Software de gestión de gastos: 3 soluciones que debe conocer

20 de Septiembre de 2021

La rentabilidad del negocio se sustenta en la transparencia en el sector financiero y para ello, nada más efectivo que contar con un eficiente software de gestión de gastos.

En efecto, tener control sobre los gastos es uno de los retos más importantes para mantener el equilibrio económico corporativo, dado que posibilita optimizar la sostenibilidad en las operaciones y, por ende, crecer en el mercado.

Generalmente, estos procedimientos se ejecutan de forma manual por lo que se convierten en actividades tediosas, lentas y con alta probabilidad de errores.

Por este motivo, es interesante disponer de herramientas tecnológicas como programas o aplicaciones digitales que permitan agilizar los tiempos y dinamizar el trabajo, desde la consignación hasta el procesamiento de los pagos.

Si desea conocer más sobre los beneficios de un software de gestión de gastos, en este artículo le proporcionaremos información valiosa acerca del tema.

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Gastos empresariales

Una adecuada gestión empresarial demanda una profunda atención al monto de los costos, así como la identificación de su periodicidad y de su origen, como el pago de servicios, la adquisición de materia prima, los alquileres y el pago de nóminas.

De esta manera, para facilitar su control y análisis, se clasifican en:

  • Gastos directos: relacionados con los procesos productivos o con la prestación de un servicio.
  • Gastos indirectos: se vinculan a la cadena de comercialización del producto o del servicio.
  • Gastos fijos: son los que se mantienen constantes independientemente del número de clientes o del volumen de producción.
  • Gastos variables: asociados a la producción o al tipo de negocio, aumentan o disminuyen acorde con las necesidades operacionales, administrativas y estrategias de la empresa.

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Anticipos y relaciones de gastos

Son documentos físicos o digitales usados para tramitar adelantos o rembolsos de dinero por los gastos que incurre un profesional durante la ejecución de sus actividades laborales internas o externas al local de trabajo. Estas incluyen: alimentación, boletería de transporte, alojamiento, compra de materiales y pago de alquileres.

Estos documentos necesitan indicar: fecha, lugar, concepto del anticipo o gasto, nombre del trabajador, número de identificación, monto del gasto, y deben tener anexo todos los comprobantes o soportes de forma clara y legible.

Cuando son llevados a cabo manualmente, estos procedimientos implican una serie de trámites en el sector financiero hasta alcanzar la aprobación y, posteriormente, el reembolso.

Por lo general, las etapas involucradas en ellos suelen ser exhaustivas e incluso, pueden afectar el trabajador a causa de dilaciones de tiempo, ya sea a raíz de la ausencia de los gestores responsables por revisar y autorizar los gastos o por inconsistencias en los cálculos y/o en los comprobantes.

Afortunadamente, la transformación digital ha permitido que esas actividades se automaticen brindando así, más agilidad y soluciones ajustadas a cada circunstancia.

Importancia de un software de gestión de gastos

Como hemos visto, el proceso manual para realizar el control y gestión de los gastos es largo y desfavorable para el trabajador, ya que clasificar, organizar y almacenar grandes volúmenes de documentos en papel es incómodo, lento y molesto.

En consecuencia, para las empresas resulta estratégico disponer de un software de gestión de gastos que facilite los procedimientos y cumpla con las siguientes premisas:

Reduce al mínimo el uso de papel

Los documentos en formato digital son legales en muchos países y contribuyen a preservar el medioambiente.

Agiliza los flujos de trabajo

Un programa digital es fluido y puede procesar múltiples solicitudes, asignándole un código alfanumérico a cada documento.

Facilita las operaciones

Es una herramienta útil para los involucrados en el control y análisis de los gastos. Les permite obtener mayor visibilidad de cada proceso y operación que se lleva a cabo.

Permite el manejo de un gran volumen de datos

No requiere espacios físicos para archivar miles de documentos sobre los anticipos o relaciones de gastos.

Acceso rápido a los registros

El uso de plataformas tecnológicas permite en fracciones de segundo obtener información para la elaboración de reportes, consultas y revisiones.

Aumenta el control y seguimiento

Permite verificar el status o condición en la que se encuentran los trámites de anticipos o relaciones de gastos, así como su fecha de pago.

 Beneficios esperados al utilizar un software de gestión de gastos

Son muchas las ventajas que se obtienen con el uso de un software de gestión de gastos. A continuación, mencionamos algunas de las más relevantes:

  • Optimización de la toma de decisiones.
  • Digitalización de todos los documentos que soporten los gastos.
  • Mejora en los procesos de trabajo.
  • Rapidez en la aprobación o rechazo de los gastos.
  • Compatibilidad con dispositivos móviles.
  • Mejora de la comunicación entre los departamentos de la empresa.
  • Generación de reportes históricos de los gastos.
  • Notificaciones a los usuarios del sistema sobre gastos por aprobar y aprobados.
  • Emisión de indicadores e informes sobre la gestión de gastos.

3 soluciones de gestión de gastos que debe conocer

Antes de tomar una decisión, es importante considerar si la solución se adapta a las necesidades de la empresa brindando una plataforma práctica, flexible y segura.

A continuación, le presentamos 3 excelentes herramientas para la gestión de gastos que ofrece SAP Concur y que lo podrán ayudar a optimizar su proceso de transformación digital.

Concur Expense

Está diseñado para ayudar a las empresas a cumplir sus políticas de gastos, capturar recibos, procesar informes de gastos y tomar decisiones de negocio basadas en datos.

  • Permite generar reportes de gastos automáticos, rápidos y precisos, desde aplicaciones móviles facilitando así, el trabajo de revisión y aprobación.
  • Integra los recibos electrónicos y completa automáticamente los reportes de gastos.
  • Presenta la información de los gastos de forma resumida y sencilla.
  • Plataforma segura y confiable certificada internacionalmente.

Budget

Esta herramienta permite que los presupuestos sean visibles y procesables en tiempo real, lo que le permitirá tomar decisiones sobre cómo gastar de manera más efectiva y con un mayor control fiscal.

  • Permite llevar el balance del dinero disponible basado en los gastos efectuados de manera inmediata.
  • Visualiza todas las facturas de los gastos efectuados.
  • Ayuda a controlar y ajustar los presupuestos.
  • Plataforma integrada a dispositivos móviles.
  • Genera alertas sobre los gastos.

Request

Facilita la solicitud de anticipos, manejo de cajas chicas y fondos fijos a través de una herramienta 100% automatizada.

  • Garantiza que los presupuestos se ajusten a las normativas de la empresa.
  • Permite consultar los detalles de las compras antes de su aprobación.
  • Verifica la ejecución de los gastos planificados vs. los ejecutados.

Si desea obtener más información sobre las diferentes soluciones tecnológicas de SAP Concur, le invitamos a consultarnos tan pronto como sea posible. ¡Estamos listos para ayudarle!