El argumento comercial en favor de los viajes, gastos y servicios integrados
Los viajes de negocios son una inversión estratégica, pero demostrar su valor aún presenta un desafío persistente. La investigación de SAP Concur descubrió que el 89% de los directores financieros afirman que su gerente de Viajes necesita hacer un mejor trabajo en cuanto a demostrar el valor de los viajes de negocios, mientras que el 44% de los responsables de viajes afirman que carecen de los datos y perspectivas necesarios para demostrar el retorno de la inversión. Cuando los datos de reservas, servicios y gastos se encuentran en sistemas separados, los equipos de Finanzas y Viajes dedican su tiempo a unir las partes de la historia en lugar de actuar con base en esta.
Por qué los datos de viajes no integrados están encareciendo su programa
Cuando cada etapa del viaje opera en su propio sistema separado, las organizaciones pierden más que eficiencia: pierden el contexto necesario para gestionar los gastos y medir el rendimiento del programa. Las investigaciones muestran que los datos de viajes inexactos son la segunda fuente de frustración más importante en los viajes de negocios después de los costos, y el 49% de todas las conversaciones sobre los fallos del proceso de viajes apuntan al reembolso de los empleados, el punto de fallo más importante. A los equipos de Finanzas y los gerentes de Viajes solo les queda trabajar con información parcial, lo que dificulta la aplicación uniforme de políticas, la identificación de gastos excesivos o la demostración de que los viajes están generando valor para la compañía.
Cómo las reservas, los servicios y los gastos integrados cambian los resultados
Un programa de viajes integrado unifica cada etapa del viaje en una sola vista, lo que da a los responsables financieros, gerentes de Viajes y viajeros acceso a los mismos datos, desde la reserva hasta el reembolso:
- Los responsables financieros obtienen una mayor visibilidad de los gastos de viajes, lo que facilita el fortalecimiento de las políticas, la gestión de los costos y la demostración del valor para la compañía.
- Los gerentes de Viajes ven cada trayecto en una vista integrada, con el contexto para apoyar a los viajeros de forma eficaz y mejorar el rendimiento del programa. Esto es importante porque el 67% de los gerentes de Viajes se sienten infravalorados e incapaces de cubrir las crecientes expectativas de sus directores financieros.
- Los viajeros de negocios disfrutan de una plataforma coherente para reservas, asistencia y gastos, con una política y tarifas preferenciales integradas directamente en la experiencia.
Complete by SAP Concur y American Express Global Business Travel (Amex GBT) ofrece esta experiencia integrada, ya que unifica las reservas, los servicios y los gastos de viajes en una sola plataforma impulsada por IA que combina inteligencia en millones de transacciones para ofrecer recomendaciones personalizadas y alineadas con la política en tiempo real. Amex GBT fue nombrado ganador del premio a la innovación de SAP Concur 2025 por su trabajo en el avance de este enfoque integrado.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un programa de viajes integrado?
Un programa de viajes integrado es aquel en el que los datos de reservas, servicios y gastos comparten la misma plataforma y se informan mutuamente en cada etapa del viaje. En lugar de conciliar información fragmentada después del viaje, los equipos de Finanzas y Viajes pueden trabajar desde una visión continua, desde la planeación hasta el reembolso.
¿Por qué los responsables financieros tienen dificultades para demostrar el valor de los viajes de negocios?
Cuando no se integran los sistemas de reservas, servicios y gastos, es difícil vincular los gastos de viajes con los resultados comerciales. La investigación de SAP descubrió que el 89% de los directores financieros afirman que su gerente de Viajes debe hacer un mejor trabajo en cuanto a demostrar ese valor, en gran parte porque los datos fragmentados hacen que el análisis de gastos y el seguimiento del retorno de la inversión sean poco confiables.
¿Cómo apoyan los datos de viajes integrados el cumplimiento de las políticas?
Cuando todos los datos de viajes comparten la misma plataforma, las tarifas preferentes, las medidas de cumplimiento de políticas y las ventajas ya están integradas en el momento de la reserva, en vez de aplicarse retroactivamente. Esto hace que sea más fácil para los empleados mantenerse dentro de las políticas de manera predeterminada, en lugar de por excepción, lo que reduce los gastos fuera de la política en todo el programa.
¿Qué papel desempeña la IA en un programa de viajes y gastos integrado?
La IA ofrece el máximo valor cuando se basa en datos completos y unificados. En un programa no integrado, las funciones de la IA permanecen aisladas dentro de los sistemas individuales. Una plataforma integrada permite que la IA combine inteligencia entre reservas, servicios y gastos, lo que permite obtener recomendaciones más personalizadas y una aplicación uniforme de políticas con el tiempo.
¿Cómo aborda Complete by SAP Concur y Amex GBT los viajes no integrados?
Complete unifica las reservas de viajes, los servicios y los gastos en una sola solución con tecnología de IA con alcance global. Se basa en datos que abarcan millones de operaciones para ajustar las recomendaciones en tiempo real, apoya a viajeros de 65 países y se adapta a las necesidades de cada organización a medida que su programa de viajes evoluciona.
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Descargue este libro electrónico para explorar el argumento comercial en favor de un programa de viajes integrado y descubrir cómo las reservas, los servicios y los gastos unificados ayudan a los equipos de Finanzas y Viajes a obtener la visibilidad que necesitan para demostrar el retorno de la inversión, fortalecer la política y gestionar los gastos de forma más eficaz.
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