Viajes y gastos: 3 soluciones para optimizar el control y seguimiento

13 de abril de 2021

A veces, las políticas y normativas internas no son suficientes para garantizar un óptimo control de los viajes y gastos.

Como complemento, es necesario el uso de tecnologías y recursos orientados a mejorar el monitoreo y el seguimiento de este tipo de procesos.

A continuación, le mostraremos de qué tratan tres de esas soluciones tecnológicas ideales para esta área que sirven para incrementar de manera tangible la capacidad de control.

1. Herramientas de solicitud y reserva de viajes

El control y seguimiento de los viajes y gastos empieza desde el momento de las solicitudes y reservas.

Así, se centraliza la información a partir del inicio de la cadena de valor para facilitar el monitoreo y el control operacional.

En concreto, gracias a una herramienta de solicitud y reserva de viajes podrá tomar decisiones estratégicas sobre los gastos antes de que sucedan, simplificará los adelantos en efectivo y visualizará la pista de auditoría completa de cada solicitud, desde el momento de la presentación hasta la aprobación.

También, dejará a un lado las solicitudes manuales y de correo electrónicas —caracterizadas por ser lentas, tediosas y propensas a errores— para empezar a realizar estos procesos desde un mismo sistema.

Adicionalmente, otras características y funcionalidades importantes de este tipo de herramientas son:

Administración y aprobación sobre la marcha

Por medio de una solución que digitalice y optimice la reserva de viajes, usted tendrá la oportunidad de autorizar, rechazar o realizar modificaciones de sus solicitudes de manera ágil e inmediata, aunque el flujo de trabajo y la logística estén en marcha.

La plataforma le permitirá revisar minuciosamente los detalles de cada viaje —como los gastos esperados, por ejemplo— para que luego pueda tomar decisiones con base en el conocimiento y, de ser necesario, efectuar ajustes.

Correcta asignación de gastos para la facturación del cliente

Esto es posible gracias a que, por medio de la herramienta, obtendrá visibilidad de centros de costos y códigos de proyectos, lo cual facilitará la adaptación a las asignaciones de gastos complejas.

De esa manera, no correrá el riesgo de equivocarse al facturar los gastos correspondientes a sus clientes.

2. Soluciones de preautorización de viajes

Se trata de una herramienta que contribuye directamente con la eliminación de la complejidad tradicional de la gestión de viajes corporativos.

Entre otras cosas, esta clase de soluciones permiten:

  • Visualizar información sobre viajes consolidados desde un solo tablero.
  • Reservar hoteles, automóviles y viajes con agilidad y practicidad mediante sistemas en línea.
  • Capturar todos los datos de gastos y viajes sin importar donde estén reservados.
  • Facilitar el cumplimiento de las políticas de viaje por parte de los empleados.

Al explorar con mayor profundidad sus funcionalidades y características específicas, estas soluciones destacan las siguientes oportunidades y beneficios que brindan:

Más opciones de reservación

Al implementar una solución de este tipo, obtendrá acceso a precios negociables, conexiones directas y un amplio catálogo de productos y servicios que formará parte de un inventario global de proveedores de viajes.

Simplificación y aceleración de los reportes de gastos

Esto es posible gracias a que los viajeros tendrán la posibilidad de tomar fotos de los recibos para agregarlos ágilmente a los reportes de gastos que serán visualizados por administradores y gerentes.

También, las mejores soluciones de este tipo reciben las facturas y comprobantes electrónicos de los proveedores de manera directa.

Gestión sobre la marcha

Planificar y reservar viajes, seguir cambios de itinerarios, compartir planes de viajes: estas y otras labores típicas podrá efectuarlas mientras se desarrollan y materializan las planificaciones de los viajes.

Optimización de la toma de decisiones

Las mejores soluciones de gestión y preautorización de viajes desarrollan decenas de reportes estándar para que así los administradores y gerentes disfruten de la visibilidad amplia y completa de datos de los viajes, como gastos, patrones o tendencias y diferentes KPIs.

Esto se traduce en una toma de decisiones mucho más precisa, coherente y racional que impacta favorablemente en las finanzas y la estabilidad operativa de las empresas.

3. Soluciones de monitoreo y control de presupuesto

Son soluciones ideadas para los responsables de los presupuestos, las cuales permiten seguir las transacciones y, además, prever gastos futuros.

Todo esto gracias a funcionalidades asociadas al control sistemático y la visibilidad consolidada del presupuesto que muestra un panorama integral del gasto de los empleados en toda la organización, incluyendo los viajes.

Además, permite ajustar previamente el presupuesto de acuerdo a las necesidades de la empresa y mejorar la precisión y puntualidad de los gastos.

De forma específica, entre las características y funcionalidades más relevantes de estas soluciones están:

Visualización de gastos antes y después de que ocurran

Estas plataformas recopilan y sintetizan la información de los gastos de viajes de manera automática y sistemática.

Así, el usuario obtiene una visión integral del gasto que le permite conocer los cargos recientes y, además, detectar patrones y tendencias a futuro.

Información cualitativa y detallada

Esto gracias a tableros intuitivos y robustos que señalan de manera detallada y desglosada el estatus del presupuesto.

Así, junto con obtener una visión general e integral, el administrador y encargado puede entender, interpretar y transformar la información en acción con mayor efectividad y rapidez.

Adaptación del presupuesto a características del negocio

En el sistema encontrará un formato de presupuesto que podrá adaptar a las características y necesidades particulares de su empresa.

Por ejemplo, podrá definir usuarios autorizados para visualizar documentos o procesos según jerarquías y diferentes instancias de trabajo y gestión, desde el registro de gastos hasta la aprobación.

¡Bien! Estas son 3 de las soluciones para optimizar el control y seguimiento de viajes y gastos que pueden generar un impacto positivo y tangible en los procesos de su empresa.

Esta clase de herramientas son el complemento perfecto de un buen programa de viajes corporativos y gestión de presupuesto que está orientado a reducir costos, garantizar una óptima experiencia y agilizar las labores críticas.

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