Presupuesto de tecnologías de la información: ¿cómo optimizarlo?

18 de Junio de 2021

Elaborar un presupuesto de Tecnologías de la Información es un trabajo complejo que requiere de diferentes componentes que van desde la compensación para los profesionales de TI, pasando por los gastos de la construcción y el mantenimiento de los sistemas de back-office, gastos de hardware y software, y también los costos de centros de datos y las plataformas en la nube.

Por ello conocer cómo optimizar dicho presupuesto es clave para el correcto funcionamiento y administración de la empresa, pero ¿cómo hacerlo? ¡A continuación se lo explicamos a detalle!

Defina objetivos

Primero, para cumplir las metas del departamento de Tecnologías de la Información es necesario definirlas, ya que el realizar determinada solución o renovación debe estar motivado por objetivos que realmente respondan a las necesidades empresariales.

Y, definir para qué se hará la inversión permitirá establecer los indicadores adecuados para realizar la evaluación de resultados y el ROI.

Priorice los requisitos

Es necesario que se dejen de atender las necesidades más urgentes y se prioricen los requerimientos de acuerdo a la visión de la empresa.

En este sentido, es recomendable:

  • Establecer políticas de medición de requerimientos.
  • Realizar un estudio detallado que proyecte el beneficio que se obtendrá a mediano y largo plazo.
  • Incluir índices financieros en la escala de medición, como VPN (Valor Presente Neto) o TIR (Tasa Interna de Retorno).
  • Considerar excepciones.

Esto, porque una correcta priorización garantiza la optimización en todo el proceso de la cadena de trabajo, ya que los colaboradores se dedican a las iniciativas provechosas y no a aquellas que no producirán los resultados esperados.

Establezca parámetros y haga mediciones

Cuando se realice una nueva implementación en el departamento de Tecnologías de la Información, es necesario diseñar métodos prácticos de recolección de información, la cual, deberá revisarse con frecuencia.

Se pueden establecer recesos periódicos (trimestrales, semestrales o anuales), analizar el panorama y realizar planes para el siguiente periodo, partiendo por revisar operaciones, implementaciones, aprendizajes y cambios en la gestión.

Principalmente porque estos datos ayudarán a la correcta toma de decisiones y permitirán prevenir futuro sobrecostos. Por otro lado, para que la información sea visible y comprensible para todos, puedes optar por herramientas como Power BI.

Busque defectos en etapas tempranas

Detectar defectos en etapas tempranas evita los costes de solventarlos en producción, por ende, una excelente forma de optimizar el presupuesto de Tecnologías de la Información es invertir en:

  • Mecanismos para validar el análisis de requerimientos y diseño;
  • Revisiones;
  • Pruebas estáticas de software;
  • Procedimientos de pruebas;
  • Separación de ambientes;
  • Segregación de funciones.

Ya que, es importante considerar que un defecto en producción puede tener un costo 100 veces mayor que uno encontrado en la etapa de análisis. Por otro lado, un defecto en la producción tiene impactos negativos que afectan a la reputación de la marca.

Apueste por la automatización

Apuntar por un ecosistema basado en la automatización es clave, ya sean iniciativas de automatización de tareas y procesos del día a día hasta la adopción de un esquema de DevOps que venga acompañado con un proyecto de transformación digital.

La automatización permite ahorrar tiempo y olvidarse de realizar trabajos repetitivos y simples —incluso, de hacer pruebas— y enfocarse en generar valor real al negocio evitando desperdicios de tiempo y horas hombre.

Invierta en ciberseguridad

A causa de la frecuente presencia de malware, los ciberataques y el ransomware es indispensable invertir en ciberseguridad aunque esto tenga un alto costo inicial para la empresa, su beneficio y ahorro indudablemente se verá a mediano y largo plazo.

Es importante destacar que el departamento de Tecnologías de la información no solo debe revisar los insights y datos del estado de ciberseguridad de la compañía, sino que además se deben considerar las necesidades que se pueden presentar en los próximos desarrollos del área tecnológica.

Utilice la nube

En la nube no solo está el futuro, sino que además todas las empresas pueden encontrar en ella una solución a su medida.

Sin embargo, antes de iniciar, lo más recomendable es que la organización se asesore de un experto, y se accedan a los datos e insights para comprender lo que les funciona, y lo que no.

Es importante considerar que solo una administración eficaz del gasto en la nube permite brindar información clave y obtener la visibilidad necesaria para la optimización de los recursos actuales, la planificación del gasto futuro y el control del presupuesto, evitando los sobrecostos no planificados y manteniendo el control del entorno en la nube.

Invierta en el equipo de trabajo

A medida que las tecnologías evolucionan, nuevas habilidades y conocimientos son necesarios, y para conseguirlos es clave la formación y actualización del equipo de trabajo. De esta forma el departamento de Tecnologías de la Información se ahorrará futuros problemas que podrían requerir el costo de la contratación de terceros.

Por otro lado, un equipo en el que perdure la cooperación y confianza es un gran activo para la organización, no solo porque asegura que los proyectos se culminarán de forma provechosa, sino que también ayuda a ahorrar en los costos económicos y operativos que se producen por la rotación de personal y por las curvas de aprendizaje de los nuevos colaboradores.

Apueste por la innovación

La firma de consultoría Gartner establece un criterio para la elaboración de presupuestos que está basado en tres categorías:

  • Run: se trata de aquellos proyectos que hacen posible la actividad diaria de la empresa y que son indispensables.
  • Grow: son los proyectos que buscan la mejora continua.
  • Transform: son las iniciativas que buscan la generación de nuevas capacidades o un mayor valor para el negocio.

Las compañías que fomentan la innovación, evolución y consideran la categoría Transform son las que cuentan con mayor ventaja en la era digital.

Además, la última categoría permite prever el presupuesto de variaciones creadas por los cambios del mercado, facilita trabajar con las cifras y mantenerse dentro de parámetros razonables.

Ahora que conoce cómo optimizar el presupuesto de Tecnologías de la Información es momento de tomar las medidas necesarias para asegurar que se estén gestionando los gastos de su empresa correctamente. Así, que si quiere descubrir cómo hacerlo leyendo nuestro contenido:

Back to Best con SAP Concur - Reinventa la gestión de gastos

¡Adelante con la lectura!

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Innovacion