Gestión de gastos explicada
Conoce qué es la gestión de gastos, cómo funciona y por qué muchas empresas están dejando atrás las hojas de cálculo y el seguimiento manual de gastos para utilizar software de gestión de gastos.
¿Qué es la gestión de gastos y cómo está evolucionando el proceso?
La gestión de gastos es la forma en que una empresa registra, revisa y reembolsa los gastos de los empleados, como viajes, comidas y compras de oficina.
Aunque algunas empresas todavía utilizan hojas de cálculo, correos electrónicos o recibos en papel para gestionar este proceso, muchas han adoptado software de automatización respaldado por IA para gestionar los gastos de la empresa.
¿Por qué es importante el control de gastos?
- Reembolsos lentos que generan frustración en los empleados
- Seguimiento de gastos en hojas de cálculo o por correo electrónico que consume tiempo
- Poca visibilidad sobre en qué se está gastando el dinero de la empresa
- Compras frecuentes que no cumplen con las políticas
- Errores, solicitudes de reembolso duplicadas o fraude
- Dar seguimiento exacto a cómo se gasta el dinero en los diferentes equipos
- Aplicar automáticamente las políticas de gastos
- Reembolsar a los empleados más rápido y con menos errores
- Reducir el trabajo manual de los equipos de finanzas
- Consultar los gastos en tiempo real y tomar decisiones más rápidamente
¿Cómo funciona el proceso de reporte de gastos?
La mayoría de las empresas siguen estos pasos para gestionar los gastos. El software de gestión de gastos puede automatizar muchos de estos pasos para reducir el trabajo manual y mejorar la precisión.
Paso 1: Presentación de gastos
Los empleados presentan sus reportes de gastos y cargan los comprobantes.
Paso 2: Flujo de aprobación
Los gerentes revisan los gastos para confirmar que cumplen con las políticas de la empresa.
Paso 3: Revisión por parte de Finanzas
Los equipos de Finanzas revisan si hay errores, concilian los comprobantes con las transacciones y aprueban los gastos para su reembolso.
Paso 4: Reembolso
Los empleados reciben el reembolso de los gastos aprobados.
Paso 5: Reportes y seguimiento
La empresa da seguimiento y analiza los datos de gastos para monitorear el gasto, controlar los costos y mejorar la elaboración de presupuestos.
Señales de que necesitas un mejor sistema de gestión de gastos
Términos clave de la gestión de gastos
Viajes y gastos (T&E)
Viajes y gastos (T&E) se refiere a los gastos empresariales en los que incurren los empleados durante sus viajes de trabajo, como vuelos, hoteles, comidas y transporte.
Reporte de gastos
Un reporte de gastos (o solicitud de reembolso) es un documento que los empleados presentan para registrar los gastos de negocio y solicitar un reembolso, generalmente con los comprobantes adjuntos.
Conciliación de gastos
La conciliación de gastos es el proceso de comparar los gastos reportados con las transacciones financieras para asegurarse de que todo sea preciso.
Captura de comprobantes
La captura de comprobantes es el proceso de cargar, escanear o capturar automáticamente los comprobantes para que los gastos puedan registrarse y verificarse.
Flujo de aprobación
Un flujo de aprobación es el conjunto de pasos que sigue un gasto mientras los gerentes lo revisan y aprueban de acuerdo con las políticas de la empresa.
Reembolso
El reembolso es el pago que se realiza a los empleados después de que se aprueban sus reportes de gastos.
Política de gastos
Una política de gastos define en qué pueden gastar los empleados, cuánto pueden gastar y cómo deben presentar sus gastos.
Deber de cuidado
El deber de cuidado se refiere a la responsabilidad de una empresa de mantener seguros y brindar apoyo a sus empleados mientras viajan por motivos de trabajo.
Mejores prácticas para un buen control de gastos
Establece una política de gastos clara
Define reglas sencillas para que los empleados sepan en qué pueden gastar y cómo presentar sus gastos.
Automatiza e incorpora IA al proceso
Utiliza software de automatización respaldado por IA para reducir la captura manual de datos, agilizar las aprobaciones y prevenir errores.
Aplica las políticas en tiempo real
Revisa los gastos a medida que se presentan para detectar oportunamente aquellos que no cumplen con las políticas.
Obtén mayor visibilidad de los gastos
Contar con datos actualizados sobre los gastos ayuda a los líderes a controlar los costos y tomar decisiones financieras más acertadas.
Facilita el reporte de gastos para los empleados
Un proceso sencillo y compatible con dispositivos móviles ayuda a los empleados a presentar reportes de gastos precisos y a tiempo.
Obtén más información con estos recursos adicionales
Utiliza una lista de verificación para evaluar las herramientas y elegir la solución de gestión de gastos adecuada para tu empresa.
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¿Listo para profundizar?
Ahora que comprendes cómo funciona la gestión de gastos, explora ejemplos reales y herramientas que pueden ayudar a tu empresa a dar seguimiento a los gastos, controlar el gasto y reducir el trabajo manual.
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