Travel management: Todo lo que debe saber sobre la gestión de viajes

25 de Agosto de 2021

La gestión de viajes de negocios está atravesando un gran cambio desde hace mucho tiempo, y cada vez más se aleja de la micro gestión y se dirige hacia la confianza, simplicidad y transparencia. En este contexto el travel management surge como una metodología de gestión ideal para empresas, en aras de controlar cada aspecto relacionado con los viajes de negocios.

Y es que tanto "el control" como "el cumplimiento" han dominado la escena en relación con esta importante tarea, lo cual no es extraño, tomando en consideración que los viajes de negocios representan el segundo gasto más importante de las compañías, después del pago de sueldos y salarios.

Así, hoy en día los viajeros de negocios tienden a exigir más facilidades a la hora de cumplir con las reservas y mejores opciones para sus viajes, por lo que el travel management es cada vez más valioso para las instituciones públicas y privadas.

¿Los objetivos? Reducir costos, mejorar el retorno de la inversión y hacer que estas experiencias sean las mejores para las corporaciones y su personal.

En este post, le mostraremos una guía completa de todo lo que tiene que saber sobre la gestión de viajes, en qué consiste y qué se debe considerar para su buen funcionamiento. También nos detendremos para hablar de las opciones que existen para automatizar las tareas y cuáles son las ventajas que ello ofrece.

¿Le interesa el tema? ¡Acompáñenos a leer hasta el final!

¿Qué es el travel management?

El término travel management o business travel management comprende la organización de viajes corporativos, el seguimiento de los gastos y la elaboración de una estrategia de viajes integral. Además, tiene conocimiento pleno en relación con la gestión del proceso de reserva y facturación de viajes.

Su radio de acción incluye:

  • La compra de los servicios de viaje de forma estratégica: que incluye la adquisición de boletos de avión, reservación de hotel y alquiler de vehículos, la facturación absoluta de todos los desembolsos y el chequeo de todos los gastos del viaje.
  • La gestión del parque de los automóviles, así como el control del diario de abordo.
  • La organización y realización de reuniones, incentivos, encuentros, congresos, entre otros viajes en grupo, que involucran ofertas turísticas, entre otros servicios que tienen que ver con el desarrollo, ejecución y terminación de sistemas de travel management para hacer más óptimos los procedimientos de viajes.
  • Asesoramiento a las compañías en relación con cualquier tipo de problema o dificultad durante el proceso de organización y desarrollo del viaje.

Los viajes de negocios también pueden ser organizados mediante plataformas de gestión de viajes y gastos, que son externas a la compañía que las contrata. También por un gestor de viajes interno o profesional de la administración que forme parte de la empresa.

¿Cuáles son las ventajas del travel management?

En los nuevos tiempos, una correcta gestión de viajes y gastos brinda grandes beneficios para las empresas. Uno de los más importantes es la capacidad de reducción de costos asociados con los viajes.

Los gestores de viajes y especialistas, generalmente tienen contactos con excelentes proveedores para encontrar buenas ofertas y negociar los mejores planes.

Además, las empresas que utilizan soluciones tecnológicas de gestión de viajes también tienen beneficios como:

1. Red de proveedores confiables

El travel management de la mano de una compañía de software de gestión de viajes empresariales, le brinda a su compañía la oportunidad de aprovechar la experiencia que posee este tipo de organizaciones, especialmente en cuanto a la selección de ofertas de proveedores.

Así, le será más fácil acceder a precios más atractivos y disfrutar de servicios. Podrá optimizar el uso de los recursos corporativos de los servicios de viaje, contando con un estándar de calidad de mayor nivel.

2. Sistematización de datos

La implementación de una solución de viajes gastos, con la ayuda de una plataforma especialista, permitirá que los viajes de negocios de su empresa sean más confiables, organizados, eficientes y consistentes, lo cual, a su vez, provocará un ahorro sustancial de tiempo y dinero.

Además de incrementar la eficiencia y el ahorro de gastos, las soluciones especializadas también ofrecen la posibilidad de tener una visión completa y transparente de todos los datos de la gestión, los viajes y los desembolsos, independientemente de dónde se realicen.

3. Seguridad

La implementación de soluciones de gestión de viaje garantiza el ahorro de los recursos de su organización. Y es que las soluciones de gestión de viajes también están vinculadas con la seguridad de los viajeros que estén dentro del programa.

Las empresas poseen datos que son muy importantes para la gestión de riesgos, así como herramientas de comunicación de emergencia. Ello permite supervisar el bienestar de los viajeros desde el inicio hasta el final del viaje.

4. Beneficios en las políticas de viajes corporativos

La puesta en marcha de un sistema de gestión de viajes trae consigo un flujo permanente de información y datos que tienen que ver con el desempeño de las políticas de viajes.

La información comprende hasta la huella de carbono que deja la empresa, aspecto que es muy útil para trabajar sobre las fallas y puntos débiles de la política de viajes de negocios.

5. Los empleados están más capacitados

En la tarea de travel management, la contratación de una solución que automatice la gestión de viajes, permite controlar uno de los más grandes problemas: hasta un tercio del presupuesto de viajes de las empresas se va en el gasto excesivo de algunos de los empleados.

Ante esta realidad, más allá de contratar a una herramienta que le permita sistematizar el control de sus viajes y gastos, es importante la formación de los trabajadores, para que respeten las políticas de viajes de negocios.

Así, los colaboradores también evaluarán a sus proveedores, en aspectos como hoteles, transporte y aerolíneas, con la intención de saber si los servicios están alineados con su política de viajes empresariales.

6. Buen retorno de la inversión

En un principio, la inversión inicial en el travel management puede representar un gasto para las empresas, sin embargo, la gestión de viajes les proporcionará mayor rentabilidad y productividad como empresas, así como un excelente retorno de inversión.

Sin embargo, sin una gestión de viajes eficiente, los gastos se limitarían a las reservas y al desembolso particular de cada empleado, lo cual complica mucho la labor de los departamentos de finanzas y administración.

Además, de la mano de una solución de gestión de viajes, existe la posibilidad de conseguir descuentos en tarifas, gracias a una amplia red de proveedores, ayudando a mejorar la política de viajes. Así, las compañías amortizan la inversión inicial tanto a mediano como a largo plazo, lo cual es bueno para las finanzas de su empresa.

7. Agilización de los reembolsos

Gracias a la modernización de los procesos es posible agilizar la revisión de gastos, lo cual reduce hasta en dos tercios el tiempo que hace falta para que se haga la entrega de los reembolsos.

Además de proporcionar un proceso más ágil y rápido, las soluciones de administración de viajes y gastos ofrecen la posibilidad de contribuir a la estabilidad financiera de la compañía.

De igual manera, los colaboradores pueden valorar positivamente las tareas administrativas de la compañía, lo cual incrementa significativamente su satisfacción.

8. Automatización de los procesos manuales

La gestión integral de viajes y gastos mediante la tecnología elimina totalmente las tareas manuales repetitivas y tediosas, que son aspectos que hacen peligrar la eficiencia, la seguridad y el control de los gastos de una compañía.

Además, si los empleados tienen que introducir todos los datos relacionados con su consumo en el transcurso del viaje con el uso de métodos manuales, el riesgo de cometer un error es mucho mayor, por lo que los sistemas más modernos acaban con esta problemática,

Al aumentar la automatización de los procesos, una la gestión de viajes por medio de la tecnología elimina el factor de error humano, lo cual aumenta la fiabilidad de la información.

¿Quiénes deben estar involucrados en el travel management?

La tarea del travel management, precisa de un esfuerzo de todo el equipo de la organización.

Considerando el tamaño de la compañía, hay que comenzar a entender ¿Quiénes son los que deben estar involucrados en la tarea de dirigir la gestión de viajes y gastos hacia rumbos más eficientes? En la mayoría de las organizaciones, esta labor incluye a:

  1. Gerentes y gestores de viajes de negocios de la organización;
  2. Director de las operaciones de finanzas;
  3. Director de operaciones;
  4. CEO;
  5. Panel de viajeros frecuentes;

En la práctica, algunos actores deberán involucrarse más, para el diseño de las políticas de viajes y gastos, así como la aplicación de nuevas herramientas de gestión y automatización, mientras que otras personas como los viajeros frecuentes tienen una participación mucho menor.

Principales retos del travel management

En el mundo del travel management, las compañías deben utilizar soluciones de viajes que les permitan cumplir con sus objetivos y satisfacer sus necesidades y las de sus colaboradores.

Cuando no es así, ya sea porque no están bien asesorados por el agente interno de viajes o, porque no se efectuó la contratación de una plataforma de control de viajes y gastos, ocurre que ni los viajeros ni la gerencia de la organización logran satisfacer sus requerimientos y se pierde la inversión.

En este escenario, los problemas más frecuentes a los que deben atenerse son los siguientes:

  • Las reservas de los viajes normalmente se convierten en procesos muy largos, que le restan productividad a la organización.
  • El equipo de administración sufre de una sobrecarga, ya que el estrés aumenta con cada una de las solicitudes de reservas, cancelación o modificación de los vuelos.
  • El equipo de finanzas invierte gran parte de su tiempo intentando saber quién gasta el dinero, en qué momento y por cuál vía y motivo.
  • El equipo de finanzas hace una supervisión de cada una de las reservas de viajes, con la finalidad de controlar los gastos del único modo que conoce: por medio de la micro gestión.
  • Los viajeros no tienen la libertad de elegir en el transcurso del viaje, como sí lo harían en un viaje personal, lo cual genera estrés.
  • Muchos viajeros no están al tanto de las políticas de gastos de la empresa o no las toman en cuenta al realizar sus gastos.

Por ello, hoy en día las organizaciones coinciden en que es necesaria la contratación de una solución de viajes y gastos que automatice los procesos, para garantizar que se lleven a cabo de manera rápida, segura y efectiva.

4 consejos para la gestión de viajes

A continuación, le presentamos algunos consejos que debe tomar en cuenta a la hora de ejecutar la gestión de viajes en su organización.

1. Tenga una política de viajes corporativos

En la tarea del travel management, las organizaciones deben contar con un documento base que defina las diferentes necesidades de la empresa, ya que ello permitirá tomar mejores decisiones según se refiera a un viaje de grupo, la organización de actividades corporativas, invitación de clientes y socios, o simplemente un viaje para incentivar a los trabajadores.

Es decir, la política de viaje va a servir como una guía que la empresa podrá utilizar cada vez que necesite organizar un viaje de negocios. Gracias a este recurso, podrá establecer los presupuestos y las pautas elementales que tiene que seguir sus colaboradores.

La política de viaje le permitirá además incluir una guía relacionada con el llenado de documentos para justificar tanto facturas como viáticos. Al mismo tiempo, esta organización brindará la posibilidad de aclarar situaciones y dudas con relación a cuánto invertir en ello.

Además, debe asegurarse de compartir este documento con los equipos de trabajo que estén vinculados con el viaje, a fin de que estén al tanto de todas las actividades relacionadas con ese tema.

2. Anticipe cada etapa

Con el fin de optimizar los recursos en la tarea del travel management, y hacer más cómoda y segura la experiencia de los viajeros, las compañías deben entender que hay que reservar el vuelo y el alojamiento con anticipación.

No obstante, en la medida en que el grupo sea más grande es necesario que la organización se haga con mayor cantidad de tiempo.

La antelación permitirá a las organizaciones encontrar mejores tarifas y precios, tanto en el sector de transporte como en el hospedaje, las cuales normalmente cuentan con ofertas especiales para grupos.

Como consejo inicial, es importante que usted sepa que no es conveniente dejarse llevar por la idea de bajos costos, por cuanto las personas rinden más cuando descansan de forma correcta. Es importante que se procure mantener un equilibrio en la inversión.

3. Optimice las reuniones

Si usted ya realizó la gestión de viajes con su equipo de trabajo, es importante que aproveche la oportunidad para otros viajes y eventos.

No obstante, en la gestión de travel management considere que cada una de las actividades a las que prevea asistir deben estar incluidas o contempladas en su itinerario, el cual debería tener tanto de forma impresa como digital.

La información debe ser realista, es decir, contemplar exactamente los tiempos de traslado, los horarios para llevar a cabo la comida, así como los momentos que serán dispuestos para el descanso.

Las organizaciones que no toman en consideración estos aspectos, provocarán que los trabajadores estén presionados de forma constante como consecuencia del tiempo, lo cual reducirá de forma considerable sus capacidades de aprendizaje y entendimiento.

4. Implemente una solución de gestión de viajes y gastos

Otro consejo muy importante es considerar implementar soluciones tecnológicas para automatizar la gestión de viajes y gastos.

En la labor del travel management, contratar un sistema de gestión de viajes corporativos, que es facilitado por una compañía externa, es la mejor opción para automatizar la administración de los recursos, efectuar reservas y obtener análisis completos.

La automatización mediante el servicio prestado por una solución integral, le permitirá a su compañía obtener los resultados de la efectividad de sus políticas de viaje.

Gracias a la sistematización, la organización podrá contar de una amplia red de proveedores con mucha experiencia, y así gestionar los desembolsos de sus viajes corporativos de forma eficiente, rápida y segura.

Otras herramientas importantes usadas en el travel management

A continuación, le presentamos otras herramientas que son de uso vital para todo gestor de viajes.

¡Tome nota!

1. Aplicaciones móviles

La mayoría de soluciones para el control de gastos y viajes ofrecen a los travel managers el seguimiento de cada etapa de sus viajes por medio de una aplicación móvil. Es decir, no se limitan a una sola plataforma.

En general, estas aplicaciones forman parte de un proceso de transformación digital, que ha permitido a muchas compañías abrir las puertas a la innovación.

De este modo, la automatización de las tareas ha generado como resultado un ahorro de tiempo y esfuerzo en la labor de los trabajadores, por lo que los encargados de negocios tienen la posibilidad de emplear más tiempo en labores estratégicas para el negocio.

Entre sus principales ventajas podemos mencionar las siguientes:

  • En el kilometraje: las empresas no tendrán que perder el tiempo en el cálculo manual de los gastos por kilometraje de sus trabajadores.
  • La recuperación del IVA: es decir, las apps de control de gastos presentan muchas formas de realizar esta gestión. Incluso algunas permiten que sus empleados adjunten las facturas y las suban a un espacio compartido.
  • En la gestión de viajes: con estas herramientas es posible reservar viajes, hoteles, y desplazamientos desde una misma plataforma.
  • En los gastos corporativos cotidianos: se podrán actualizar, justificar y resolver los pequeños gastos corporativos. Son ideales para que las empresas limiten sus gastos, de acuerdo con sus necesidades.

2. Uso de tarjetas corporativas

Otra de las herramientas útiles para la gestión de viajes es el uso de las tarjetas corporativas. Estos son dispositivos entregados por las organizaciones a sus empleados, cuyo fin es ejercer una mayor gestión y control de los gastos, de una forma cómoda y sencilla.

Estas herramientas también facilitan el trabajo a las soluciones de gestión de viajes, que son contratadas por las empresas de forma externa.

Gracias a estos dispositivos, las organizaciones evitan dar anticipos de efectivo a los empleados o los ejecutivos para sus gastos de viajes, por lo cual existe un mejor control de la tesorería de la empresa.

Además, las tarjetas corporativas ofrecen a los clientes inmensas ventajas como ofertas en hoteles y arrendamiento de coches, así como el trato preferente en algunas compañías aéreas y un interesante conjunto de servicios adicionales.

En una compañía muy grande, en la que no siempre es posible tener un control al detalle, son una herramienta muy útil, toda vez que incentivan a un mayor conocimiento de los gastos de la organización.

Por lo general, este tipo de tarjetas son totalmente gratuitas y, además, presentan una gran flexibilidad en los mecanismos de pago.

Entre los tipos de tarjetas podemos encontrar:

  • Débito: Estas tienen un mecanismo de pago totalmente idéntico al de cualquier tarjeta de débito y con ellas la empresa permite que sus empleados hagan uso directo de los recursos de la organización.
  • Crédito: Con este tipo de dispositivo, el banco adelanta al empleado el dinero que hace falta para los gastos de representación de la compañía.
  • Servicio: Estas permiten que la empresa disponga de una línea de financiamiento.
  • Prepago: Con este dispositivo, la empresa ingresa una suma de dinero en una tarjeta y se la asigna a los empleados para que financien sus gastos. Una vez que los use, no podrá disponer de más recursos.

¡Llegamos al final!

Esperamos que le hayan servido todos estos consejos para que pueda usted pueda realizar una gestión de sus viajes de negocios de forma eficiente, siempre de la mano de la modernización de los sistemas, gracias a los cuales la experiencia de la corporación y los viajeros, será la mejor.

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