Gestión de gastos digital: el pilar de las empresas más competitivas y estables

8 de abril de 2021

La gestión de gastos ha sido una asignatura obligatoria de las empresas desde hace muchas décadas, sin embargo, transformar esta tarea digitalmente ha sido uno de los retos más grandes que las organizaciones han tenido que afrontar, incluso, con un poco de subestimación.

La misión de este artículo será darte las razones por las cuales llevar los gastos de tu empresa de forma digital es crucial para lograr un mejor retorno de la inversión (ROI). También te hablaremos sobre cómo puedes iniciar este proceso.

Como sabrás por tu experiencia, el control y la gestión de gastos, realizado de manera manual, puede resultar en un gran desperdicio de talento y recursos, sobre todo en estos tiempos donde la automatización de las actividades de las empresas está a la orden del día. Por ejemplo, un colaborador puede invertir hasta veinte minutos en una sola nota de gastos analógica, lo que provoca un gran desaprovechamiento de horas/hombre.

Asimismo, si le agregamos el margen de error que existe para las tareas manuales, el resultado es una cantidad de procesos que necesitan ser revisados y corregidos para asegurar la operatividad y el correcto uso de la información de la empresa.

Por ello, a continuación te contaremos en qué consiste llevar una gestión de gastos digital, las ventajas que ofrece versus aquellas hechas manualmente, los beneficios inherentes, así como las tecnologías y soluciones que permiten hacerlo en cualquier empresa, sin importar su tamaño o rubro.

Ahora bien, con todo lo dicho parece evidente la superioridad de una opción sobre la otra, pero no es justo tomar decisiones sin tener todas las características de cada una sobre la mesa; en ese sentido, empecemos por definir claramente lo que es la gestión de gastos digital.

¿Qué es la gestión de gastos digital?

Como todos lo sabemos, la tecnología ofrece soluciones innovadoras y hasta disruptivas a cada industria, lo que ha permitido una revolución en la manera de hacer las cosas en todos los niveles y áreas, desde las tareas más básicas hasta los procesos más complejos e intrincados de un flujo de trabajo.

La gestión de gastos no ha sido la excepción a esta ola de evolución tecnológica y, como parte de la transformación digital de las áreas de contabilidad y finanzas de las empresas, hoy en día es posible evitar que los datos relacionados con los gastos de los empleados tengan que introducirse de manera manual.

De lo anterior se desprende que la gestión de gastos digital se trata de la adopción de productos tecnológicos y soluciones digitales que están diseñados para simplificar los procesos y reducir los tiempos en los que se registran los gastos de los negocios —procesos de compra, capturas de pagos, aprobaciones, integración de datos y presentación de informes—.

Ello implica un cambio de paradigma, donde con el uso de herramientas tecnológicas se saltan pasos y los empleados ahora registran los pagos dentro de la base de datos.

De esta manera, las soluciones para un sistema de gestión de gastos digital son más que recursos contables y se convierten en plataformas para aumentar la competitividad al permitir su uso en cualquier lugar, con el dispositivo que sea, fácil de manejar e integrable con otras herramientas, por ejemplo, con ERP (Enterprise Resource Management) o CRM (Customer Relationship Management).

Con esto en mente, el proceso de adopción de un tipo de tecnología así no puede hacerse de manera arbitraria ni desordenada. De hecho, para agilizar el proceso de incorporación de un sistema de gestión de gastos que acelere las tareas y permita que una empresa reduzca errores es necesario seguir algunos pasos.

Digitalización

A grosso modo, existen tres tipos de gastos en una organización comercial: los impresos, escritos a mano y los online. Para que una gestión de gastos digital pueda realizarse correctamente y se pueda ajustar óptimamente a los procesos internos es necesario empezar a digitalizar todos los gastos que sea posible, apoyándose en recursos y soluciones que lo hagan de manera impecable.

Una herramienta de gestión digital debe permitir que las facturas online puedan añadirse a los registros con un trabajo manual casi o totalmente nulo, así como que los pagos online de un ecommerce, por ejemplo, se integren en tiempo real usando su interfaz. 

Además de ello, también debe tener la opción de agregar las facturas impresas de manera inteligente, es decir, usando tecnología OCR, que con solo tomar una fotografía con un teléfono puedan añadirse al registro. A su vez, debe incorporar opciones para agregar pagos de manera manual con eficiencia y sencillez, para aquellos registrados a puño y letra.

Integración

Por otra parte, el sistema que se elija para gestionar los gastos digitalmente, tiene que permitir la integración con los recursos y soluciones tecnológicas que ya se posean. Independientemente de la planificación de recursos empresariales o ERP, el sistema de información de Recursos Humanos o HRIS, o alguno relacionado con la contabilidad.

Por ello, como parte de los elementos característicos esenciales de la elección, la integración es fundamental para garantizar un correcto funcionamiento y adopción del recurso. Es clave que este no interfiera con tu flujo de trabajo, en lugar de acelerarlo y optimizarlo.

Automatización

Un proceso de digitalización y de incorporación de un sistema de gestión de gastos digital debe permitir que los procedimientos puedan ser modificados automáticamente luego de su implementación, y poder ser implementados a través de cualquier dispositivo.

Para ello, la empresa debe establecer normas y reglas específicas, como un proceso de aprobación basado en el tipo de gasto, cantidad, fecha y otros elementos.

Esto último porque gran parte de los gastos corporativos de una empresa vienen de los viajes de los directivos y colaboradores, así que las modificaciones de manera remota, reembolsos inmediatos, aprobaciones adicionales y más, tienen que estar en la lista.

Cumplimiento

Sin importar la ubicación, las normas y leyes financieras suelen ser bastante complejas y, a pesar de que las similitudes y acuerdos que se tengan con otros países, el derecho tributario tiene grandes diferencias de una nación a otra.

En ese contexto, la gestión de gastos y las políticas de reembolso pueden tener diferencias abismales, lo que provoca que la elección de una solución de este estilo esté fundamentada, entre muchas otras cosas, en la integración y cumplimiento de tales regulaciones, así como flexibilidad para modificarlas sobre la marcha.

Entonces, como mencionamos al inicio de este segmento, la elección de un sistema de gestión de gastos debe ser una actividad completamente racional y planificada que considere los aspectos cruciales de la actividad comercial y las condiciones internas y externas.

Ahora bien, a pesar de ser un proceso de escogencia que puede extenderse en el tiempo, para hacerse correctamente, esto genera ciertas ventajas con respecto a una actividad de administración complemente manual. Si quieres conocerlas, debes seguir leyendo.

Ventajas de un sistema de gestión de gastos digital

Ante el evidente auge de la digitalización de la gestión de información dentro de las empresas, son dignas de estudio las ventajas que aportan y que justifican su adopción. Algunas de las más relevantes y que hacen que la gestión de gastos digital sea superior a la basada en procesos analógicos son:

Ahorro de espacio

La ventaja más evidente y que más atrae a los directivos de empresas a la digitalización, sobre todo en esta época donde la conservación ambiental está en boca de todos, es precisamente el ahorro físico y de recursos como el papel y la tinta que es posible cuando se guarda la información en bases de datos digitales (en computadoras o en la nube).

Esta ventaja produce mucho más que un simple recorte de los espacios de la empresa donde antiguamente se almacenaban papeles y archivos físicos para futuras referencias. Habla más de una congruencia con lo que los mercados les exigen a las organizaciones de hoy, cuando la conservación ambiental y la responsabilidad social es cada vez más requerida y apreciada por los consumidores.

Ahorro de tiempo

Por otra parte, además del ahorro de uso de papel y espacio, la digitalización de la gestión de gastos también trae consigo un recorte del tiempo que pasan los colaboradores llenando formularios y dejar muchas de esas rutinas al sistema.

Cualquier empresa que use con eficiencia las tecnologías para la gestión de sus gastos será una organización ágil y dinámica que puede ofrecer a sus procesos, colaboradores, proveedores y clientes respuestas cada vez más rápidas y efectivas ante las necesidades y exigencias que se puedan presentar.

Ahorro de dinero

El ahorro de espacio y tiempo permite que las empresas reduzcan su inversión en recursos inherentes a los procesos y necesidades de planta física implicados en el registro analógico de la administración y gestión de gastos. Ello es más evidente cuando los mercados y gobiernos de alguna manera “castigan” con mayores precios a aquellas organizaciones con actividades no digitales.

Además, el incorporar tecnología digital para la gestión de gastos provocará que una empresa pueda reducir sus costos en papel, por ejemplo..., pero con mucha más relevancia el ahorro se produce al reducir los errores.

Y es que las equivocaciones en las operaciones manuales suelen ser recurrentes e, incluso, contempladas en las empresas como un gasto en el marco de sus proyecciones; un gasto que con el uso de soluciones digitales puede minimizarse exponencialmente, hasta llegar a cero. 

Reducción de tareas de contabilidad

Al usar una gestión de gastos digitalizada, muchas tareas pasan a un estado automático para que el tiempo y talento de los colaboradores de una empresa pueda dedicarse a operaciones y actividades que realmente aporten valor a la organización.

Es perfecto para el teletrabajo

Además, con la reciente propagación de la COVID-19 y las medidas sanitarias impuestas por las naciones en función de proteger la salud pública y a la ciudadanía, las herramientas digitales de gestión de gastos ayudan a las empresas a seguir operando desde cualquier lugar y momento.

Esto quiere decir que cada empleado o gestor puede administrar las tareas contables relacionadas con los gastos de la empresa sin importar su ubicación, lo que favorece a un flujo de trabajo continuo.

Disminución de los riesgos financieros

Por otra parte, las preocupaciones económicas de las empresas ocasionadas de errores e incumplimientos legales, pueden disiparse completamente gracias a un software de este estilo. 

La razón es que las herramientas encargadas de gestionar los gastos en las empresas pueden adaptarse a las regulaciones internas y externas de las empresas y los países y ofrecer resultados alineadas a las necesidades específicas de las organizaciones.

Así, un departamento de Contabilidad y Finanzas tendrá mayor confianza en sus procesos, pues estos estarán protegidos por protocolos y estándares, reduciendo así de manera sustancial los riesgos económicos asociados a los errores humanos.

Brinda estabilidad operativa y legal

Además de lo mencionado anteriormente, la estabilidad que aporta el adoptar la tecnología será un valor agregado de gran importancia para el flujo rutinario de trabajo. No solo a nivel reglamentario, también a nivel operación.

Esto sucede gracias a un complejo nivel de integración con todas las herramientas ya incorporadas y, a una sincronización detallada y precisa de las operaciones para estimular un flujo de trabajo constante, lo que brinda estabilidad a las actividades de múltiples departamentos y a un ambiente laboral donde reine el orden.

Ahora bien, las ventajas que enumeramos justo recién ponen a las soluciones de gestión de gastos como la opción lógica para cualquier tipo de empresa, pero, ¿se sabe cuáles son esos beneficios operacionales que aporta? A eso nos dedicamos a continuación.

Beneficios de la gestión de gastos digitales

Las opciones disponibles en el mercado están diseñadas para que las organizaciones puedan cumplir fácilmente sus políticas de gastos, registrar facturas, procesar reportes y emitir informes para tomar las mejores decisiones posibles basadas en información precisa y oportuna.

Dentro de sus muchos beneficios, a continuación te enumeramos los más relevantes.

Administrar gastos comerciales 

Los colaboradores de una empresa pueden, con solo tomar una foto, capturar datos de las transacciones ejecutadas en cualquier parte. Con el uso del teléfono móvil se pueden cargar y enviar capturas de recibos y facturas de manera simple. Así, los gerentes y la directiva pueden revisar cada uno de ellos, aprobarlos con pocos toques de pantalla y emitir reportes en tiempo real para visualizar la realidad operativa y financiera del negocio.

Esto es especialmente importante para empresas que aún usan el papel como medio de transmisión de su información y empiezan a apoyarse en aplicaciones móviles, para capturar y adjuntar datos de recibos a los informes de gastos. Con ello se hace más fácil la creación, detalle y categorización del registro de los gastos.

Asimismo, el procesamiento de datos será sustancialmente más veloz que cuando se realiza manualmente, lo que ayuda a la dirección de la organización a consultar, aprobar o rechazar gastos mientras sus colaboradores se encuentran fuera de la oficina. Además, se acortan los tiempos de espera para reembolsos al exhibir los datos de gastos en tiempo real.

Optimizar la administración de gastos

Las herramientas integradas a servicios, por ejemplo, de compra de boletos de viaje, alojamiento, traslados, restaurantes, entre otros, permite la homogeneidad entre los procesos para hacer las tareas de manera mucho más rápida.

¿Qué quiere decir esto? Que bajo una misma interfaz, los encargados del área de planificación de compras, por ejemplo, podrán comprar boletos de avión desde cientos de opciones, reservar noches en hoteles e incluso adquirir paquetes corporativos que bajen los costos normales que se prevén para los viajes de negocio.

La simplificación y optimización de la actividad administrativa da a las empresas una ventaja competitiva relacionada con el cumplimiento de actividades comerciales fuera de la oficina y les permite a sus empleados la despreocupación por elementos fuera de sus labores profesionales para concentrarse en aquellos aspectos de su formación y funciones que son esenciales para los negocios.

Visibilidad con la integración de sistemas

Gracias al nivel de integración que permite este tipo de soluciones, las empresas pueden combinar ciertos productos junto a un software de gestión de gastos, por ejemplo, con un sistema ERP o un CRM, dándoles a los equipos de trabajo mayores opciones de gestión y la visibilidad de un mapa financiero completo y preciso.

Este beneficio, a su vez, está sostenido en cuatro pilares.

Visibilidad 

Ofrecen una perspectiva amplia del aspecto financiero y económico de la empresa, permitiendo que se creen informes sólidos y verídicos apoyándose en datos de viajes, gastos e información extraída de los sistemas integrados como el ERP y CRM.

Precisión

Las aplicaciones financieras estimulan un flujo automático de datos para disminuir casi totalmente las extracciones e importaciones manuales de los gastos (que pueden provocar errores, retrasos e incluso en la duplicación de los resultados en los informes).

Cumplimiento

Estas son herramientas con una intensa flexibilidad para la realización de auditorías e informes. De esta manera pueden ayudar a las empresas puedan mejorar sus procesos y actividades relacionadas con monitoreo del cumplimiento de políticas y regulaciones internas y externas.

Integración

Estas herramientas se integran fácilmente a los sistemas y soluciones de negocios más conocidos y usados del mercado. Asimismo, permiten diseñar conexiones personalizadas para fusionar distintos tipos de servicios con el fin de optimizar las actividades.

Con ello es posible la integración de las aplicaciones para la administración de gastos y estimular un flujo de trabajo continuo, constante, optimizado y preciso.

Vista única de los datos

Uno de los beneficios más importantes que aportan estas herramientas es el establecimiento de medidas para controlar de manera sencilla y optimizada los gastos a través de informes detallados y personalizados que reflejen la información que es relevante para cada organización.

Por otra parte, el uso de paneles y análisis con impulso de la inteligencia artificial, las empresas pueden obtener insights de valor que puedan darles datos de valor para identificar patrones y oportunidades de optimización de gastos.

Tal información hará posible establecer estrategias para optimizar recursos y hacer uso inteligente del capital corporativo.

Hacer seguimiento

Existe una variedad de normas y estándares globales, por ejemplo el ISO 27001, SOC 1/SSAE16, que tienen que ver con la seguridad de la información, un factor crucial en las operaciones de las empresas y, por supuesto, elemento fundamental para la elección de este tipo de herramienta.

En este sentido, existen muchos recursos tecnológicos que cuentan con la certificación en estándares que garantizan el cumplimiento de estas normas, lo que provee a los negocios la tranquilidad de que sus datos están seguros y son completamente confidenciales. 

Integración con las tarjetas

Por último, con este tipo de soluciones es posible gestionar completamente los gastos de la empresa, sobre todo los que son hechos a través de tarjetas de débito y crédito, lo que mejora la precisión y la eficiencia en el manejo de recursos y agrega automatización a la actividad de compra hasta que llega al libro mayor.

Incluso, es posible realizar cobros centralizados, el producto equipara los gastos preaprobados con las facturas para realizar conciliaciones precisas y rápidas, lo que favorece la minimización de errores humanos y la optimización del tiempo y el talento en las empresas.

En el mismo orden de ideas, el proceso de capturar y categorizar la información de las transacciones de los empleados de manera sistemática hace que la revisión, conciliación y el envío de estados financieros de la empresa sea sustancialmente más sencillo.

Con lo dicho en este contenido, queda en evidencia el poder de la adopción de soluciones digitales frente a los modelos analógicos, específicamente en la gestión de gastos de una empresa. 

Te invitamos a considerar esta clase de productos como parte de las herramientas claves en las operaciones de tu empresa, con lo que también abres la puerta a potenciar el talento humano. Otras soluciones, como ERP o el CRM, no solo te servirán para funcionar más eficientemente, sino también para recolectar datos de manera centralizada y tener más información para la toma de decisiones.

¿Qué piensas de este tipo de productos y soluciones? Déjanos tus impresiones dentro de la sección de comentarios.