5 herramientas para reducir costos en una empresa gracias a la transformación digital

1 de Marzo de 2022

La transformación digital ha cambiado la realidad de las empresas en términos de productividad y eficiencia operativa. Además de incrementar el desempeño interno, los recursos tecnológicos consisten en excelentes herramientas para reducir costos.

Si ha llegado a nuestro post con la finalidad de aprender más sobre el impacto positivo de la digitalización en los costos corporativos, recomendamos que separe unos minutos de su tiempo para leerlo con atención.

En los siguientes párrafos, además de conocer la relevancia de la transformación digital, le brindamos una lista con cinco herramientas esenciales para mitigar los costos de su empresa.

Importancia de la transformación digital en la economía de costos

Para que una empresa funcione correctamente, debe estructurar potentes estrategias y poner en marcha numerosos procesos. Durante su ejecución, es imprescindible desarrollar una serie de tareas repetitivas, burocráticas, extremadamente simples o muy complejas. 

Cuando priorizamos las tareas manuales:

  • Sobrecargamos los funcionarios;
  • Desperdiciamos el tiempo;
  • Gestionamos los recursos de modo deficiente;
  • Abrimos espacio para la ocurrencia de fallas, errores e inconsistencias.

Esto ocurre porque la acción humana es pasible de equivocaciones, lo que irremediablemente conlleva a la repetición de actividades, uso exagerado del capital corporativo y a importantes deficiencias en cuanto a productividad y rendimiento.

La innovación tecnológica surge como poderosa aliada ayudando a las empresas a simplificar sus dinámicas laborales, optimizar sus productos o servicios y definir estándares de calidad para los diferentes sectores empresariales. ¡Y todo esto favorece la economía de costos!

A continuación, presentamos tres beneficios de la tecnología bajo esta perspectiva:

Mejora la eficiencia

Al adoptar recursos tecnológicos, las empresas logran reducir el tiempo de ejecución de las tareas y procedimientos en áreas como logística, gestión y pagos.

Esto repercute directamente en la productividad de los colaboradores, una vez que no necesitan desperdiciar su tiempo con tareas manuales secundarias como completar plantillas, hacer cálculos y elaborar reportes.

Así pues, la reducción de los costos es fruto de un incremento notable en el desempeño de los trabajadores, pudiendo centrar su atención en tareas que efectivamente demanden su aporte cognitivo y promuevan resultados más prometedores.

Integra los departamentos

Las herramientas tecnológicas posibilitan la integración de las áreas empresariales, lo que conlleva a minimizar costos operativos. Esto es posible gracias a la mejora de la comunicación, fomentando un intercambio informativo más eficiente y fluido.  

Asimismo, el uso de la tecnología permite alinear las actividades de los sectores considerando los datos de cada área y los objetivos estratégicos del negocio. Como resultado, las organizaciones logran reducir gastos derivados de medidas ineficientes o que no contribuyan de forma contundente con el alcance de los resultados esperados.

Promueve un análisis de datos más preciso

Con el apoyo de herramientas innovadoras, podemos hacer cálculos, analizar los resultados y estructurar reportes mucho más precisos, obteniendo datos más confiables y seguros.

Al tener en manos información valiosa, los gestores logran optimizar su toma de decisiones, pues se fundamentan en argumentos sólidos. En consecuencia, pueden estructurar medidas más eficientes y mitigar la ocurrencia de errores o problemas que repercutan en los costos.

Las cinco mejores herramientas para reducir costos

Ahora que conoces la importancia de las herramientas para reducir costos, estás listo para descubrir los cinco recursos tecnológicos que no pueden faltar en tu negocio:

1. Software de atención al cliente

Para enfrentar la elevada competencia y destacarse ante la mirada atenta del público objetivo, nada mejor que invertir en una herramienta que optimice la comunicación con los consumidores.

Bajo el contexto de costos, al utilizarla, la empresa puede detectar con exactitud las necesidades y expectativas aún no atendidas, para luego reestructurar sus acciones o poner en práctica nuevas estrategias. Esto confluye en la economía de costos, una vez que los negocios pueden desarrollar medidas más rentables y minimizar el uso de recursos financieros para fines poco efectivos.

2. Solución contable

Gracias al avance tecnológico, las empresas pueden automatizar una serie de procesos contables como la emisión de notas fiscales y de comprobantes de pagos, así como la declaración de impuestos. 

En términos prácticos, un sistema de contabilidad agiliza el procesamiento de los datos al paso que fomenta el compliance, mitigando así las sanciones por incumplimiento como multas, recargos y procesos judiciales.

3. Software ERP

Esencialmente, un software Enterprise Resource Planning ayuda a mitigar los gastos empresariales de dos formas:

  • Minimiza los costos derivados del acceso a información relevante para la toma de decisiones;
  • Al emprender estrategias más efectivas, se reduce la incidencia de errores y la repetición de tareas.

Esto es posible dado que el software integra la información corporativa de forma automática, reduciendo de este modo el tiempo que se invierte en la recolección y en el análisis de los datos.

Asimismo, la mitigación de los costos es fruto de la optimización de los procesos, adopción de mejores prácticas y obtención de insights en tiempo real.

4. Almacenamiento en la nube

El almacenamiento de documentos físicos genera costos elevados, una vez que las empresas necesitan invertir en infraestructura y destinar un espacio para esta finalidad.

Las soluciones cloud configuran una excelente solución para este inconveniente, al fin y al cabo, las empresas necesitan únicamente contratar un proveedor y abonar un monto de modo periódico.

Bajo este sistema, la empresa no solo economiza eliminando su archivo físico, sino que también minimiza el uso de recursos de papelería e impresión, lo que resulta en excelentes resultados a largo plazo.

5. Plataforma de gestión de gastos

Esta solución permite que los ejecutivos, líderes y profesionales del área financiera entiendan el panorama corporativo de forma abarcativa e integrada bajo la óptica de las salidas financieras.

A raíz de la generación de reportes mucho más precisos, los tomadores de decisiones pueden identificar cuáles costos son imprescindibles, excesivos o abusivos favoreciendo así, el ahorro de los gastos operativos, administrativos y estratégicos.

Asimismo, esta herramienta posibilita definir el precio de ventas de las soluciones que la empresa comercializa de forma más acertada evitando la pérdida de capital e incrementando la rentabilidad del negocio.

Entre las soluciones más destacadas del mercado, debemos recalcar la idoneidad y eficiencia de Concur Expense, una herramienta de SAP Concur. La herramienta permite automatizar los informes de gastos convirtiendo la tarea en un procedimiento sumamente sencillo. Con Concur Expense puedes:

  • Categorizar los gastos con recibos;
  • Gestionar los gastos de manera simplificada;
  • Cumplir con las políticas corporativas;
  • Reembolsar rápidamente a los empleados.

¡Esto ha sido todo por hoy!

Como comprueba, las herramientas para reducir costos son recursos esenciales para los negocios modernos principalmente porque su utilización conlleva al alcance de excelentes resultados en términos de productividad, eficiencia, cumplimiento y gestión.

Si quiere ahondar sus conocimientos en transformación digital y su relación con el ámbito de finanzas, le recomendamos que lea el siguiente artículo: La transformación digital del departamento financiero de una empresa.