Gestor de viajes corporativos: Descubra todo sobre este profesional

21 de Septiembre de 2021

Las circunstancias de una época pueden cambiar muchas cosas en una organización y crear la necesidad de contar con nuevos profesionales. Este es el caso del travel manager o gestor de viajes corporativos.

Hace años, era difícil pensar que en un futuro próximo sería necesario contar con una persona especializada en la planificación de viajes. Sin embargo, la situación ha cambiado y, en la actualidad, debido a la situación que planteó la crisis de COVID-19, confiar en un experto parece la solución más adecuada, sobre todo si consideramos el aspecto de seguridad.

¿Le gustaría conocer más sobre esta profesión? Entonces, le recomendamos que lea nuestro artículo hasta la última línea.

A continuación, le traemos un contenido con abundante información sobre este profesional con la intención de ayudarle a entender su vital importancia para optimizar los resultados de los viajes corporativos de las organizaciones modernas.

¡Comencemos con lo básico!

Gestor de viajes corporativos: ¡Descubra la profesión!

Es el profesional a cargo de la planeación de viajes realizados con fines laborales. Suelen tener estudios en administración, turismo o ambas especialidades y tienen a cargo funciones específicas asociadas a todo lo relativo con los viajes corporativos o de negocios.

Funciones principales de un gestor de viajes

Para que conozca de forma clara cuáles son las tareas de un travel manager, le presentamos una lista con las funciones más importantes que un gestor de viajes suele tener a cargo:

  • Gestiona los recursos para obtener un máximo rendimiento con base en las circunstancias de cada viaje y las necesidades planteadas.
  • Mantiene registro y control de los gastos en los viajes de negocios.
  • Realiza, evalúa y mejora el programa de viajes corporativos de una empresa.
  • Analiza las políticas de viaje de la empresa y busca mejorarlas con base en estrategias, circunstancias y recursos específicos.
  • Negocia con todos los proveedores de servicios requeridos en un viaje de negocios para reservar al menor costo y obtener las ventajas de programas de fidelidad y recursos similares en el ámbito de viajes.
  • Elabora un plan de crisis para enfrentar cualquier contingencia posible.
  • Crea un plan que facilita la movilidad, reduce la posibilidad de accidentes, minimiza los costos y motiva a los empleados durante estas experiencias.
  • Gestiona la solución de los posibles problemas que puedan surgir antes, durante o después de los viajes y designa a más responsables para la resolución en caso de ser necesario.
  • Realiza un plan de gestión de riesgos y seguridad o Duty of care en los viajes corporativos.
  • Revisa que los seguros de viaje y de otros tipos estén vigentes y sean respetados en caso de ser necesario su uso.

Ahora bien, para contratar a un buen gestor de viajes corporativos, es imprescindible verificar si cuenta con determinadas competencias, habilidades y conocimientos. A continuación, le presentamos una selección con las más importantes.

Perfil y habilidades de un buen travel manager

Si quiere incluir en el plantel de ejecutivos de su empresa a un buen travel manager o gestor de viajes corporativos, considere que la persona seleccionada debe contar con las siguientes características:

  • Habilidades avanzadas en administración de recursos y de tiempo.
  • Alta capacidad de análisis e investigación (le permitirá conocer el entorno de los destinos de partida y de llegada).
  • Facilidad para gestionar el trabajo en equipo.
  • Habilidades de negociación.
  • Facilidad para seguir aprendiendo y actualizando sus conocimientos.
  • Habilidades blandas desarrolladas (sobre todo empatía y amabilidad).
  • Alto desarrollo de las capacidades comunicativas.
  • Capacidad para observar las circunstancias de cada situación de forma crítica y analítica.

Al tener en mente estas características, podrá seleccionar un especialista con el perfil adecuado al cargo que, efectivamente, sea capaz de disminuir los gastos en los viajes y de mejorar tanto su experiencia como la de los empleados durante la realización de viajes corporativos.

Importancia y beneficios de contar con un gestor de viajes corporativos

Aunque mucha gente considera que no hay necesidad ni motivos suficientes para designar las funciones de travel management a una persona en concreto, lo cierto es que las circunstancias del último año y medio han dejado claro que viajar para realizar negocios no es un proceso tan sencillo como pudiera parecer en un principio. Por este motivo, el profesional ha cobrado una relevancia especial.

Es probable que crea que contratar este profesional puede ser innecesario e incluso piense que el futuro de los viajes de negocio puede prescindir de los servicios del especialista. Sin embargo, antes de tomar cualquier decisión, es conveniente que considere los siguientes beneficios inherentes al trabajo de este profesional:

  • Tiene como objetivo principal reducir drásticamente los gastos de viaje en su empresa.
  • Planifica programas de viajes corporativos mucho más efectivos promoviendo, de este modo, experiencias más agradables y a tenor de las necesidades tanto de la empresa como del trabajador.
  • Promueve la satisfacción en los viajes, lo que repercute en una mayor productividad de los trabajadores durante su estadía lejos del perímetro de la empresa.
  • Desarrolla acciones orientadas a la mitigación de las tasas de cancelaciones o de problemas durante los viajes de negocios.
  • Incrementa la gestión de crisis en el caso de que se presenten emergencias de cualquier tipo antes, durante y después de los viajes.

De esta manera, podemos decir que contar con un profesional en travel management no solo mejora la gestión de recursos durante los viajes, sino también optimiza el presupuesto destinado a este rubro, lo que conlleva a la mejora del rendimiento general de los recursos en su empresa.

En definitiva, estas son solo algunas de las ventajas que fundamentan la contratación de un gestor de viajes corporativos y destacan la relevancia de este profesional para las empresas contemporáneas.

Ahora bien, quizá esté pensando si lo que realmente necesita es un gestor de viajes o los servicios de una agencia especializada. Si este es su caso, fíjese en las próximas líneas, pues a continuación, abordaremos este tema con la finalidad ayudarlo a tomar la mejor decisión.

Gestor o agencia de viajes: ¿Cuál es la mejor decisión?

Cada compañía tiene necesidades diferentes, por lo que elegir contratar a un gestor de viajes corporativos o utilizar los servicios de una agencia de viajes puede ser igualmente interesante, todo depende de las circunstancias de cada empresa.

Sin embargo, en la mayoría de los casos, la mejor opción suele ser contratar a un gestor de viajes y utilizar los servicios de una agencia. De esta manera, no solo obtendrá toda la atención que necesita cuando la requiera, sino que también aumentará la probabilidad de tener éxito en los viajes tanto en términos financieros como en cuanto a la experiencia.

Aunque inicialmente este esquema híbrido pueda parecer una opción poco viable debido a la cantidad de presupuesto que puede suponer contratar ambas soluciones, lo cierto es que realmente conduce a un mejor aprovechamiento de los recursos y a una gestión impecable de cualquier asunto relacionado con los viajes de negocio.

En efecto, es relevante hacer hincapié que esto no solo permitirá que los viajeros puedan disfrutar de la experiencia, sino también mejorará el rendimiento de los profesionales ya sea en virtud de una optimización de su productividad o del cierre de negocios más prometedores.

Una vez que hemos mencionado esto, también podemos detallar las herramientas utilizadas por un travel manager. De esta manera, podrá considerar un presupuesto más atinado al momento de tomar la decisión de contratar a un gestor de viajes corporativos, una agencia o ambas.

Herramientas imprescindibles para un gestor de viajes corporativos

Así como la gestión de una agencia puede mejorar el rendimiento de un travel manager, existen varias herramientas que pueden maximizar el potencial de este profesional en su empresa. En los próximos renglones, le presentamos una selección con las herramientas más usuales para este tipo de colaborador.

Herramientas para reservar y planificar viajes

El primer tipo de herramienta que un gestor de viajes corporativos necesita guardar relación con el proceso de planificación de las jornadas. De hecho, esta suerte de recurso no solo ayudará a mantener el control de todas las actividades, sino también puede traer otros beneficios como la compra de pasajes y la contratación de hospedaje con cierta antelación.

Una alternativa como SAP Concur Travel no solo facilitará la gestión de los viajes, sino que también permitirá generar informes para mantener un registro puntual sobre los gastos, lo que a largo plazo mejorará el rendimiento de los recursos.

Una solución como esta también ofrece aplicaciones móviles para los viajeros posibilitando, de este modo, que informen cualquier inconveniente, así como permite recordarles los itinerarios planificados para cada viaje.

Utilizar este tipo de programa en conjunto con una agencia añadido al trabajo de un gestor de viajes puede generar un impacto muy grande y positivo dentro de su empresa. Sin embargo, si está pensando en dar un paso por vez, es interesante que piense en la posibilidad de iniciar el proceso adoptando una herramienta específica.

Herramientas para gestionar recursos

Otra solución indispensable para el desarrollo de las actividades de un travel manager es un programa de gestión de recursos o presupuestos. De esta manera, el profesional puede conocer desde el inicio el presupuesto con el que cuenta y podrá hacer un registro de todos los gastos realizados durante los viajes.

Esto no solo ayuda a maximizar el rendimiento de los presupuestos, sino que también permite optimizar los recursos económicos en el futuro, pues los registros facilitan el análisis de los datos conllevando a la planificación de estrategias que mejoren el uso de los montos disponibles de dinero.

Para este tipo de gestión, puede ser una excelente alternativa contar con una herramienta como SAP Concur Request o SAP Budget.

En esencia, estos recursos tienen como finalidad ayudar a los gestores de viajes a mantener una comunicación activa con los viajeros de la misma manera que buscan facilitar los procesos de gestión, registro y consulta de presupuestos y gastos, ya sea para el travel manager o para usted como director empresarial.

Herramientas para gestionar el tiempo y los equipos

Estas herramientas permitirán que el gestor de viajes corporativos planifique y mantenga en orden a cada una de las fases y actividades que deben llevarse a cabo antes, durante y después de los viajes. Esto incluye desde el abordaje en un avión hasta el recordatorio para una reunión, configurando así, soluciones que ayudan a cumplir los objetivos planteados como parte de los viajes de negocios.

SAP Concur Travel & Expense puede ser una gran alternativa para hacerse cargo de dichas tareas. Asimismo, este tipo de solución también permitirá que los trabajadores conozcan la política de viajes, los procesos y demás aspectos logísticos, elementos extremadamente importantes para la minimización de los costos generados por la jornada y la maximización del aprovechamiento del viaje.

Otro punto que debemos señalar es que este tipo de herramientas también facilita el registro de cada movimiento optimizando, de este modo, el rendimiento de los recursos gracias a las funciones que capturan los recibos de gastos y los registran en una base de datos con todos los otros costos de su empresa.

Herramientas para optimizar el análisis de reportes

Finalmente, se encuentran las soluciones que permiten sacar el máximo provecho a los reportes y registros generados durante los viajes: las herramientas de inteligencia de datos.

Al utilizarlas, los gestores de viajes corporativos pueden agilizar y mejorar la calidad de los procesos, así como establecer un sistema o programa de viajes que reduzca significativamente los costos.

Una gran opción para este tipo de soluciones es SAP Intelligence cuya función principal radica en el análisis de los gastos, reportes, facturas, uso de tarjetas y registros generados durante los viajes. De esta manera, tanto el travel manager como los directivos podrán mejorar las estrategias y decisiones en los próximos viajes.

Si para la toma de decisiones quiere obtener ayuda adicional, también puede recurrir a SAP Consultative Intelligence, una alternativa que le permitirá conocer perspectivas distintas y asistencia personalizada mejorando, de esta forma, la elaboración y comprensión de los informes durante la gestión de sus viajes.

Con el uso de todas estas herramientas y el trabajo de un gestor de viajes corporativos, lograrás:

  • Optimizar los recursos económicos;
  • Aclarar la información y los datos presentes en los registros;
  • Incrementar la automatización de los procesos.

En virtud de la posibilidad de integrarlas con otras soluciones como sistemas CRM y bases de datos, estas herramientas aseguran un control más efectivo de los costos y de los recursos necesarios para emprender viajes priorizando así, la máxima economía sin perder cuidado de la calidad de la experiencia.

Si además cuenta con la posibilidad de maximizar estos esfuerzos con las oportunidades que ofrece una agencia de viajes, notará que todas las experiencias de negocios fuera de su empresa comenzarán a tener un mayor índice de éxito.

Los mejores consejos para mejorar la gestión de viajes corporativos

Por último, ya sea que busque mejorar el desempeño de su gestor de viajes u optimizar la gestión de viajes en su empresa mediante la contratación de una agencia y algún asistente personal, por ejemplo, le sugerimos que considere los siguientes consejos, pues le ayudarán a obtener el máximo beneficio de la gestión de viajes corporativos.

1. Prioriza la negociación

La persona encargada de la gestión debe concentrarse en buscar los precios más adecuados a las necesidades y circunstancias que involucran al viajero, así como garantizar que los montos estén de acuerdo con la realidad económica y las demandas de la empresa.

2. Fomente la comunicación

Esto es útil no solamente para su gestor de viajes, sino también para los viajeros de negocios y los directivos de la empresa. En efecto, cuando nos referimos a este aspecto, recomendamos que la empresa invierta en soluciones que permitan a la persona encargada comunicarse con cada uno de los profesionales durante su jornada fuera de la empresa.

De hecho, es importante que los viajeros puedan comunicarse con su gestor y, a su vez, este pueda mantener contacto con todas las personas involucradas en el viaje: desde las aerolíneas y hoteles hasta los servicios de transporte, restaurantes y otros.

Además, esto le permitirá a usted o al viajero en cuestión concentrarse completamente en el asunto por el que está realizando el viaje sin tener que preocuparse con cualquier inconveniente logístico.

3. Mantenga la empatía y estimule la cordialidad

Para los gestores de viajes corporativos, es sumamente importante tratar bien a todas las personas implicadas en el proceso, ya sea antes, durante o después del viaje y principalmente, cuando se detectan problemas.

Sabemos que no es una tarea sencilla, pero solicitar un servicio o reclamar de forma poco empática o sin tacto no solo complica la situación, sino que la puede agravar. Por eso, es importante que el travel manager pueda mantener la calma en cualquier situación y aún más durante una contingencia.

Este consejo es aún más efectivo si se pone en acción junto con una comunicación fluida como la que mencionamos hace apenas unos pocos párrafos. Recuerda que la amabilidad y la asertividad caminan de la mano especialmente en el medio empresarial.

4. Planifique soluciones para las posibles emergencias

Aunque sabemos que hay situaciones prácticamente impredecibles, como lo fue la pandemia de COVID-19 en un inicio, contar con planes de contingencia permite mantener vigente la planificación de las actividades organizadas para los viajes de negocios y facilitar el alcance parcial o total los objetivos empresariales.

Asimismo, estructurar un buen plan de emergencia posibilita que el travel manager tome la actitud adecuada ante los problemas que se puedan presentarse durante los viajes, una vez que tendrá planteados ciertos escenarios y una serie de soluciones posibles.

Aunque es recomendable el gestor quien se ocupe de todo lo que requiere un viaje de negocios, determinadas situaciones requieren la intervención de personas de otros departamentos.

Por este motivo, es clave que el plan de crisis se defina tomando en cuenta la perspectiva no solo del sector en cuestión, sino también de otras áreas corporativas posibilitando así, que el gestor de viajes corporativos cuente con la información que necesita para desarrollar un eximio plan de contingencia, mucho más seguro y eficaz.

5. Invierta en la actualización

Más allá de contar con herramientas de gestión acordes con las necesidades de la empresa y con las actividades que se llevan a cabo en su área, es imprescindible invertir en la capacitación de los equipos para que sepan utilizar a los nuevos recursos siguiendo buenas prácticas.

Además de todo esto, las tendencias y prioridades del sector turístico cambian constantemente, en especial, en épocas como la actual, por lo que mantenerse al pendiente de lo más nuevo en cuanto a tecnologías, noticias y otros temas es de gran ayuda para gestionar los viajes de negocios.

Del mismo modo, es conveniente considerar la actualización de su programa de viajes corporativos y todo lo que lo conforma desde la política de viajes de su empresa, los procesos, las normas de comunicación hasta los recursos utilizados.

Asimismo, debe realizar un análisis de los acuerdos con los proveedores, verificar el estatus de su empresa en programas de fidelización y otros aspectos relacionados con los viajes corporativos.

6. Mantenga una mirada estratégica

Aunque es verdad que parte de la actualización dependerá de la empresa y los recursos invertidos (tanto de forma económica como temporal) también es cierto que otra parte de este proceso requiere que el gestor de viajes desarrolle la observación activa.

Si usted es el gestor de viajes, tal vez tenga presente este consejo. Caso contrario, es conveniente que recuerde y que le solicite a su gestor que mantenga esta habilidad en forma, puesto que al no cumplirse, es probable que muchas circunstancias temporales, económicas y empresariales pasen desapercibidas y el rendimiento de la gestión disminuya significativamente.

¡Esto ha sido todo!

En un mundo que está en constante movimiento, es necesario observar, analizar y anotar información relevante cuando se trata de obtener un mayor rendimiento de los recursos ya sea durante los viajes corporativos o ante cualquier otro tipo de gestión.

Ahora que conoce todo lo necesario sobre la profesión de gestor de viajes corporativos, lo invitamos a descargar nuestro ebook sobre viajes de negocios para enterarse de más detalles sobre este tema.