¿Qué es lo que Desvela a los Directores Financieros?
“Cuando se enfrenta un momento difícil, como la crisis de COVID, realmente ayuda ver lo que es importante y recalibrar. Así se obtiene información sobre algunas áreas de la empresa que quizás necesitaban ser corregidas, lo que da la oportunidad de centrarse en esos aspectos”. –Tom Lavin, director financiero de SAP Concur
Si todas las personas que gastan dinero en su empresa hicieran exactamente lo que usted les dijo, o si de alguna manera pudieran hacer exactamente lo que usted sabe que hay que hacer, todo estaría bien.
No habría problemas de flujo de caja, ni inquietudes sobre costos ni obstáculos derivados del trabajo desde el hogar.
Pero nadie puede leer su mente. Y por eso usted, al igual que otros directores y líderes financieros, probablemente pasa al menos algunas noches pensando qué hacer acerca de estos problemas y, en última instancia, cómo conseguir que los empleados hagan lo que usted necesita.
Y hay pruebas de que no está solo. Una reciente encuesta de Gartner, destacada en este informe técnico, muestra la forma en que el año 2020 ha afectado a los directores financieros, con tres hallazgos clave:
- El enfoque ha pasado del crecimiento, la eficiencia y las alianzas comerciales a la continuidad del negocio.
- El aumento de la posición de caja, la reducción de los costos funcionales y la habilitación del trabajo remoto se han convertido en las principales prioridades.
- Los líderes financieros no tienen certezas sobre cuál debe ser el siguiente paso.
¿Le suena familiar?
“En momentos como estos, uno comprende que, para sobrevivir, es necesario tener flexibilidad y agilidad para responder a las condiciones empresariales que cambian rápidamente, y contar con la tecnología adecuada para hacerlo”. –Tom Lavin
Quedó claro. No se puede conseguir que todos hagan automáticamente lo que hay que hacer (o tal vez así, ya lo veremos más adelante). ¿Qué hacer entonces? Si usted se parece al resto de los directores financieros, probablemente este sea su objetivo:
Aportar tanto orden y supervisión a los gastos como sea posible,
para crear el máximo nivel de cohesión y claridad en los procesos.
Pero, ¿cómo? La transformación digital de sus procesos es una estrategia esencial para gestionar el gasto. Es la forma de asegurarse de que cada tipo de gasto se canalice a través de las aprobaciones adecuadas y que se apliquen las políticas correctas. La alta tecnología, en otras palabras, brinda la confianza de saber que los empleados eligen el proveedor, el producto y el precio correctos, para obtener el mejor valor por el presupuesto.
Hay tres áreas principales en las que la tecnología se puede poner en práctica de inmediato.
1: Crear políticas y procesos de gastos claros y cohesionados.
La solución digital adecuada facilitará la configuración de flujos de trabajo que automaticen el control. Por ejemplo, puede añadir una simple función de solicitud al proceso de compra, para que los gerentes puedan revisar las decisiones de gasto antes de que se tomen.
2: Obtener verdadera visibilidad de los gastos.
Los informes detallados y los paneles fáciles de analizar pueden arrojar luz sobre los gastos ocultos, para ayudarle a ver a) si los pagos de proveedores que deberían cubrirse con órdenes de compra se están liquidando a través de informes de gastos, b) cuánto se está gastando a través de tarjetas personales y por qué, y c) dónde sus categorías de gastos están funcionando y dónde son insuficientes.
3: Aumentar la eficiencia de los procesos y la productividad de los empleados.
Un proceso digital fácil de usar en todas sus funciones de gastos, desde las aprobaciones previas hasta el envío de informes de gastos, aumenta la probabilidad de que se sigan los procesos, de que su equipo financiero obtenga datos precisos, de que los empleados puedan dedicar más tiempo a trabajar y menos tiempo a gestionar el gasto, y de que usted mantenga el control.
“Lo que hemos aprendido de la pandemia de COVID es que pasar de tener a todos en la oficina a que todos súbitamente estén en su hogar realmente enfatiza la necesidad de adaptarse rápidamente a los nuevos paradigmas de trabajo”. –Tom Lavin
Es tan sencillo como esto: ofrezca a los empleados herramientas intuitivas y automatizadas para ayudarlos a gestionar el gasto, y ellos harán lo que usted quiera. Por otro lado, usted podrá ver sus gastos, controlar los costos y, finalmente, dormir bien por las noches.
Para obtener más información sobre la forma en que los directores financieros ayudan a convertir la adversidad en una ventaja en tiempos de crisis, descargue este breve informe técnico.