Auditoría de gastos: ¿cómo hacerla sin aumentar la carga de trabajo de sus empleados?

17 de marzo de 2021

Realizar el proceso de auditoría de gastos de manera manual supone el uso de varios recursos de la empresa, en el cual se incluyen, por supuesto, la participación de colaboradores de la organización en representación de los diferentes departamentos, además de la contratación de equipos independientes de auditores y la utilización de insumos para ejecutar la tarea. Afortunadamente, hoy esto puede ser un proceso 100% automatizado.

En primer lugar, la auditoría de gastos es una actividad requerida por ley en muchos países que, al mismo tiempo, es muy importante para evitar los costos que no se ajusten a las políticas de las empresas e identificar fraudes en caso que se estén cometiendo, ya sea debido al resultado de errores inocentes o con completa deliberación.

Para ello, es esencial contar con herramientas y soluciones de transformación digital que sean completamente objetivas y puedan reducir los costos generales del proceso de auditoría en sí: de esta manera, estas se convierten en una adición muy valiosa para las operaciones de una organización en aras de eficientar sus procesos y hallar gastos evitables, errores e intentos de fraudes.

Ahora bien, ¿cómo se puede hacer esto sin que la carga de trabajo aumente para sus empleados? ¡Veámoslo!

Auditoría de gastos digital

Los servicios de auditorías digitales son procedimientos que cumplen con todas las bases legales y protocolares de una auditoría convencional, la cual considera las normas y estatutos de técnicas internacionales y estándares globales, pero que se ejecuta a través de una plataforma digital que controla de manera sistemática, independiente y documentada el grado de cumplimiento de todos los criterios a auditar.

Para ello, existen dos clases o tipos que las separan según su naturaleza:

Auditoría de gastos digital con interacción humana

Como su nombre lo indica, es cuando este proceso digital requiere la interacción de las personas que forman parte del equipo auditor y de la participación del personal auditado por medio de los productos y servicios tecnológicos de comunicación.

Auditoría de gastos digital sin interacción humana

Por otra parte, este tipo de servicio descarta la participación de los recursos humanos, es decir, tanto del equipo auditor como de la empresa auditada: así, se convierte en una herramienta 100% automatizada y dirigida por software e, incluso, inteligencia artificial.

Evidentemente, la auditoría de gastos digital entrega beneficios que van mucho más allá del ahorro de tiempo y recursos, algo que veremos a continuación.

Ventajas de la auditoría de gastos digital

Al utilizar un servicio de esta naturaleza, su empresa podrá automatizar el proceso de revisión de gastos y facturas, además de:

Comparar cada gasto con su política

Cada recibo puede ser certificado contra su política de gastos, lo que le dará la posibilidad de identificar rápidamente errores o fraudes que se presenten en sus registros contables.

Sin duda, este es un recurso especialmente valioso para detectar esas fallas que pueden mitigar sus ganancias o, incluso, llevar a la empresa a litigios por incumplimientos o violación de la ley.

Asimismo, le da tranquilidad a sus operaciones y permite a cada departamento de su organización estar enteramente limpio de errores en sus políticas al hallar comportamientos sospechosos por parte de sus empleados.

Identificar gastos fuera de la política de reembolso

Cuando en su empresa los viajes de negocios son algo recurrente, los gastos de viajes corporativos son una actividad muy difícil de registrar debido a su naturaleza de rapidez e inmediatez en el proceso de adición de facturas y recibos.

En este sentido, un servicio de auditoría de gastos digital y automatizado le permite a su negocio comparar cada reembolso contra su política para determinar que cada uno de ellos se ajuste a lo que se estipula y, por consiguiente, su empresa pueda ahorrar dinero tanto en la utilización de recursos —al realizar de manera sistemática las tareas repetitivas— como en el análisis de cada gasto que no cumpla con los requisitos.

Estudiar el comportamiento de sus empleados

Ya sea que el proceso de auditoría de gastos digital sea llevado por personas o completamente automatizado, este recurso cuenta con un equipo de auditores independientes que hará el proceso o, en su defecto, analizará los resultados: el motivo de esto es encontrar comportamientos o patrones de conducta de sus colaboradores que perjudiquen a la organización o incurran en faltas respecto a su política o a la ley.

Esta objetividad garantizará que cada resultado esté basado en la realidad operativa de su organización para reflejar claramente las cosas que están pasando.

Así, su toma de decisiones a partir de ese momento será mucho más informada y libre de manipulación.

Consultar las mejores prácticas

Por otro lado, este tipo de solución o servicio brinda a las empresas auditadas consejos, recomendaciones e incluso manuales de buenas prácticas para mejorar los protocolos, tareas y actividades de su organización en términos de recopilación, registro, análisis, cumplimiento de los gastos y las políticas en este aspecto.

Ajustarse a las regulaciones fiscales

Del mismo modo, una herramienta de este tipo permite a las organizaciones ajustarse correctamente a las regulaciones globales de cumplimiento fiscal y tributario, lo que significa que su empresa estará al día con la documentación y los valores fiscales de los artículos coincidirán con el recibo de respaldo para mejorar el cumplimiento regulatorio de su país.

Además, este producto es completamente adaptable a las particularidades de su negocio, lo que lo convierte en una recurso flexible a la hora de adoptarlo por parte de cualquier tipo de organización sin importar qué tan especial o diferente sea.

Sin lugar a duda, esta solución es ideal para cualquier tipo de empresa que tenga como objetivo eficientar sus procesos de auditorías sin recurrir a procedimientos molestos, tardíos y costosos que perjudiquen la salud financiera y operativa del negocio.

Por otra parte, podrá liberar la carga de trabajo de sus empleados, permitiéndoles ejecutar sus tareas rutinarias con total normalidad y hasta aumentar su rendimiento.

¿Qué le parece esta opción para su organización? Anímese y déjenos un comentario para contarnos si ya ha pensado en una solución de estas para su negocio.