para que tenga disponible un registro de todos los gastos en sus distintas categorías, le recomendamos que en su control financiero cuente con herramientas digitales.

De esta manera será más fácil cotejar cada uno de los movimientos financieros, lo que facilitará el trabajo del departamento específico o los consultores externos de contaduría y finanzas.

Después de todo, incluso si tiene el apoyo de una empresa especializada en finanzas para llevar este aspecto, utilizar herramientas digitales le hará mucho más fácil administrar cada movimiento de manera rápida.

Límites de gastos de viaje deducibles

Como le comentamos brevemente en la sección anterior, los gastos de viaje deducibles tienen un límite que debe respetarse tanto en viajes al interior del país como fuera de él.

De acuerdo a la legislación vigente, los deducibles no deben sobrepasar el doble de cantidad que está autorizada para los funcionarios públicos de mayor jerarquía por día en el caso de viajes en el interior del país (o 640 dólares por día).

Por su parte, cuando se trata de viajes al extranjero, el límite máximo será calculado con base en la escala de viáticos por zonas geográficas, posicionándose el monto mínimo en las dependencias de gobierno se sitúa en USD$ 315, para la región de América central, y USD$ 540, como el máximo, para la región europea.

De este modo, las empresas no pueden sobrepasar el doble de las cantidades que acabamos de mencionar. Para mantener un registro claro, puede utilizar una herramienta digital y apoyarse en el trabajo de alguna empresa especializada que le permitirá no sobrepasar las cantidades mencionadas.

Es importante tener en consideración estas cantidades si lo que busca es optimizar al máximo los recursos que usa su empresa. Además de esto, es fundamental que considere la información básica que requieren los documentos obtenidos para realizar la deducción.

Por esto último es que le presentamos la siguiente sección en la que conocerá tanto la documentación necesaria como los formatos más adecuados para que los gastos de viaje deducibles sean realmente válidos.

Documentación necesaria para presentar gastos de viaje deducibles

Para que pueda deducir los gastos de viaje es necesario que cuente con una factura válida de los servicios y también que enuncie de manera específica la razón por la que estos gastos se relacionan con su empresa.

Esto quiere decir que será necesario enunciar por qué se hizo el viaje, en caso de la factura para una estancia o boletos de avión, y cuál es la importancia y conexión que tiene con el negocio.

Información básica en la documentación fiscal

Otros elementos importantes para que estos documentos sean válidos tienen que ver con los datos que se incluyen en las facturas en donde al menos deben figurar: nombre, denominación o razón social, el domicilio del prestador del servicio, la naturaleza u objeto de la operación, la fecha y el monto de la misma.

Es básico que se encuentre el nombre y el número de identificación oficial, justo en los campos destinados a esta información, de lo contrario el documento no será válido y será imposible que deduzca la cantidad permitida de este gasto.

Tipo de documentos aceptados y formatos

También es necesario señalar que el tipo de documento aceptado contempla: boleta de venta electrónica, ticket POS, ticket monedero electrónico, nota de débito o crédito electrónica.

En caso de que no pueda contar con este tipo de documentos, podrá presentar una boleta de venta física o una nota de débito o crédito emitida de forma impresa o importada por imprentas autorizadas.

No olvide que estos últimos documentos son aceptados en casos particulares, ya que la norma suele preferir el formato electrónico para cualquier comprobante que se expida con los fines de deducción de los gastos.

Esto no es casual, pues generalmente la expedición digital facilita la tarea de registro para todas las partes involucradas: desde la SUNAT hasta las plataformas financieras y fiscales utilizadas por especialistas y profesionales del área.

Por eso será conveniente que todos los gastos de viaje sean cubiertos mediante una tarjeta de débito o crédito válida y mediante plataformas digitales.

Documentación corporativa

Adicionalmente a esto, es importante que cuente con la documentación requerida que acredita que los gastos de viajes presentados son realmente necesarios para el funcionamiento de la empresa.

Estos pueden ser oficios o cartas expedidas y debidamente firmadas por las autoridades de la compañía para acreditar su validez. A su vez, deberá establecer en estos documentos que los montos de boletas fueron autorizados por la junta general de accionistas.

Herramientas de control de gastos

Una vez que conoce lo indispensable sobre los gastos de viaje deducibles, es importante que recuerde los beneficios que le traerán las herramientas o soluciones tecnológicas.

De la mano de un buen gestor o consultor, pueden ayudarle a generar una optimización de recursos y una mejoría financiera corporativa considerable. Algunas de las herramientas con mayor utilidad son las siguientes.

Herramientas de clasificación contable

Con este tipo de servicios usted podrá mantener un registro financiero de todos sus movimientos. Así no solo contará con el respaldo confiable que muestre los gastos de sus viajes, sino que también podrá consultar las ganancias y los balances económicos de su negocio.

Este tipo de herramientas mejorarán el desempeño del departamento contable de su empresa y también le permitirá resolver cualquier duda o aclaración relacionada con estos ámbitos (ya sea que se trate de proveedores o clientes).

También le será de mucha ayuda cuando se encuentre realizando un reporte general sobre la situación financiera de su compañía, lo que facilitará la confianza de posibles socios que fortalezcan su alcance en el mercado.

Programas de facturación

Es otra solución que puede ser de mucha utilidad para el departamento de contabilidad de su compañía. Facilitará las tareas de quienes estén a cargo, ya que les permitirá automatizar procesos que de otra manera les llevaría más tiempo.

Esto tendrá como resultado que los trabajadores responsables de la contabilidad podrán enfocarse más en mejorar el balance contable pues las tareas de facturación será mucho más sencillas y el registro también contará con un respaldo confiable y rápido.

Estos programas también le serán de mucha utilidad para registrar todos los gastos de viajes deducibles y hacer el procedimiento con los departamentos gubernamentales mucho más ágiles.

Herramientas para crear presupuestos

Este tipo de programas o plataformas será de mucha utilidad para su gestor o consultor experto de viajes y también para toda persona que se encargue de la administración de recursos.

Esto último sobre todo porque permitirá que se establezcan límites mínimos y máximos que podrán comunicarse de una forma mucho más directa y rápida gracias al entorno en que se basan.

Concur Budget es una de las alternativas y utiliza un entorno basado en la nube, por lo que no solo será fácil conocer los montos mínimos y máximos en un presupuesto, sino que también será sencillo realizar una monitorización en tiempo real de los gastos.

También será útil para todos los jefes de departamentos en su empresa, que se encargan de adquirir insumos y otros elementos que requieren gastos en su empresa, lo que a gran escala facilitará la labor financiera de su empresa.

Herramientas de administración de gastos

Son una gran solución para el departamento financiero de su compañía. No solo permitirá mantener el registro de todos los gastos, sino que también puede ser el punto en el que se concentre toda la información presupuestaria y financiera de su empresa.

Una de las opciones de este tipo de herramientas es Concur Expense, que no solo facilitará mantener con seguridad el registro de todos los gastos, sino que también le brindará reportes automatizados para generar análisis detallados de la situación financiera.

Esta solución permitirá realizar reembolsos de forma más rápida y sencilla a sus empleados cuando se dé el caso y le ayudará a generar una política de gastos más fácilmente.

Además, podrá acceder a reportes gráficos que facilitarán la creación de presentaciones y reportes de su empresa. Con ello logrará generar mayor confianza en posibles socios y clientes y aumentará el alcance comercial.

Herramientas de protección financiera

Por último, están las herramientas que le permitirán blindar a su empresa de cualquier posible fraude económico.

Aunque a primera vista puede parecer que no tienen relación con las herramientas de gestión de gastos, lo cierto es que prevenir el robo es una de las tareas más importantes de la gestión de gastos. Después de todo, un fraude o robo es un malgasto de sus recursos.

Para este tipo de soluciones, Concur Detect le ofrece todo lo que necesita para mantener a salvo a su empresa, de esta manera podrá reducir al mínimo las probabilidades de un fraude financiero y mantendrá una buena salud financiera en su compañía.

Conclusión: apunte a una gestión inteligente

Conocer lo que necesita sobre gastos de viaje deducibles en conjunto con el trabajo de un gestor de viajes y el uso de herramientas que le ayuden con el registro y gestión de sus gastos, le permitirá lograr obtener un mejor rendimiento en cada viaje.

Podrá ofrecer mejores experiencias de viaje a los empleados, lo que sin duda impactará positivamente el rendimiento y satisfacción en el trabajo cotidiano.

También le será más fácil administrar y clasificar los gastos, lo que permitirá que el departamento contable realice una mejor labor y también mejorará la productividad financiera. Esto no solo lo agradecerán sus departamentos contables y financieros, sino también sus socios y su reputación corporativa

Acérquese a alguna de las empresas o soluciones tecnológicas: le permitirán conseguir estas ganancias y también tener un mayor control de los comprobantes y documentos necesarios para que los viajes corporativos se conviertan en una oportunidad fiscal para su empresa.

Tendrá a su disposición plataformas que le permitirán planear de una manera más eficiente los presupuestos, mantener un registro claro de todos los gastos y más.

Ahora que conoce todo lo que necesita saber sobre gastos de viajes deducibles, lo invitamos a enterarse de cómo la gestión de gastos puede ayudarle a reducir los costos de su empresa en nuestro ebook, así podrá maximizar sus recursos financieros y obtener un mayor margen de rendimiento.